キャンペーンの告知や資料共有の際に発行される長いURLを、毎回手作業で短縮して管理用のシートやチャットツールに転記する作業に手間を感じていませんか？
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスによってリンクが機能しないといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりがちです。
もし、データベースにURLを追加するだけで自動的に短縮URLが生成され、管理用のシートに自動で連携される仕組みがあれば、これらの手作業から解放され、本来注力すべきマーケティング施策の立案や分析といったコア業務に時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはURLを自動で短縮する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートに行が追加されたら、BitlyでBitlinkを作成し元のレコードに追記する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているURLを、一つひとつ手作業でBitlyを使い短縮URLに変換し、再度シートに転記する作業は手間がかかるものです。
このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されると、BitlyのAPIを通じて自動でBitlink（短縮URL）を作成し、元のシートに追記します。
これまで手作業で行っていたURLの短縮と管理に関する業務を自動化し、作業時間を短縮することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとBitlyを使い、URL管理を手作業で行っているマーケティング担当者の方
・BitlyのAPI連携による業務自動化を検討しており、具体的な活用方法を探している方
・複数のURLを効率的に短縮・管理し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートのURLを自動で短縮するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加されたら、BitlyでURLを短縮し、生成されたBitlinkを元のレコードに自動で追記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Bitly／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
- 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとBitlyのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とBitlyのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートに行が追加されたら、BitlyでBitlinkを作成し元のレコードに追記する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているURLを、一つひとつ手作業でBitlyを使い短縮URLに変換し、再度シートに転記する作業は手間がかかるものです。
このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されると、BitlyのAPIを通じて自動でBitlink（短縮URL）を作成し、元のシートに追記します。
これまで手作業で行っていたURLの短縮と管理に関する業務を自動化し、作業時間を短縮することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとBitlyを使い、URL管理を手作業で行っているマーケティング担当者の方
・BitlyのAPI連携による業務自動化を検討しており、具体的な活用方法を探している方
・複数のURLを効率的に短縮・管理し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google スプレッドシートとBitlyをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートの連携手順もこちらでご確認ください。
Bitlyと連携
アプリ名で検索し、下記の画面が表示されたらアカウント作成するかログインしてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、BitlyでBitlinkを作成し元のレコードに追記する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているURLを、一つひとつ手作業でBitlyを使い短縮URLに変換し、再度シートに転記する作業は手間がかかるものです。
このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されると、BitlyのAPIを通じて自動でBitlink（短縮URL）を作成し、元のシートに追記します。
これまで手作業で行っていたURLの短縮と管理に関する業務を自動化し、作業時間を短縮することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとBitlyを使い、URL管理を手作業で行っているマーケティング担当者の方
・BitlyのAPI連携による業務自動化を検討しており、具体的な活用方法を探している方
・複数のURLを効率的に短縮・管理し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
「行が追加されたら」をクリックします。
まずはGoogle スプレッドシートに下記のような行を追加しておきます。
シートがない場合、この段階で作成しましょう。
Yoomに戻りましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。 - スプレッドシートID・シートID:候補から選択します。
- テーブル範囲(始まりと終わり):シートの情報をもとに、下記のように設定しました。
- 一意の値が入った列:下記を参考に設定しましょう。
ユニーク値（一意の値）とは
設定できたらテストします。
シートの内容が反映していればOKです!
