「この短縮URL、クリックする前にリンク先を確認したい…」
「大量の短縮URLを一つひとつ手作業で展開するのは時間がかかりすぎる…」
このように、Bitlyで短縮されたURLの扱いに手間や不安を感じていませんか？
もし、受け取った短縮URLを自動で元のURLに展開し、一覧として記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。一つひとつのリンクを手動で確認する時間や、意図しないサイトにアクセスしてしまうリスクを削減できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには短縮URLを展開する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームで送信されたリンクをBitlyで展開し、Google スプレッドシートに記載する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったBitlinkのURLを一つずつ手作業で展開し、Google スプレッドシートに転記する作業に時間を取られていませんか？この定型的な作業は、入力ミスが発生しやすく、多くのURLを扱う際には大きな負担となります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でBitlyがリンクを展開し、Google スプレッドシートに情報を記録します。手作業によるURL展開の管理業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで取得したBitlinkのURLを手作業で展開し、Google スプレッドシートで管理している方
- Bitlyで生成されたURLの展開・転記作業で、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- URL展開を活用した定型業務を自動化し、作業効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Bitlyでのリンク展開からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での転記作業がなくなることで、URLのコピーミスやスプレッドシートへの入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BitlyとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでBitlyを選択し、「Bitlinkを展開する」アクションを設定して、フォームから受け取ったURLを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された短縮URLなどの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、フォームのタイトルやURLを受け取るための質問、URL情報とともにGoogle スプレッドシートに転記する情報などの項目や種別を、実際の運用に合わせて任意に編集してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を正しく設定してください。
■注意事項
・Bitly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
短縮URLを展開するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームで送信された短縮URLをBitlyで展開し、Google スプレッドシートに自動で記載するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Bitly／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- BitlyとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定とBitly・Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームで送信されたリンクをBitlyで展開し、Google スプレッドシートに記載する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったBitlinkのURLを一つずつ手作業で展開し、Google スプレッドシートに転記する作業に時間を取られていませんか？この定型的な作業は、入力ミスが発生しやすく、多くのURLを扱う際には大きな負担となります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でBitlyがリンクを展開し、Google スプレッドシートに情報を記録します。手作業によるURL展開の管理業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで取得したBitlinkのURLを手作業で展開し、Google スプレッドシートで管理している方
- Bitlyで生成されたURLの展開・転記作業で、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- URL展開を活用した定型業務を自動化し、作業効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Bitlyでのリンク展開からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での転記作業がなくなることで、URLのコピーミスやスプレッドシートへの入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BitlyとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでBitlyを選択し、「Bitlinkを展開する」アクションを設定して、フォームから受け取ったURLを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された短縮URLなどの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、フォームのタイトルやURLを受け取るための質問、URL情報とともにGoogle スプレッドシートに転記する情報などの項目や種別を、実際の運用に合わせて任意に編集してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を正しく設定してください。
■注意事項
・Bitly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：BitlyとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleスプレッドシートについては、下記で紹介しています。
BitlyとYoomのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。Bitlyを検索して選択しましょう。
任意の方法でサインインします。
Yoomのアクセスについて確認する画面が表示されます。「Allow」を選択しましょう。
