.png)
・
.avif)
「営業リストをホットプロファイルに登録する作業が追い付かない…」
「大量の会社情報を手入力していて、入力ミスや重複が発生してしまう…」
このように、ホットプロファイルへの会社情報の登録作業に、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">お使いの顧客リストやスプレッドシートから、ホットプロファイルに会社情報を自動で一括登録できる仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、本来注力すべき営業戦略の立案や顧客とのコミュニケーションといったコア業務に専念できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、データ入力作業を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ホットプロファイルに会社情報を登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからホットプロファイルに会社情報を自動登録する方法を紹介します。
今回は例として、Google スプレッドシートに登録された会社リストを、ホットプロファイルに自動で一括登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
Yoomのマイアプリ連携画面からホットプロファイルを選択します。
注釈に従って、任意のアカウント名とアクセストークン、ドメインを入力し「追加」をクリックしてください。
これでアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではフローボットが起動するスケジュールの設定を行います。
入力したら「完了」をクリックします。
次に2つ目の工程をクリックします。
こちらからGoogle スプレッドシートから複数のレコードを取得する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
今回使用するGoogle スプレッドシートは以下のとおりです。なお、仮のデータであるため同じ仕様である必要はありません。
ホットプロファイルに登録するため、ステータスが未処理の情報を取得します。
データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は候補から選択しましょう。
注釈に従ってテーブル範囲を入力し、「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件を入力します。
今回は、「ステータス」の値が「未処理」と等しいレコードを取得したいので以下のように設定します。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
ステータスが未処理のレコードが取得されていますね！
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは、前項で取得したデータを1件ずつ順番に利用するために、繰り返し処理の設定をしていきますよ！
繰り返し処理の詳細はこちらをご参照ください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
以下のように設定されているので、確認し「完了」をクリックします。
次に4つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値のテキストからデータを抽出する設定を行います。
AIのモデルやデータの文字数によって消費するタスクが異なります。
適切なものを選択し、下の項目を設定しましょう。
対象のテキストは前項で取得した値から「住所のループ変数」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、繰り返し処理のたびに新しい情報が反映されますよ！
抽出したい項目と、必要に応じて指示内容を入力し「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
次に5つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値からホットプロファイルに会社を登録する設定を行いましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
以下のように、会社名は前項で取得した値から選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するようにたびに新しい情報が反映されます。
同様に、「郵便番号」「都道府県」「住所」「代表電話番号」も取得した値から選択しましょう。
選択したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、ホットプロファイルには会社が追加されていますね！
確認し「完了」をクリックします。
次に6つ目の工程をクリックします。
Google スプレッドシートのレコードを更新する設定しましょう。
ステップ4と同様に設定したら「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件は、「ステータス」の値が「未処理」と等しい場合に設定します。
更新後のレコードの値は、「ステータス」を「処理済み」に設定します。
これにより、ホットプロファイルに会社を登録したレコードのステータスが「処理済み」に更新されますよ！
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、Google スプレッドシートのレコードが赤枠のように更新されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Google スプレッドシートに登録された会社リストを、ホットプロファイルに自動で一括登録する方法は以上です。
ホットプロファイルでの自動化を導入することで、名刺情報や商談情報の登録・更新・共有を効率化できます。
他のツールと連携することで、商談進捗の管理やタスク登録、社内共有がスムーズになり、営業担当者の業務負担を軽減します！
ホットプロファイルへの会社情報登録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた大量のデータ入力作業の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は常に最新の顧客情報に基づいて迅速なアプローチが可能になり、本来重要な営業活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：一度に数百件以上の大量データを登録できますか？
A：複数のレコードを取得するアクションでは、一度に最大300件までのデータを取得できます。
Q：Google スプレッドシートに行が追加されたらホットプロファイルに登録することもできますか？
A：今回紹介した内容以外にも、Google スプレッドシートのアクションをトリガーにすることも可能です。
参考に、以下のフローボットもお試しください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.png)
.webp)
.webp)