保存をクリックしてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：リンクを短縮する設定
ここでは追加されたURLを短縮するため、「Bitlinkを作成」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、必須項目を設定します。
- 対象のURL:取得した値から既に選択されています。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。 - グループGUID:候補から選択します。
こちらもテストし、リンクが生成されたら保存します。
ステップ5：レコードを更新する設定
ステップ3で設定したシートに作成日や生成したリンクを登録します。
「レコードを更新する」をクリックしましょう。
連携するアカウントを確認したら、アクションは変更せず下にスクロールします。
次に進み、データベースの連携を行ないます。
スプレッドシートID・タブ名はステップ3と同じものを選択します。
テーブル範囲は下記のように設定します。
次に進み、更新したいレコードの条件を下記のように取得した値から選択します。
次に進み、更新後のレコードの値を設定します。
今回は作成日と生成したリンクを更新したいので、下記のように設定しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Google スプレッドシートを確認します。
無事に登録されましたね。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
BitlyのAPIを使ったその他の自動化例
BitlyのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Bitlyを使った自動化例
フォームやTypeformで送信されたリンクをBitlyで短縮し、Microsoft Excelへの追加やGoogle ドキュメントの作成を自動で行えます。また、ZoomのミーティングURLやDropboxの共有リンク、SalesforceやHubSpotのレコード情報を自動で短縮し、GmailやSlack、Google Chat、Telegramなどの各種ツールを通じて関係者へ迅速に共有することも可能です。
Dropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードしたファイルのアクセス用パスを、Bitlyで短縮してからメールで通知する、といった一連の作業を手動で行うのは手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、Bitlyでのリンク短縮からメール通知までを自動化できるため、こうしたファイル共有に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBitlyを連携させたファイル共有プロセスを自動化したいと考えている方
・マーケティング施策などでDropbox上のファイルの短縮URLを頻繁に作成する方
・手作業によるアクセス用パスの作成ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Dropbox、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメール内のURLをBitlyで短縮し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したメール内のURLをBitlyで短縮し、Google Chatに通知する」フローは、Gmail Bitly 連携を活用し、受信メール内の長いURLを自動で短縮し、チームのGoogle Chatに通知する業務ワークフローです。日々のメール管理において、URLの整理や共有に手間を感じている方に最適です。このワークフローを導入することで、URLの短縮作業が自動化され、効率的な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを頻繁に利用し、多数のURLを扱うビジネスパーソン
・URLの短縮作業を手動で行っており、作業効率を向上させたい方
・チーム内での情報共有をスムーズに行いたい管理者
・Bitlyを活用してリンクの管理を簡便化したい方
・Google Chatを利用しているチームで、迅速な通知を実現したい方
■注意事項
・Gmail、Bitly、Googke ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
HubSpotでチケットが作成されたら、Bitlyでリンクを短縮する
試してみる
■概要
HubSpotのチケット管理において、顧客への共有URLを手作業でBitlyを使い短縮していませんか？
この単純作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotとBitlyの連携が自動化され、チケット作成をトリガーに短縮URLを自動で生成し、チケットにメモとして追加することが可能です。
定型的な作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotのチケット機能で、顧客とのやり取りや情報共有を管理している方
・Bitlyを使った短縮URLの生成とHubSpotへの転記を手作業で行っている方
・HubSpotとBitlyを連携させ、サポート業務の効率化を目指すチームリーダーの方
■注意事項
・HubSpot、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceのカスタムオブジェクトに特定のレコードが追加されたら、Bitlyでリンクを短縮する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているURLを一つひとつ手作業でBitlyで短縮し、再度Salesforceに登録する作業に手間を感じていませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが追加されるだけで、Bitlyによるリンクの短縮からSalesforceへの反映までを自動で完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceで管理するURLをBitlyを使い手動で短縮しているマーケティング担当者の方
・SalesforceとBitlyをAPI連携させ、データ更新作業の自動化を検討している営業企画の方
・キャンペーンURLなどの発行・管理プロセスを効率化し、手作業によるミスを減らしたい方
■注意事項
・Salesforce、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
Slackで共有されたURLをBitlyで短縮して、別スレッドに通知する
試してみる
■概要
「Slackで共有されたURLをBitlyで短縮して、別スレッドに通知する」ワークフローは、チーム内の情報共有をスムーズにし、リンク管理を効率化する業務ワークフローです。Slackでやり取りされる長いURLをBitlyで自動的に短縮し、関連する別のスレッドに通知することで、チャットの見やすさとリンクの管理が向上します。これにより、情報の整理や共有が簡単になり、チームのコミュニケーションがより円滑になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slack上で頻繁にURLを共有し、リンクが長くなりがちなチームメンバー
・Bitlyを活用してリンクを短縮し、管理したいマーケティング担当者