「マイアプリ」にBitlyが表示されていれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォームで送信されたリンクをBitlyで展開し、Google スプレッドシートに記載する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったBitlinkのURLを一つずつ手作業で展開し、Google スプレッドシートに転記する作業に時間を取られていませんか？この定型的な作業は、入力ミスが発生しやすく、多くのURLを扱う際には大きな負担となります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でBitlyがリンクを展開し、Google スプレッドシートに情報を記録します。手作業によるURL展開の管理業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで取得したBitlinkのURLを手作業で展開し、Google スプレッドシートで管理している方
- Bitlyで生成されたURLの展開・転記作業で、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- URL展開を活用した定型業務を自動化し、作業効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Bitlyでのリンク展開からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での転記作業がなくなることで、URLのコピーミスやスプレッドシートへの入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BitlyとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでBitlyを選択し、「Bitlinkを展開する」アクションを設定して、フォームから受け取ったURLを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された短縮URLなどの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、フォームのタイトルやURLを受け取るための質問、URL情報とともにGoogle スプレッドシートに転記する情報などの項目や種別を、実際の運用に合わせて任意に編集してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を正しく設定してください。
■注意事項
・Bitly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3:フォームトリガー設定
「フォーム」を選択します。
あらかじめフォームが作成されています。
今回は例としてデフォルトで作成されているフォームをそのまま使用しました！
必要に応じてカスタマイズしてくださいね。
有料プランでのみ設定できる項目もあるので、下記をご確認ください。
作成したフォームは「プレビューページ」で確認可能です！
確認できたら元のページに戻って、「完了ページの設定」を行いましょう。
設定できたら次に進みます。
完了ページは以下の「完了ページ」から確認可能です。
確認できたら、「取得した値」にテスト用としてをビットリンクIDを手動で入力しましょう。
※ビットリンクIDは、BitlinkのURLから頭の「https://」を外した部分です。
ここでの回答を後続のオペレーションで使用します。
実際のフロー稼働時は、回答された内容が反映されるので安心してください。
回答できたら「完了」を選択してくださいね。
ステップ4：BitlyでBitlinkを展開する
「Bitlinkを展開する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Bitlyと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「ビットリンクID」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。
固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：Google スプレッドシートでレコードを追加する
「レコードを追加する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
今回のフローで使用したいGoogle スプレッドシートの準備がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
例として以下のように作成しました！
「データベースの連携」の設定を行います。
使用したいGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。
「テーブル範囲」を手動で入力します。
「追加するレコードの値」をは「取得した値」から設定します！
これにより、ビットリンクIDごとに変わる情報をGoogle スプレッドシートへ動的に反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。
Google スプレッドシートにレコードが追加されました！
ステップ6：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Bitlyを使った自動化例
各種フォームの回答やMAツールのチケット作成、Web会議のセッティング時に発行される長いURLを、自動で短縮してメールやチャットツールへ共有。
さらに、タスク管理ツールやクラウドストレージ、SFAとの連携により、リンクの整理や通知もノーコードで自動化できます。
手作業でのコピー＆ペーストをなくし、必要な情報をスマートかつ迅速に届ける体制を構築しましょう。
Asanaのタスクに追加されたURLをBitlyで短縮し、タスクのコメントに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行う際、参考URLを手動でBitlyを使って短縮し、コメントに貼り付ける作業に手間を感じていませんか？
この一連の作業は単純ですが、積み重なると無視できない時間的コストになります。
このワークフローを活用すれば、Asanaに特定のタスクが追加されると、自動でタスク内のURLを抽出しBitlyで短縮、そのリンクをコメントに投稿するため、URL共有に関する手作業を一掃し、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで頻繁に参考URLを共有しており、手作業でのURL短縮と貼り付けを効率化したい方
- Bitlyで短縮したURLをAsanaのタスク上で管理し、情報共有をスムーズにしたいチームの方
- タスク管理におけるURL共有などの細かい手作業を自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- タスク内のURLを自動で抽出しBitlyで短縮、コメントに追記するため、手作業でのURL共有にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの貼り間違いや短縮忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBitlyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、タスクの説明文などからURLのテキストデータを抽出するよう設定します。
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを選択し、抽出したURLを処理するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクにコメントを追加」アクションを設定し、生成された短縮URLを元のタスクに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、タスクのどの情報からテキストを抽出するか、また文字数に応じた変換タイプなどを任意で設定します。
