フォームで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
YoomフォームやGoogleフォーム経由でアップロードされたファイルに含まれる表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。
紙媒体でのアンケート結果をスキャンしてフォームから送信したり、申込書ファイルをアップロードをする際に、集計作業の効率化アップとなるはずです！
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請求書、アンケート結果、申込書など、日々の業務では表形式の書類を扱う場面は多いですよね。
これらの書類に記載された情報をシステムに入力したり集計したりする作業は、時間と手間がかかるだけでなく、手入力によるミスが発生しやすい…という課題があります。しかも、件数が増えると大きな負担になりがちです。
<span class="mark-yellow">そこでおすすめしたいのが、OCR（光学的文字認識）を活用した業務の自動化です！</span>
この自動化を導入すれば、メールやフォーム、チャットツールなどで受け取ったファイルに含まれる表データをOCRで読み取り、任意の文字列をテキストデータとして抽出＆ツールへ自動格納可能となります。なんだか便利そうな気がしますよね！
もちろん、難しい知識は必要ありません。初めての方でも簡単に導入できる自動化の方法を、具体的、そして詳しく解説します！
Yoomには、OCRを活用した業務自動化を実現するテンプレートが用意されています。<span class="mark-yellow">複雑な設定は不要で自動化を試すことができます。</span>
すぐに操作してみたい方は以下のバナーをクリックして始めてみましょう！
様々なツールで受け取ったファイルから表データをOCRで抽出し、その他のアプリに自動で追加する方法をご紹介します。
今回は格納先としてGoogle スプレッドシートを選定しましたが、その他のデータベースツールにも格納可能です！
まずは業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
GmailやOutlookなどのメールで受け取った添付ファイルから表データを自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記します。
これにより、取引先からメールで送られてくる請求書や注文書などの処理を自動化できるため、手入力に伴う時間的なコストや入力ミスを削減できるかもしれません！
YoomフォームやGoogleフォーム経由でアップロードされたファイルに含まれる表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。
紙媒体でのアンケート結果をスキャンしてフォームから送信したり、申込書ファイルをアップロードをする際に、集計作業の効率化アップとなるはずです！
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで共有されたファイルから表データを抽出し、Google スプレッドシートに自動で記録します。
チャットでの簡単な報告や確認のために送られてきた表データを含むファイルも、指定したGoogle スプレッドシートに自動で集約されるため、チーム内での情報共有やデータ整理がよりスムーズになるかもしれませんね！
それでは実際に自動化を設定するフローを紹介しましょう。
今回は例として、「Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローを解説します！
このフローを活用すれば、メールで定期的に受け取る請求書やレポートなどの処理を効率化できるはずです。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてくださいね。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択してください。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックしましょう！
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択して進みましょう。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートを選択しましょう！
Googleスプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてくださいね。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックして進みましょう。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリにGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、2つのマイアプリ登録が完了しました！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
タイトルとアクションを任意で設定し、連携するアカウント情報を確認し「次へ」をクリックして進んでください。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「請求書」に設定します。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう！
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
テスト後に表示されるアウトプットは、その後の設定で活用するデータとなります。
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていればOKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしてください。
※分岐は一部有料プランで利用可能な機能です。他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう！
設定が完了したら、「保存」をクリックします。
これで、分岐の設定は完了です！
以下の赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認し、次に進みましょう！
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
まず、「ファイルの添付方法」を選択します。
先ほどGmailから取得したファイル（値）を使用するため、以下のように設定してください。
次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は、Google スプレッドシートのヘッダに沿って情報を追加したいので、以下のように設定しました。入力する際は、入力欄下の注釈に沿って入力しましょう。
※なお、今回例として作成したGoogle スプレッドシートはこちらです。
使用するAIを任意で選択しましょう。
設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功したら「取得した値」を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックしましょう！
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
いよいよ、最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
データーベースの連携画面に遷移したら、タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
データベース連携の項目は、入力欄下の注釈を参考にして入力してくださいね。
なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
注意点として、Google スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:I」になります。
そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます！
入力バーをクリックすると、前ステップで取得した情報（アウトプット）が表示されます。
※以下は例として、「請求者番号」の項目に前ステップで取得した【請求者番号】の情報を引用したものです。）
情報を入力したら、「テスト」をクリックします。
<span class="mark-yellow">テストに成功すると、Google スプレッドシートに情報が追加されているはずなので、確認してみましょう！</span>
無事に追加されましたね！
最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう！
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」方法でした！
YoomではGoogle スプレッドシートやOCRを活用した自動化のテンプレートを複数提供しています！
業務に合わせて、便利な自動化を見つけてみませんか？
この記事では、メールやフォーム、チャットツールなどで受け取ったファイルに含まれる表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートへ自動で追加する方法について解説しました！
請求書処理、アンケート集計、データ入力など、表形式のデータを扱う業務は多岐にわたりますが、手作業で行うと時間と手間がかかり、入力ミスも起こりがちです…。
<span class="mark-yellow">そのような時こそYoomのようなツールを活用して、自動化を導入してみましょう！</span>プログラミングの知識がなくても、これらの定型的な作業を簡略化可能です。
また、普段活用している様々なツールをトリガーとして設定できるため、いつもの業務をスムーズに、そしてスピーディーに簡潔できるようになるはずです。
ぜひこの機会にYoomを活用した自動化を導入して、業務効率が向上する素晴らしさを体験してみてくださいね！
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