Salesforceのカスタムオブジェクトに特定のレコードが追加されたら、Bitlyでリンクを短縮する

■概要

Salesforceで管理しているURLを一つひとつ手作業でBitlyで短縮し、再度Salesforceに登録する作業に手間を感じていませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが追加されるだけで、Bitlyによるリンクの短縮からSalesforceへの反映までを自動で完結させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで管理するURLをBitlyを使い手動で短縮しているマーケティング担当者の方
• SalesforceとBitlyをAPI連携させ、データ更新作業の自動化を検討している営業企画の方
• キャンペーンURLなどの発行・管理プロセスを効率化し、手作業によるミスを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのレコード追加を起点にBitlyでのリンク短縮と更新が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• URLのコピー＆ペーストや転記作業が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとBitlyをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
5. その後、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、取得したURLを短縮します。
6. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを更新する」アクションを設定し、生成された短縮URLを元のレコードに反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定の項目に値が存在する場合のみ後続の処理を実行するなど、業務内容に応じて分岐の条件を任意に設定することが可能です。
• Salesforceのレコードを更新する際に、Bitlyで生成した短縮URLを特定の項目に反映させるだけでなく、固定のテキストを追加したり、別の情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• Salesforce、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。