- Bitlyでリンクを短縮するアクションでは、対象のURLに加え、使用するドメインやグループGUIDなどを任意で設定することが可能です。
- Asanaへコメントを追加するアクションでは、短縮URLの前後に挿入する定型文など、コメント内容を自由に設定できます。
■注意事項
- Bitly、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
LINEでメッセージを受信したら、Bitlyでリンクを短縮する
試してみる
■概要
LINE公式アカウントでお客様にURLを案内する際、都度Bitlyでリンクを短縮して送付する作業に手間を感じていませんか。手作業ではURLの貼り間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、LINE公式アカウントとBitlyを連携させ、特定のメッセージを受信した際に自動で短縮URLを生成し、返信するフローを構築できます。これにより、手作業によるURL共有の手間やミスを削減し、顧客対応を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- LINE公式アカウントでの顧客対応で、頻繁にURLを送付するマーケティング担当者の方
- BitlyとLINE公式アカウントを利用したURLの共有作業を、自動化によって効率化したい方
- 手作業によるURLのコピー＆ペーストミスを防ぎ、正確な情報提供を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- LINE公式アカウントで特定のメッセージを受信すると、自動でBitlyの短縮URLが返信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるURLの入力間違いや、短縮リンクの貼り付けミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE公式アカウントとBitlyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「ユーザーからメッセージを受け取ったら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBitlyを選択し、「リンクを短縮する」アクションを設定して、受信したメッセージ内のURLを短縮します
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントを選択し、「テキストメッセージを送信」アクションで生成された短縮URLをユーザーに返信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE公式アカウントからテキストメッセージを送信するアクションでは、返信するメッセージ内容を自由に設定できます。Bitlyで生成した短縮URL（変数）と組み合わせて、「短縮URLはこちらです。」のような固定テキストを挿入することが可能です
■注意事項
- LINE公式アカウント、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionでデータベースが作成されたら、BitlyでURLを短縮しTelegramで通知する
試してみる
■概要
Notionで管理している情報をチームへ共有する際、URLを手作業でコピーし、通知する手間に課題を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でBitlyを使い共有用の短縮URLを生成し、その内容をTelegramへ通知することが可能です。アプリ間の連携を手動で行う必要がなくなり、情報共有のプロセスを効率化し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理する情報をTelegramで共有しており、URLの扱いに手間を感じている方
- BitlyとTelegramを連携させ、情報共有のプロセスを自動化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、業務効率を改善したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの更新からBitlyでのURL短縮、Telegramへの通知までが自動化され、手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます
- URLのコピーミスや通知のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の共有を正確かつ迅速に行うことが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitly、Notion、TelegramをYoomと連携する
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理が実行されるようにする
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたデータソースの情報を取得する
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、取得したURLを短縮する
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、生成された短縮URLを元のデータソースに書き込む
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、任意のメッセージとともに短縮URLを通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定の条件を満たした時のみ通知が実行されるよう、任意の条件を設定してください。例えば、Notionの特定のプロパティに値が入力された場合のみ後続の処理を実行する、といった設定が可能です
- Telegramで送信するメッセージ内容は、Notionから取得したデータソースの情報やBitlyで生成した短縮URLなどを組み込んで、自由にカスタマイズしてください
■注意事項
- Notion、Bitly、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Dropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードしたファイルのアクセス用パスを、Bitlyで短縮してからメールで通知する、といった一連の作業を手動で行うのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、Bitlyでのリンク短縮からメール通知までを自動化できるため、こうしたファイル共有に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBitlyを連携させたファイル共有プロセスを自動化したいと考えている方
- マーケティング施策などでDropbox上のファイルの短縮URLを頻繁に作成する方
