請求書、アンケート結果、申込書など、日々の業務では表形式の書類を扱う場面は多いですよね。しかも、件数が増えると大きな負担になりがちです。
そこでおすすめしたいのが、OCR（光学的文字認識）を活用した業務の自動化です！
この自動化を導入すれば、メールやフォーム、チャットツールなどで受け取ったファイルに含まれる表データをOCRで読み取り、任意の文字列をテキストデータとして抽出＆ツールへ自動格納可能となります。なんだか便利そうな気がしますよね！
もちろん、難しい知識は必要ありません。初めての方でも簡単に導入できる自動化の方法を、具体的、そして詳しく解説します！
とにかく早く試したい方へ Yoomには、OCRを活用した業務自動化を実現するテンプレートが用意されています。複雑な設定は不要で自動化を試すことができます。
Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方 OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
表データをOCRで抽出する様々な自動化例 様々なツールで受け取ったファイルから表データをOCRで抽出し、その他のアプリに自動で追加する方法をご紹介します。
メールで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する GmailやOutlookなどのメールで受け取った添付ファイルから表データを自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記します。取引先からメールで送られてくる請求書や注文書などの処理を自動化できる ため、手入力に伴う時間的なコストや入力ミスを削減できるかもしれません！
Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方 OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Outlookに届く請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle スプレッドシートに入力していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで、添付されたファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った注文書や請求書の情報を手作業で転記している方 OCRを活用したデータ入力の自動化に興味がある業務改善担当者の方 Google スプレッドシートでのデータ管理をより効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からデータ入力までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率を向上させます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから表データを読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データを出力したいスプレッドシートのIDとタブ名を任意で指定してください。 出力する各列には、OCR機能で読み取った請求日や金額といった項目をそれぞれマッピングするなど、任意の値や情報を設定できます。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する YoomフォームやGoogleフォーム経由でアップロードされたファイルに含まれる表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。集計作業の効率化アップとなるはずです！
フォームで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
フォームで受け取った請求書などのファイルを一つひとつ開き、内容を手でスプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Yoomのフォーム機能で受信したファイルの表データをOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加します。面倒なデータ転記作業を自動化し、入力ミスを防ぐことで業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受信した請求書や申込書などのファイルを手入力で管理している方 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業に時間を費やしている方 OCRとGoogle スプレッドシートを連携させ、書類管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点に、OCRでの読取から転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手入力による転記ミスや項目の読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームで受信したファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定では、ファイルから抽出したいテキストの項目を任意で指定できます。例えば、発行日や請求書番号、支払期日など、書類のフォーマットに合わせて設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを自由にマッピングすることが可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームで受け取った請求書や申込書などのファイル内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの表データをAI OCRが自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで情報管理をしている経理や営業事務の方 紙やPDFの書類を手入力でデータ化しており、作業の効率化を検討している方 OCRを活用したデータ入力の自動化に関心のある、DX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームで受け取ったファイルの内容が自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで、トリガーで取得した回答情報からファイルのIDを取得し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから表データを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームの回答を対象にするかを指定してください。 トリガーで取得したファイルなど、Googleフォームの回答項目を後続のオペレーションで利用する際は、JSONPathを用いて対象のデータを指定する必要があります。 Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に、OCRで読み取ったどのデータを追加するかを任意で設定してください。
チャットツールに送信されたファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで共有されたファイルから表データを抽出し、Google スプレッドシートに自動で記録します。チーム内での情報共有やデータ整理がよりスムーズ になるかもしれませんね！
Slackに送信されたファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有される請求書や発注書などの画像ファイル、その内容を表計算ソフトに手入力していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで共有された画像やPDFの表データを手作業で転記している方 請求書や注文書などのデータ入力におけるヒューマンエラーを減らしたい方 OCRを活用して、紙媒体や画像データの管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたファイルをOCR機能が自動で読み取るため、手作業でのデータ転記が不要になり、作業時間を短縮できます。 人の手による入力作業をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから表データを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のGoogle スプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい特定のチャンネルIDを任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取る文字数や抽出したい項目、使用するAIモデル、書類の言語などを、対象のファイルに合わせて任意で設定します。 Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、どのGoogle スプレッドシートに、どのデータを追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsに送信されたファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Microsoft Teamsで頻繁にファイル共有を行い、表データの整理に時間を取られている業務担当者 手動でのデータ転記作業を減らし、業務効率化を図りたいチームリーダー 表データをOCRで自動処理し、Google スプレッドシートで一元管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
手作業の削減による時間の節約 データ入力ミスの防止 業務プロセスの自動化による生産性向上
受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを作ってみよう それでは実際に自動化を設定するフローを紹介しましょう。「Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」 フローを解説します！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておいてくださいね。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方 OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択してください。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックしましょう！
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートを選択しましょう！
Googleスプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてくださいね。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックして進みましょう。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ連携は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローを作っていきましょう！
Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方 OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「請求書」に設定します。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう！
「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。プラン によって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「キーワード」は先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット が表示されます。
