X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてGoogle Driveに保存する
X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてGoogle Driveに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
X-point Cloud
と
Gmail
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
X-point Cloudで書類が承認された後、都度PDFをダウンロードして指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる上に失念しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudでの承認完了をトリガーとして、該当書類のPDFダウンロードからGoogle Driveへの保存、関係者へのメール通知までの一連の流れを自動化し、書類管理に伴う課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認されたPDFのダウンロードと保存を手作業で行っている方
- 書類の保存漏れや管理の煩雑さに課題を感じているワークフローの管理者の方
- 定型的な書類管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認後、自動でPDFが保存されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 承認済み書類のダウンロード忘れや保存先の誤りといった人為的なミスを減らし、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類のPDFをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ処理完了の通知を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダは案件ごとや部署ごとなど、運用に合わせて任意で設定が可能です。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知したい相手のメールアドレスを宛先に設定し、件名や本文も自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- X-point Cloud、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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Gmail
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X-point Cloud
YoomではX-point CloudのAPIとノーコードで連携し、X-point Cloudの操作を自動化します。
例えば、X-point Cloud上で承認が完了したことをSlackやChatworkなどのチャットツールに通知したり、X-point Cloudで作成された書類をダウンロードし、メールで送付するといったことが可能です。
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フローボットトリガー
書類（申請）が提出されたら
書類（申請）の承認が完了したら
書類（申請）が却下されたら
書類（申請）が差し戻されたら
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
書類（申請）情報を取得
書類のPDFをダウンロード
書類（申請）にコメントを追加
書類（申請）をフォーム名で検索
書類（申請）を提出
簡易マスタにデータを追加
書類（申請）を差し戻す
書類（申請）を承認
書類（申請）を却下
書類（申請）を保留
書類（申請）の承認を取り戻す
書類（申請）を更新
書類（申請）を指定の期間で検索
書類の添付ファイルを取得
フォーム定義情報を取得
メールを検索
メッセージをゴミ箱へ移動する
特定のメッセージにラベルを追加
フローボットトリガー
書類（申請）が提出されたら書類（申請）の承認が完了したら書類（申請）が却下されたら書類（申請）が差し戻されたら
フローボットオペレーション
書類（申請）情報を取得書類のPDFをダウンロード書類（申請）にコメントを追加書類（申請）をフォーム名で検索書類（申請）を提出簡易マスタにデータを追加書類（申請）を差し戻す書類（申請）を承認書類（申請）を却下書類（申請）を保留書類（申請）の承認を取り戻す書類（申請）を更新書類（申請）を指定の期間で検索書類の添付ファイルを取得フォーム定義情報を取得
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
