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出庫依頼の作成を毎回手作業で行うのは大変ですよね。
特に、依頼する頻度の高い方は、この作業に多くの時間を費やしていると思います。
もしこの作業を自動化できたら、もっと楽になると思いませんか？
本記事では、Googleスプレッドシートに行が追加されると、オープンロジで出庫依頼が自動作成されるフローを解説します。
事務作業の自動化で業務効率化を図りたい方は、ぜひ以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携を試してみてください！
Googleスプレッドシートとオープンロジを併用して、入出庫に関するデータ管理を行っている場合、データ入力と出庫依頼の二重作業が発生してしまいます。
Googleスプレッドシートとオープンロジを連携すれば、データ入力と同時に依頼作業も完了するため、作業時間を削減できます。
特に依頼頻度が高い場合は、この連携により大幅な時間短縮が期待できます。
作業の工数が多いと、その分入力ミスや依頼し忘れるリスクも高くなります。
例えば、Googleスプレッドシートの情報は正しく入力されているけれど、出庫依頼の段階で間違った情報を入力してしまった経験はありませんか？
十分に注意していても、手入力だとヒューマンエラーのリスクがつきまといます。
手作業の工数を最小限に抑えることで、入力ミスなどのリスクを軽減しましょう。
[Yoomとは]
では、実際にGoogleスプレッドシートとオープンロジを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下のようになります。
Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう！
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとオープンロジを登録する必要があります。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
Googleスプレッドシートとオープンロジのアプリがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウントの情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲を設定してください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
全ての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
以下7つの項目はステップ2の出庫依頼を作成する際に必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogleスプレッドシート内に情報を格納してください。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
続いて、「出庫依頼の作成」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、出庫依頼をするための詳細を設定します。
先述の通り、必須の入力項目が7つあります。アウトプットされた情報を活用して入力してください。
他にも任意で入力する項目があるので、必要に応じて入力しましょう。
すべて入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーがでなければ「保存」をクリックして次に進みます。
では、最後のステップ「レコードを更新する」をクリックしてください。
1ページ目の冒頭はステップ1・ステップ2と同様にアカウント情報が載っているので、確認しましょう。
その下には、データベースと連携するための設定項目があります。
スプレッドシートIDとタブ名を入力したら、「次へ」をクリックしましょう。
次のページでは、更新するレコードの条件と更新後のレコードの値を設定します。
例えば、以下のように設定すると、オープンロジからアウトプットされた出庫IDの値が、Googleスプレッドシートに新しく追加された行の「出庫ID」という列に自動で反映されます。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら、全ての設定が完了です。
トリガーをONにすると、フローが実行されます。
Yoomには、Googleスプレッドシートとオープンロジを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらオープンロジに入庫依頼を作成する
出庫依頼より前の段階として、入庫依頼の作成作業があると思います。以下のテンプレートは入庫依頼の作成を自動化するためのフローなので、ぜひご活用ください。
2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらecforceの顧客情報も更新する
ECサイトの構築や運営を行っている方の中には、ecforceを利用している方もいると思います。Googleスプレッドシートとecforceを連携するテンプレートもあるので、参考にしてみてください。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
情報共有としてGmailを活用している方は、以下のテンプレートも役に立つかもしれません。こちらはGoogleスプレッドシートとGmailを連携して、自動でメール送付するフローです。
以上、Googleスプレッドシートとオープンロジを連携する手順でした！
このように、Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
Googleスプレッドシートに行が追加されると、オープンロジに出庫依頼が自動的に作成されるため、手作業を最小限に抑えられます。
これにより作業時間が短縮され、より優先度の高いタスクに時間をかけられるため、生産性向上が期待できます。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
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