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【簡単設定】表形式のデータをOCRで自動抽出・追加する方法
請求書、アンケート結果、申込書など、日々の業務では表形式の書類を扱う場面は多いですよね。
これらの書類に記載された情報をシステムに入力したり集計したりする作業は、時間と手間がかかるだけでなく、手入力によるミスが発生しやすい…という課題があります。しかも、件数が増えると大きな負担になりがちです。
そこでおすすめしたいのが、OCR（光学的文字認識）を活用した業務の自動化です！
この自動化を導入すれば、メールやフォーム、チャットツールなどで受け取ったファイルに含まれる表データをOCRで読み取り、任意の文字列をテキストデータとして抽出＆ツールへ自動格納可能となります。なんだか便利そうな気がしますよね！
もちろん、難しい知識は必要ありません。初めての方でも簡単に導入できる自動化の方法を、具体的、そして詳しく解説します！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、OCRを活用した業務自動化を実現するテンプレートが用意されています。複雑な設定は不要で自動化を試すことができます。
すぐに操作してみたい方は以下のバナーをクリックして始めてみましょう！
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
表データをOCRで抽出する様々な自動化例
様々なツールで受け取ったファイルから表データをOCRで抽出し、その他のアプリに自動で追加する方法をご紹介します。
今回は格納先としてGoogle スプレッドシートを選定しましたが、その他のデータベースツールにも格納可能です！
まずは業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
メールで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
GmailやOutlookなどのメールで受け取った添付ファイルから表データを自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記します。
これにより、取引先からメールで送られてくる請求書や注文書などの処理を自動化できるため、手入力に伴う時間的なコストや入力ミスを削減できるかもしれません！
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookに届く請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle スプレッドシートに入力していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで、添付されたファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った注文書や請求書の情報を手作業で転記している方
- OCRを活用したデータ入力の自動化に興味がある業務改善担当者の方
- Google スプレッドシートでのデータ管理をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からデータ入力までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率を向上させます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データを出力したいスプレッドシートのIDとタブ名を任意で指定してください。
- 出力する各列には、OCR機能で読み取った請求日や金額といった項目をそれぞれマッピングするなど、任意の値や情報を設定できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookに届く請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle スプレッドシートに入力していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで、添付されたファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った注文書や請求書の情報を手作業で転記している方
- OCRを活用したデータ入力の自動化に興味がある業務改善担当者の方
- Google スプレッドシートでのデータ管理をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からデータ入力までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率を向上させます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データを出力したいスプレッドシートのIDとタブ名を任意で指定してください。
- 出力する各列には、OCR機能で読み取った請求日や金額といった項目をそれぞれマッピングするなど、任意の値や情報を設定できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
YoomフォームやGoogleフォーム経由でアップロードされたファイルに含まれる表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。
紙媒体でのアンケート結果をスキャンしてフォームから送信したり、申込書ファイルをアップロードをする際に、集計作業の効率化アップとなるはずです！
■概要
フォームで受け取った請求書などのファイルを一つひとつ開き、内容を手でスプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Yoomのフォーム機能で受信したファイルの表データをOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加します。面倒なデータ転記作業を自動化し、入力ミスを防ぐことで業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信した請求書や申込書などのファイルを手入力で管理している方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業に時間を費やしている方
- OCRとGoogle スプレッドシートを連携させ、書類管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、OCRでの読取から転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手入力による転記ミスや項目の読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームで受信したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、ファイルから抽出したいテキストの項目を任意で指定できます。例えば、発行日や請求書番号、支払期日など、書類のフォーマットに合わせて設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームで受け取った請求書や申込書などのファイル内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの表データをAI OCRが自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで情報管理をしている経理や営業事務の方
- 紙やPDFの書類を手入力でデータ化しており、作業の効率化を検討している方
- OCRを活用したデータ入力の自動化に関心のある、DX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取ったファイルの内容が自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで、トリガーで取得した回答情報からファイルのIDを取得し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから表データを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームの回答を対象にするかを指定してください。
- トリガーで取得したファイルなど、Googleフォームの回答項目を後続のオペレーションで利用する際は、JSONPathを用いて対象のデータを指定する必要があります。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に、OCRで読み取ったどのデータを追加するかを任意で設定してください。
■概要
フォームで受け取った請求書などのファイルを一つひとつ開き、内容を手でスプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Yoomのフォーム機能で受信したファイルの表データをOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加します。面倒なデータ転記作業を自動化し、入力ミスを防ぐことで業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信した請求書や申込書などのファイルを手入力で管理している方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業に時間を費やしている方
