Googleフォームの回答をもとにGoogle スプレッドシートのデータを更新し、Microsoft Teamsで通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた回答内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにGoogle スプレッドシートの指定したデータを自動で更新し、Microsoft Teamsに通知できます。反復的な定型業務から解放されるため、本来の業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた情報を手動でGoogle スプレッドシートに転記している方
• フォームの回答内容をMicrosoft Teamsで迅速に共有し、対応速度を向上させたい方
• 複数ツール間のデータ転記やコピペ作業における入力ミスや通知漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からデータ更新、チームへの通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での転記作業がなくなることで、入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させたいシートや項目を指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャットにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのオペレーションでは、レコードを更新したいスプレッドシートやシートを任意で選択できます。また、更新する各項目には、フォームの回答内容を変数として埋め込むことや、固定のテキストを設定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送りたいチームやチャネルを自由に設定できます。通知するメッセージの本文も、フォームの回答内容を含めるなど、目的に応じて柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、Microsoft TeamsそれぞれをYoomと連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。