・情報整理や通知の効率化を図りたいプロジェクトリーダー
・チーム内のコミュニケーションをより見やすくしたい管理職
・業務フローを自動化して、手作業の負担を減らしたいIT担当者
■注意事項
・Slack、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Typeformで回答が送信されたら、ミーティングURLをBitlyで短縮しメールで送る
試してみる
■概要
「Typeformで回答が送信されたら、ミーティングURLをBitlyで短縮しメールで送る」フローボットは、オンラインフォームの回答後に自動でミーティングURLを短縮し、メールで送信する業務ワークフローです。
TypeformとBitlyを連携させることで、手動でのリンク短縮やメール送信の手間を省き、迅速なコミュニケーションを実現します。
このワークフローを活用すれば、効率的かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを利用して顧客やチームからのイベントやミーティングの申し込み情報を収集している方
・ミーティングURLの管理や共有に手間を感じている営業担当者
・Bitlyを使ってリンクを短縮し、追跡したいマーケティング担当者
・業務の自動化で効率化を図りたいビジネスオーナー
・正確かつ迅速なメール送信を求めるサポートチームの方
■注意事項
・Typeform、Zoom、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Telegramでメッセージを受け取ったら、BitlyでURLを短縮してTelegramで送信する
試してみる
■概要
Telegramで受け取ったURLを共有する際、都度Bitlyを開いてリンクを短縮し、再度Telegramに貼り付けて送信する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間的なロスだけでなく、コピー＆ペーストのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、TelegramとBitlyを連携させ、メッセージの受信をきっかけにURLの短縮から送信までを自動で完結します。反復的なタスクから解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Telegramでの情報共有が多く、Bitlyを使ったURLの短縮・共有作業を効率化したい方
・手作業によるURLの転記ミスなどを防ぎ、コミュニケーションの正確性を高めたいチーム
・TelegramとBitlyを連携させ、日々の定型業務を自動化したいと考えているマーケティング担当者の方
■注意事項
・Telegram、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが作成されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで共有する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングを作成するたびに、参加者へのURL共有を手作業で行っていませんか？
特にURLが長いままだと見栄えが悪く、Bitlyで一つずつ短縮して共有するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でBitlyの短縮リンクが生成され、メールでの共有までを完結させられるため、こうしたURL共有に関する手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomで作成したミーティングURLの共有プロセスを効率化したいと考えている方
・Bitlyを活用してZoomの招待リンクを短縮し、スマートに共有したい方
・手作業によるURLのコピー＆ペーストやメール作成の手間を削減したい方
■注意事項
・Zoom、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
フォームで送信されたリンクをBitlyで短縮し、Googleドキュメントを作成する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったURLを一つひとつ手作業で短縮し、Googleドキュメントに転記・管理する業務は手間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でBitlyがURLを短縮し、その結果をGoogleドキュメントへ記録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
Googleドキュメントへの記録を連携させ、面倒な手作業をなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで収集したURLをBitlyで短縮し、手作業で管理しているマーケティング担当者の方
・Google ドキュメントでのリンク管理において転記ミスをなくしたい方
・定型的なURL管理業務を自動化し、より創造的な業務に時間を割きたいと考えている方
■注意事項
・Bitly、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームで送信されたリンクをBitlyで短縮し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
キャンペーンなどで生成したURLをMicrosoft Excelで管理する際、URL shortenerツールで一つずつ短縮し、手作業で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、YoomのフォームにURLを送信するだけで、自動でBitlyがリンクを短縮し、Microsoft Excelの指定のファイルに情報が追加されるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・URL shortenerを活用し、Microsoft Excelで短縮URLを管理しているマーケティング担当者の方
・手作業によるURLの短縮とMicrosoft Excelへの転記に手間を感じている方
・フォームへの情報送信を起点に、URL管理に関する一連の業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Bitly、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
URLの短縮と転記作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたURLの管理業務の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、マーケティング担当者や営業担当者は、キャンペーンの効果測定や顧客対応といった、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Bitly以外のURL短縮ツールも使えますか？
A：
はい、使えます。
例えばShort.ioが使用可能です。
その他のアプリは下記のページをご覧ください。
Q：短縮URLをSlackなどに自動で通知できますか？
A：
はい、できます。
その際、各アクションの下にある「+」マークをクリックして通知したいアプリを追加してください。
Q：URLの短縮処理に失敗した場合はどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