- OCRとGoogle スプレッドシートを連携させ、書類管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、OCRでの読取から転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手入力による転記ミスや項目の読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームで受信したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、ファイルから抽出したいテキストの項目を任意で指定できます。例えば、発行日や請求書番号、支払期日など、書類のフォーマットに合わせて設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームで受け取った請求書や申込書などのファイル内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの表データをAI OCRが自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで情報管理をしている経理や営業事務の方
- 紙やPDFの書類を手入力でデータ化しており、作業の効率化を検討している方
- OCRを活用したデータ入力の自動化に関心のある、DX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取ったファイルの内容が自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで、トリガーで取得した回答情報からファイルのIDを取得し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから表データを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームの回答を対象にするかを指定してください。
- トリガーで取得したファイルなど、Googleフォームの回答項目を後続のオペレーションで利用する際は、JSONPathを用いて対象のデータを指定する必要があります。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に、OCRで読み取ったどのデータを追加するかを任意で設定してください。
チャットツールに送信されたファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで共有されたファイルから表データを抽出し、Google スプレッドシートに自動で記録します。
チャットでの簡単な報告や確認のために送られてきた表データを含むファイルも、指定したGoogle スプレッドシートに自動で集約されるため、チーム内での情報共有やデータ整理がよりスムーズになるかもしれませんね！
■概要
「Microsoft Teamsに送信されたファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Teamsで共有されたエクセルやPDFなどの表データを自動でOCR処理し、Google スプレッドシートに整理します。
手動でのデータ転記作業を減らし、正確かつ効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで頻繁にファイル共有を行い、表データの整理に時間を取られている業務担当者
- 手動でのデータ転記作業を減らし、業務効率化を図りたいチームリーダー
- 表データをOCRで自動処理し、Google スプレッドシートで一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 手作業の削減による時間の節約
- データ入力ミスの防止
- 業務プロセスの自動化による生産性向上
■概要
「Microsoft Teamsに送信されたファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Teamsで共有されたエクセルやPDFなどの表データを自動でOCR処理し、Google スプレッドシートに整理します。
手動でのデータ転記作業を減らし、正確かつ効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで頻繁にファイル共有を行い、表データの整理に時間を取られている業務担当者
- 手動でのデータ転記作業を減らし、業務効率化を図りたいチームリーダー
- 表データをOCRで自動処理し、Google スプレッドシートで一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 手作業の削減による時間の節約
- データ入力ミスの防止
- 業務プロセスの自動化による生産性向上
受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを作ってみよう
それでは実際に自動化を設定するフローを紹介しましょう。
今回は例として、「Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローを解説します！
このフローを活用すれば、メールで定期的に受け取る請求書やレポートなどの処理を効率化できるはずです。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてくださいね。
[Yoomとは]
フローの作成方法
- マイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ連携
まずは基本的なナビをご覧ください。
GmailはGoogle スプレッドシートの手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに添付されて届く請求書や注文書などのファイルを、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが追加されるため、こうした定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDFのデータ入力業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、データ入力の手間と時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートで利用するGoogleアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの表データを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や差出人など、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイルの項目（請求日、金額、品目など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートやシート名などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
タイトルとアクションを任意で設定し、連携するアカウント情報を確認し「次へ」をクリックして進んでください。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。
キーワードは「請求書」に設定します。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう！
- 「トリガーの起動時間」は任意の時間で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。 - 「キーワード」は先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
成功すると、メール内容が取得した値に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「完了」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：分岐の設定
以下の赤枠をクリックしてください。
※分岐は一部有料プランで利用可能な機能です。他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう！
- 分岐条件を指定
「オペレーション」→ 特定のキーワードに一致するメールを受信したら
「取得した値」→ 添付ファイル1 - 分岐条件
添付ファイルの有無を判別する分岐設定のため、「取得した値が空ではない」を選択しましょう。
「完了」をクリックします。
ステップ5：OCRでの読み取り設定
以下の赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので設定を確認し、次に進みましょう！
まず、「OCR画像」を選択します。
先ほどGmailから取得したファイル（値）を使用するため、以下のように設定してください。
次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は、Google スプレッドシートのヘッダーに沿って情報を追加したいので、以下のように設定しました。
入力する際は、入力欄下の注釈に沿って入力しましょう。
※なお、今回例として作成したGoogle スプレッドシートはこちらです。
使用するAIと言語を選択しましょう。
設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功したら「取得した値」を確認し、問題がなければ「完了」をクリックしましょう！
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ステップ6：Google スプレッドシートに追加する設定
いよいよ、最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
データーベースの連携画面に遷移したら、タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
テーブル範囲は任意で設定し、次に進みます。
そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが表示されていることが確認できます！