- 手作業によるアクセス用パスの作成ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが作成または更新されると、Bitlyでのリンク短縮とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなリンクの貼り間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBitlyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、Dropboxのファイルリンクを短縮します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Bitlyで短縮したリンクを指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意に指定することが可能です
- Bitlyのアクションでは、短縮したいリンクとして、Dropboxのファイルパスを変数として設定します
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定できます。本文には、Bitlyで生成した短縮URLを変数として埋め込むことで、自動で共有が可能です
■注意事項
- Dropbox、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメール内のURLをBitlyで短縮し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したメール内のURLをBitlyで短縮し、Google Chatに通知する」フローは、Gmail Bitly 連携を活用し、受信メール内の長いURLを自動で短縮し、チームのGoogle Chatに通知する業務ワークフローです。日々のメール管理において、URLの整理や共有に手間を感じている方に最適です。このワークフローを導入することで、URLの短縮作業が自動化され、効率的な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを頻繁に利用し、多数のURLを扱うビジネスパーソン
- URLの短縮作業を手動で行っており、作業効率を向上させたい方
- チーム内での情報共有をスムーズに行いたい管理者
- Bitlyを活用してリンクの管理を簡便化したい方
- Google Chatを利用しているチームで、迅速な通知を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：URLの短縮と通知が自動化され、手動作業が不要になります。
- 情報共有の効率化：短縮されたURLが即座にGoogle Chatに通知され、チーム全体で迅速に情報を共有できます。
- URL管理の簡便化：Bitly連携により、リンクの整理が容易になり、視認性も向上します。
Googleフォームで回答が送信されたら、ミーティングURLをBitlyで短縮しメールで送る
試してみる
■概要
セミナーや個別相談会などの申し込みをGoogleフォームで受け付けているものの、その後の日程調整やミーティングURLの送付に手間がかかっていませんか。手作業でのURL発行やメール作成は、対応漏れや送信ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答があった際に、自動でZoomのミーティングを作成し、Bitlyで短縮したURLを記載した案内メールを送信できるため、一連の対応の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでセミナーやイベントの申し込みを管理しているご担当者の方
- Zoomでの面談が多く、ミーティングURLの発行と共有を手作業で行っている方
- ツール間の連携を自動化し、顧客対応の速度と質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後のミーティング作成やメール送信といった一連の作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- 手作業によるURLのコピーミスやメールの宛先間違い、送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Zoom、BitlyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、前のステップで作成したZoomのミーティングURLを指定します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレス宛に短縮URLを記載したメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい任意のフォームを指定できます。
- Zoomのミーティング作成では、トピックや開始日時などの項目に、Googleフォームで取得した氏名や会社名といった情報を変数として設定可能です。
- Yoomのメール送信設定では、宛先を任意で設定できるほか、件名や本文にフォームの回答内容やBitlyで短縮したURLなどを変数として埋め込めます。
■注意事項
HubSpotでチケットが作成されたら、Bitlyでリンクを短縮する
試してみる
■概要
HubSpotのチケット管理において、顧客への共有URLを手作業でBitlyを使い短縮していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotとBitlyの連携が自動化され、チケット作成をトリガーに短縮URLを自動で生成し、チケットにメモとして追加することが可能です。定型的な作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能で、顧客とのやり取りや情報共有を管理している方
- Bitlyを使った短縮URLの生成とHubSpotへの転記を手作業で行っている方
- HubSpotとBitlyを連携させ、サポート業務の効率化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- チケットが作成されると、Bitlyでのリンク短縮からHubSpotへのメモ追記までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのURLコピー＆ペーストやメモの入力ミスを防ぎ、顧客への正確な情報共有を実現することで、ヒューマンエラーのリスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとBitlyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキスト抽出」を設定し、チケット情報から対象のURLを取得します。
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、短縮したいURLを指定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットにメモを作成」アクションを設定し、Bitlyで生成した短縮URLをチケットに自動で追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Bitlyで短縮するリンクは、トリガーで取得したチケット情報に含まれる特定のURLを変数として設定したり、固定のURLを入力したりと、要件に応じて柔軟な設定が可能です。
- HubSpotで作成するメモの内容は、Bitlyで生成した短縮URLの変数と固定のテキストを組み合わせるなど、自由にカスタマイズして出力できます。
■注意事項
