フォームで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

フォームで受け取った請求書などのファイルを一つひとつ開き、内容を手でスプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Yoomのフォーム機能で受信したファイルの表データをOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加します。面倒なデータ転記作業を自動化し、入力ミスを防ぐことで業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信した請求書や申込書などのファイルを手入力で管理している方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業に時間を費やしている方
• OCRとGoogle スプレッドシートを連携させ、書類管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、OCRでの読取から転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手入力による転記ミスや項目の読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームで受信したファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、ファイルから抽出したいテキストの項目を任意で指定できます。例えば、発行日や請求書番号、支払期日など、書類のフォーマットに合わせて設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを自由にマッピングすることが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。