入力バーをクリックすると、前ステップで取得した値が表示されます。
※以下は例として、「発行日」の項目に前ステップで取得した【発行日】の情報を引用したものです。）
他も同様に取得した値から情報を入力し、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Google スプレッドシートに情報が追加されているはずなので、確認してみましょう！
無事に追加されましたね！
最後に「完了」をクリックして、すべての設定は完了です。
ステップ7:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートやOCRを活用したその他の自動化例
YoomではGoogle スプレッドシートやOCRを活用した自動化のテンプレートを複数提供しています！
業務に合わせて、便利な自動化を見つけてみませんか？
Google スプレッドシートを活用した自動化例
■概要Notionでタスクやプロジェクト管理を行い、その情報をGoogle スプレッドシートで集計・分析しているものの、手作業でのデータ転記に手間を感じていませんか？情報の更新漏れや入力ミスが発生する懸念もあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、こうした二重入力の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間に課題を感じている方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務を効率化したい方
- Notionのデータベース情報を起点に、様々なデータ管理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ移行が減ることで、コピー＆ペーストによる入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Notionから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、Notionデータベースのどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
■注意事項- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
- 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
- Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストを、一件ずつSalesforceに手作業で入力する業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業でのデータ移行は時間がかかるだけでなく、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSalesforceにレコードが作成されるため、データ連携に関わる業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方
- Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください
- Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます
■注意事項- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
■概要
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 決済処理にStripeを利用している企業
・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
2. Google スプレッドシートを業務に利用している方
・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方
・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。
このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要Google スプレッドシートに議事録やアンケート結果などを集約しているものの、その内容を都度確認し要約する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、DeepSeekが自動で内容を要約し指定のセルに結果を書き込むため、情報収集と要約作成のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで情報収集やタスク管理をしているすべての方
- 収集したテキスト情報の要約作業に、手間や時間を取られている方
- DeepSeekを活用して、定型的な文章作成業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- スプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動で要約が実行されるため、これまで手作業で行っていた要約作成の時間を短縮できます。
- 手作業による内容の読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報を整理することが可能になります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとDeepSeekをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した行の情報を要約するようプロンプトを組みます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、生成された要約文を元の行の指定したセルに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルIDや、どのような要約内容を生成させたいかに応じてメッセージリスト（プロンプト）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シートID、および要約結果を書き込む列の値を任意で設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシート、DeepSeekとYoomを連携させてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間に課題を感じている方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務を効率化したい方
- Notionのデータベース情報を起点に、様々なデータ管理を自動化したいと考えている方
- Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ移行が減ることで、コピー＆ペーストによる入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Notionから取得した情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、Notionデータベースのどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
- 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
- Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方
- Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください
- Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます
- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
■概要
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 決済処理にStripeを利用している企業
・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
2. Google スプレッドシートを業務に利用している方
・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方
・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。
このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google スプレッドシートで情報収集やタスク管理をしているすべての方
- 収集したテキスト情報の要約作業に、手間や時間を取られている方
- DeepSeekを活用して、定型的な文章作成業務を自動化したいと考えている方
- スプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動で要約が実行されるため、これまで手作業で行っていた要約作成の時間を短縮できます。
- 手作業による内容の読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報を整理することが可能になります。
- はじめに、Google スプレッドシートとDeepSeekをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した行の情報を要約するようプロンプトを組みます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、生成された要約文を元の行の指定したセルに書き込みます。
- DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルIDや、どのような要約内容を生成させたいかに応じてメッセージリスト（プロンプト）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シートID、および要約結果を書き込む列の値を任意で設定してください。
- Google スプレッドシート、DeepSeekとYoomを連携させてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
OCRを活用した自動化例
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに保存された請求書や契約書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業でテキストに起こしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取ってGoogleドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
- 書類のデジタル化に伴うOCR処理やデータ入力の効率化を検討している方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCR処理からテキスト追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力のプロセスをなくすことで、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションの分岐機能で、追加されたファイルがPDF形式である場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、追加されたPDFファイルをダウンロードします。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、PDFファイルの中から特定の項目のみを抽出するよう設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを読み取るといった設定が可能です。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、読み取ったテキストを追加するドキュメントを任意で指定してください。
■注意事項
- Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要展示会や商談で交換した大量の名刺、その後のデータ入力に手間を感じていませんか。手作業での入力は時間がかかる上、入力ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、Microsoft Excelのリストへ格納します。面倒なデータ入力作業を自動化し、より正確で迅速な顧客管理を実現できます。■このテンプレートをおすすめする方- 交換した名刺の情報を手作業でMicrosoft Excelに入力している営業担当者の方
- OCR機能を活用して名刺のデータ化を自動化し、入力ミスを防ぎたい方
- 名刺情報の管理を効率化して、迅速に顧客アプローチを行いたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- フォームから名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへの格納までが自動で実行されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業での転記がなくなることで、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームに名刺画像をアップロードするよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、フォームで受け取った名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、OCR機能が読み取ったテキスト情報を指定のファイルに格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了を担当者などに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄以外に、担当者名など任意の回答項目を自由に設定できます。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelでは、格納先のアイテムIDやシート名を任意で設定し、OCR機能で取得した値をどの列に格納するかを自由に設定できます。
- Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にOCRで読み取った会社名や氏名などの情報を含めて送信することも可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに保存された請求書や契約書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業でテキストに起こしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取ってGoogleドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
- 書類のデジタル化に伴うOCR処理やデータ入力の効率化を検討している方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCR処理からテキスト追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力のプロセスをなくすことで、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションの分岐機能で、追加されたファイルがPDF形式である場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、追加されたPDFファイルをダウンロードします。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、PDFファイルの中から特定の項目のみを抽出するよう設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを読み取るといった設定が可能です。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、読み取ったテキストを追加するドキュメントを任意で指定してください。
■注意事項
- Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 交換した名刺の情報を手作業でMicrosoft Excelに入力している営業担当者の方
- OCR機能を活用して名刺のデータ化を自動化し、入力ミスを防ぎたい方
- 名刺情報の管理を効率化して、迅速に顧客アプローチを行いたいチームリーダーの方
- フォームから名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへの格納までが自動で実行されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業での転記がなくなることで、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームに名刺画像をアップロードするよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、フォームで受け取った名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、OCR機能が読み取ったテキスト情報を指定のファイルに格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了を担当者などに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄以外に、担当者名など任意の回答項目を自由に設定できます。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelでは、格納先のアイテムIDやシート名を任意で設定し、OCR機能で取得した値をどの列に格納するかを自由に設定できます。
- Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にOCRで読み取った会社名や氏名などの情報を含めて送信することも可能です。
- Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
この記事では、メールやフォーム、チャットツールなどで受け取ったファイルに含まれる表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートへ自動で追加する方法について解説しました！
請求書処理、アンケート集計、データ入力など、表形式のデータを扱う業務は多岐にわたりますが、手作業で行うと時間と手間がかかり入力ミスも起こりがちです…。
そのような時こそYoomのようなツールを活用して、自動化を導入してみましょう！プログラミングの知識がなくても、これらの定型的な作業を簡略化可能です。
また、普段活用している様々なツールをトリガーとして設定できるため、いつもの業務をスムーズに、そしてスピーディーに簡潔できるようになるはずです。
ぜひこの機会にYoomを活用した自動化を導入して、業務効率が向上する素晴らしさを体験してみてくださいね！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
