■概要
X-point Cloudで書類が承認された後、都度PDFをダウンロードして指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる上に失念しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudでの承認完了をトリガーとして、該当書類のPDFダウンロードからGoogle Driveへの保存、関係者へのメール通知までの一連の流れを自動化し、書類管理に伴う課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認されたPDFのダウンロードと保存を手作業で行っている方
- 書類の保存漏れや管理の煩雑さに課題を感じているワークフローの管理者の方
- 定型的な書類管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認後、自動でPDFが保存されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 承認済み書類のダウンロード忘れや保存先の誤りといった人為的なミスを減らし、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類(申請)の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類のPDFをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ処理完了の通知を行います。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダは案件ごとや部署ごとなど、運用に合わせて任意で設定が可能です。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知したい相手のメールアドレスを宛先に設定し、件名や本文も自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- X-point Cloud、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。