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「Boxにアップロードした請求書や契約書から、顧客情報を抜き出してPaddleに登録したい!」
「でも、ファイルをひとつひとつ確認して登録する作業は時間がかかるし、転記ミスも発生しそう…」
BoxとPaddle間での手作業によるデータ連携に、このような課題を感じてはいませんか?
そんな時、<span class="mark-yellow">Boxに格納されたファイルから自動で必要なデータを読み取り、Paddleに顧客情報として登録する仕組み</span>があれば、煩わしいデータ入力作業から解放されるでしょう!そして、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとPaddleを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。以下のバナーから、業務自動化を今すぐ導入できますよ!
BoxとPaddleのAPIを連携させることでデータ登録や更新作業を自動化し、業務効率を向上させましょう。
ここでは、具体的な自動化のユースケースをご紹介します。
ご自身の業務に近いものや、解決したい課題に合うものがあれば、ぜひクリックして詳細をご確認ください!
Boxに請求書や契約書などのファイルがアップロードされた際に、OCR機能でファイル内のテキスト情報を読み取り、その情報を基にPaddleに新しい顧客情報(Customer)を自動作成します。
<span class="mark-yellow">手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスの削減と登録作業の迅速化を実現</span>できるでしょう。
Box内の特定フォルダに、指定したキーワードを含むファイルがアップロードされた場合にのみ、顧客情報の作成を実行する連携です。
顧客情報を含むファイルなどを的確にフィルタリングして連携できるため、<span class="mark-yellow">不要な顧客情報の作成を防げます。</span>
ここからは、BoxとPaddleを連携させたフローの作成方法を解説していきます!
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りPaddleにCustomerを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。
この設定は初回のみ必要です。
① Boxのマイアプリ登録
以下のナビに従って登録してください。
マイアプリ画面にBoxが追加されたら、次のアプリの登録に進みましょう。
② Paddleのマイアプリ登録
マイアプリ画面にPaddleも追加されていれば、このフローで使用するアプリの登録は完了です!
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面(フローボット)が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
OCRを行うために、Boxにアップロードされたファイルをダウンロードします。
OCRを使って、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
参考:「OCRで文字を抽出」の設定方法
OCRや音声の文字起こしなどのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまいます、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使用できるため、気になる機能をぜひお試しください。
それでは、抽出したデータを用いてPaddleに顧客を作成しましょう。
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました!」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Boxの指定したフォルダに顧客情報を含むPDF・画像ファイルをアップロードし、その情報を基にした顧客がPaddleに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます!是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はBoxからPaddleへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にPaddleからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、PaddleでのイベントをトリガーにBoxでのファイル管理を自動化することも可能になります。
Paddleで新しい製品(Product)が作成されたことをトリガーに、その製品名のフォルダをBoxに自動で作成します。<span class="mark-yellow">製品ごとに必要な資料を格納するフォルダを用意する手間を削減し、フォルダの作成漏れや命名ミスも防止、情報管理を効率化</span>します。
逆方向の連携においてもフィルタリングが活用できます。指定キーワードが含まれる製品が作成された場合にのみ、Boxにフォルダを作成する仕組みによって、<span class="mark-yellow">より整理されたファイル管理を実現</span>できるでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやPaddleのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください!
Boxにファイルがアップロードされた際、ChatGPTで内容を要約し、その情報をメールで送信する機能が活用できます。
この自動化により、重要なファイルの内容を迅速に共有できるほか、Salesforceの商談オブジェクトから自動でBoxにフォルダを作成することも可能です。
PaddleとSquareのデータ連携を自動化することで、特定の条件に合った顧客が作成された際に、Squareでの顧客作成をトリガーとして活用できます。
また、Paddleで支払いが失敗した際に自動でZendeskにチケットを作成する仕組みを導入することで、取引関連の問題を迅速に対応でき、業務効率を向上させることが可能です。
BoxとPaddleの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">ファイルからの情報転記や顧客登録といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
担当者が単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになることで、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q:大量のファイルを一度にアップロードした場合、処理はどうなりますか?
A:例えばBoxに10個のファイルを同時にアップロードすると、フローは順次実行され、Paddleに10人分の顧客が作成されることになります。
月に使用可能なタスクの上限や、Box APIとPaddle APIのリクエスト上限にはご注意ください。
参考:「タスク実行数」のカウント方法について
Q:PaddleのAPIキーに、より安全な権限設定はありますか?
A:連携させるアクション(顧客作成・製品作成・取引検索など)に合わせて権限を付与することで、より安全なAPIキーを作成できます。
Paddleとの連携を顧客作成に限定するのであれば、「Customers」の「Write」にのみ権限を付与してください。
Q:既に登録済みの顧客情報を、誤って二重登録しませんか?
A:同一メールアドレスの顧客が存在する場合にはエラーとなり、新規顧客の作成や上書きは行われません。
作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
参考:Yoomお問い合わせ窓口