- HubSpot、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、Bitlyでリンクを短縮する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているURLをマーケティング施策などで活用するために、手作業でBitlyを使って短縮URLを発行し、再度Salesforceに転記する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードを追加するだけで、Bitlyでのリンク短縮からSalesforceへの情報更新までを自動化できるため、こうしたURL管理に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとBitlyを連携させ、URLの管理業務を効率化したいと考えている方
- 手作業でのURLのコピー＆ペーストに手間を感じており、自動化を検討している方
- マーケティング施策の効果測定などで、短縮URLの生成を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceのレコード追加を起点にBitlyの短縮URLが自動で生成・反映されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるURLのコピー＆ペーストが不要となるため、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBitlyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、取得したレコード内のURL情報を短縮します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを更新する」アクションを設定し、生成された短縮URLを元のレコードに書き戻します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのレコードを更新するオペレーションでは、Bitlyで生成した短縮URLをどの項目に反映させるか、任意で設定が可能です。
- また、短縮URLの反映と同時に、特定の項目に「対応済み」などの固定値のテキストを自動で入力するよう設定することもできます。
■注意事項
- Salesforce、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
Slackで共有されたURLをBitlyで短縮して、別スレッドに通知する
試してみる
■概要
「Slackで共有されたURLをBitlyで短縮して、別スレッドに通知する」ワークフローは、チーム内の情報共有をスムーズにし、リンク管理を効率化する業務ワークフローです。Slackでやり取りされる長いURLをBitlyで自動的に短縮し、関連する別のスレッドに通知することで、チャットの見やすさとリンクの管理が向上します。これにより、情報の整理や共有が簡単になり、チームのコミュニケーションがより円滑になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slack上で頻繁にURLを共有し、リンクが長くなりがちなチームメンバー
- Bitlyを活用してリンクを短縮し、管理したいマーケティング担当者
- 情報整理や通知の効率化を図りたいプロジェクトリーダー
- チーム内のコミュニケーションをより見やすくしたい管理職
- 業務フローを自動化して、手作業の負担を減らしたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
- リンク管理の効率化：自動でURLを短縮し整理整頓できます。
- 通知の一元化：別スレッドでの通知で情報が見やすくなります。
- 作業時間の短縮：手動操作が不要になり、業務がスムーズになります。
Zoomでミーティングが作成されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで共有する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングを作成するたびに、参加者へのURL共有を手作業で行っていませんか？特にURLが長いままだと見栄えが悪く、Bitlyで一つずつ短縮して共有するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でBitlyの短縮リンクが生成され、メールでの共有までを完結させられるため、こうしたURL共有に関する手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで作成したミーティングURLの共有プロセスを効率化したいと考えている方
- Bitlyを活用してZoomの招待リンクを短縮し、スマートに共有したい方
- 手作業によるURLのコピー＆ペーストやメール作成の手間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのミーティング作成からBitlyでのリンク短縮、メール共有までを自動化できるため、手作業にかかっていた時間を短縮します。
- URLのコピーミスやメールの宛先間違いといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとBitlyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、トリガーで取得したZoomのミーティングURLを短縮します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Bitlyで短縮したリンクを本文に含めて指定の宛先に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Bitlyのアクション設定では、Zoomから取得したミーティング情報などを変数として利用したり、固定値を入力したりして、任意の項目を設定できます。
- メール機能のアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズでき、Zoomの情報やBitlyで短縮したリンクを変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Zoom、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
まとめ
短縮URLの展開を自動化することで、これまで手作業で行っていたURLの確認作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら、迅速にリンク先の情報を把握できます。
これにより、一つひとつのリンクをクリックして確認する手間から解放され、より効率的に情報収集やデータ管理を進められるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：エラーが発生した場合、どうすれば分かりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：URL全体が入力されても、ビットリンクIDを自動で抽出できますか？
A：
「Bitlinkを展開する」オペレーションで必要になるビットリンクIDは、BitlinkのURLから頭の「https://」を外した部分です。
「https://bit.ly/xxxxx」のままフォームに回答したい場合は、「フォームトリガー」直下の「+」マークから「テキスト抽出」オペレーションを設定しましょう。
「抽出したい項目」と「指示内容」に「ビットリンクID」を抽出するように設定すれば、実現できます。
Q：この自動化はフリープランで何回まで実行できますか？
A：
BitlyとGoogle スプレッドシートはフリープランから連携できるアプリです。
フリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回のフローでは
- Bitlinkを展開する(1タスク)
- レコードを追加する(1タスク)
の2タスクを消費します。
下記のページもご確認ください。