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていればOKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：分岐の設定 以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう！
「タイトル」→ 任意で設定
分岐対象のアウトプット
分岐条件 設定が完了したら、「保存」をクリックします。
これで、分岐の設定は完了です！
ステップ5：OCRでの読み取り設定 以下の赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認し、次に進みましょう！
「タイトル」→ 画像・PDFから文字を読み取る
「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
まず、「ファイルの添付方法」を選択します。
次に、「抽出したい項目」を設定します。
※なお、今回例として作成したGoogle スプレッドシートはこちらです。
使用するAIを任意で選択しましょう。
テストに成功したら「取得した値」を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックしましょう！
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ステップ6：Google スプレッドシートに追加する設定 いよいよ、最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
データーベースの連携画面に遷移したら、タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
データベース連携の項目は、入力欄下の注釈を参考にして入力してくださいね。
なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
注意点として、Google スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:I」になります。
そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます！
※以下は例として、「請求者番号」の項目に前ステップで取得した【請求者番号】の情報を引用したものです。）
情報を入力したら、「テスト」をクリックします。テストに成功すると、Google スプレッドシートに情報が追加されているはずなので、確認してみましょう！
無事に追加されましたね！
ステップ7:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」方法でした！
Google スプレッドシートやOCRを活用したその他の自動化例
YoomではGoogle スプレッドシートやOCRを活用した自動化のテンプレートを複数提供しています！
Google スプレッドシートを活用した自動化例
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方 Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。 Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
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■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 決済処理にStripeを利用している企業
・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方
・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。
このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する
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■概要
Google スプレッドシートに議事録やアンケート結果などを集約しているものの、その内容を都度確認し要約する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、DeepSeekが自動で内容を要約し指定のセルに結果を書き込むため、情報収集と要約作成のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで情報収集やタスク管理をしているすべての方 収集したテキスト情報の要約作業に、手間や時間を取られている方 DeepSeekを活用して、定型的な文章作成業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動で要約が実行されるため、これまで手作業で行っていた要約作成の時間を短縮できます。 手作業による内容の読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報を整理することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDeepSeekをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した行の情報を要約するようプロンプトを組みます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、生成された要約文を元の行の指定したセルに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルIDや、どのような要約内容を生成させたいかに応じてメッセージリスト（プロンプト）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シートID、および要約結果を書き込む列の値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、DeepSeekとYoomを連携させてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRを活用した自動化例
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
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■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方 アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方 OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や契約書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業でテキストに起こしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取ってGoogleドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方 書類のデジタル化に伴うOCR処理やデータ入力の効率化を検討している方 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCR処理からテキスト追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。 手作業によるデータ入力のプロセスをなくすことで、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 オペレーションの分岐機能で、追加されたファイルがPDF形式である場合のみ後続の処理に進むように設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、追加されたPDFファイルをダウンロードします。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。 オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイルの中から特定の項目のみを抽出するよう設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを読み取るといった設定が可能です。 Googleドキュメントのオペレーションでは、読み取ったテキストを追加するドキュメントを任意で指定してください。 ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方 DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。 OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。 OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。 DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。 Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。 ■注意事項
DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをAI-OCRで読み取りMicrosoft Excelに格納
試してみる
■概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、エクセルに格納します。
その後、指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
■設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを設定します。
2. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定してください。
3. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをエクセルに自動的に格納します。
4. メールの内容を設定してください。
■注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Microsoft ExcelとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方 OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方 SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。 Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。 ■注意事項
Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
この記事では、メールやフォーム、チャットツールなどで受け取ったファイルに含まれる表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートへ自動で追加する方法について解説しました！
そのような時こそYoomのようなツールを活用して、自動化を導入してみましょう！ プログラミングの知識がなくても、これらの定型的な作業を簡略化可能です。普段活用している様々なツールをトリガーとして設定できる ため、いつもの業務をスムーズに、そしてスピーディーに簡潔できるようになるはずです。
ぜひこの機会にYoomを活用した自動化を導入して、業務効率が向上する素晴らしさを体験してみてくださいね！
