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「Freshdeskに新しい顧客情報が作成されるたびに、Google Driveに顧客管理用のフォルダを手動で作成している…」
「コンタクト情報や会社情報を手作業でフォルダ名に転記しているため、入力ミスや対応漏れが発生してしまうことがある…」
このように、FreshdeskとGoogle Driveを併用する中で、手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Freshdeskで新しいデータが作成されるたびに、Google Driveにフォルダが自動で作成される仕組み</span>があれば、日々の繰り返し作業から解放され、入力ミスや対応漏れを防ぐことができます。
その結果、生産性の高い顧客対応に集中できる時間が確保できるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshdeskとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshdeskとGoogle DriveのAPIを連携することで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ連携を自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにFreshdeskとGoogle Driveの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Freshdeskで新しいコンタクトが作成されると、その顧客名をタイトルにしたフォルダがGoogle Driveに自動で作成されます。
<span class="mark-yellow">顧客に関連する資料を整理するためのフォルダ作成の手間や漏れを削減できるため、効率的な情報管理を実現</span>したいときにおすすめです。
コンタクトごとではなく、会社単位で情報を管理している場合にも同様の自動化が可能で、Freshdeskに新しい会社情報が作成されると、指定した場所に会社名のフォルダが自動で作成されます。
<span class="mark-yellow">案件資料や契約書などを一元的に管理できる体制がスムーズに構築され、アカウント単位での情報整理が楽</span>になるはずです。
それでは、さっそく実際にFreshdeskとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでFreshdeskとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Freshdesk／Google Drive
[Yoomとは]
今回は、Freshdeskでコンタクトが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
1.Freshdeskのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、FreshdeskとYoomを連携してみましょう！
2.Google Driveのマイアプリ連携
アプリ一覧でGoogle Driveを検索してください。
Google Driveを選択すると下記の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し、「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです！
パスワードを入力して、もう一度「次へ」をクリックします。
内容を確認して、「続行」をクリックします。
※権限の付与が求められた場合は、すべて許可してください。
これでGoogle DriveとYoomの連携完了です！
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
「コンタクトが作成または更新されたら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報の項目にはステップ1でマイアプリ連携したFreshdeskのアカウント情報が自動で表示されます。
トリガーアクションは「コンタクトが作成または更新されたら」のままで次に進みましょう！
まずは事前準備として、Freshdeskで新しいコンタクトを作成しましょう！
今回はテスト用に下記のように作成してみました！
コンタクトを作成したら、Yoomの操作画面に戻ります。
YoomがFreshdeskの新規コンタクトの作成を何分間隔で確認するかを設定します。
コンタクトが作成された場合のみ、自動化フローが起動します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※料金プランはこちらからご確認いただけます。
赤枠内の説明を参考にして、ドメイン名を入力し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に、先ほどFreshdeskに作成したコンタクト情報（アウトプット）が表示されます。
「保存する」をクリックして完了です！
※取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。
なお、この取得した値（＝アウトプット）は、今後のステップで活用します！
Freshdeskのトリガーでは、コンタクトの作成と更新時にフローボットが起動するため、作成時のみGoogle Driveにフォルダを作成するように、処理を分岐させる設定をします。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランでは使えないため、実行しようとするとエラーになってしまうのでご注意ください。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！
トライアル期間中は、普段は制限されている機能やアプリも自由に試せるので、この機会にぜひお試しくださいね！
詳しくは下記をご参照ください。
オペレーションと取得した値は、あらかじめテンプレートで設定されています。
下記の条件のまま次に進みましょう！
分岐条件もテンプレートであらかじめ設定されているので、下記条件のまま「保存する」をクリックして完了です！
【Tips】
最後に、Google Driveにフォルダを作成する設定を行います。
「フォルダを作成する」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携したGoogle Driveのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「フォルダを作成する」のままで次に進みましょう！
フォルダ名は、Freshdeskで作成したコンタクト名があらかじめ設定されています。
【Tips】
テキストを直接入力した部分は固定値として扱われます。
そのため、毎回変動する部分は取得した値を活用しましょう！
例えば、下記の画像のように「様」を手入力すると、新しいコンタクトが作成されるたび名前部分は変動し、「様」は固定値として反映されます。
※デフォルトで入力されている「←トリガーで取得したフォルダ名の値を引用してください」は削除してくださいね！
編集欄をクリックすると、連携したGoogle Driveアカウントのフォルダ候補が表示されます。
その中から、今回作成するファイルを格納したいフォルダを選択してください。
選択すると、フォルダIDが自動で反映されます。
※まだ格納先のフォルダを作成していない場合は、このタイミングで作成してから選択すればOKです！
テストを実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です！
※テストに成功すると、フォルダが実際に作成されます。
Google Driveにフォルダが作成されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Freshdeskでコンタクトを作成したら、Google Driveにフォルダが作成されるか確認してみてくださいね！
今回は、FreshdeskからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからFreshdeskへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せて利用してみてくださいね！
Google Driveに名刺画像がアップロードされると、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、その情報を基にFreshdeskに新しいコンタクトを作成します。
<span class="mark-yellow">獲得した名刺を都度Google Driveにアップロードした後、手作業でFreshdeskに転記する手間を省く</span>ことができます。
「新規名刺」など特定のキーワードを含むファイルが追加された際など、条件に一致する場合のみ、その情報を基にFreshdeskに新しいコンタクトを作成することも可能です。
<span class="mark-yellow">意図しないファイルの誤処理を防ぎ、より正確なコンタクト管理を実現</span>したいときに利用してみてください。
FreshdeskやGoogle DriveのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
フォームアプリと連携することで、コンタクト情報が送信されたらFreshdeskに自動登録できます。
テンプレートを設定するだけで、手作業で内容を転記する手間を削減できるため、人為的ミスが課題のときに利用してみてください。
AIツールと連携することで、Google Driveに保存されたファイルを自動で解析してメンバーへ通知できます。
手動でのファイル確認や通知作業が削減されるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
FreshdeskとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客情報に基づくフォルダ作成の手間を削減し、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は最新の正しい情報に基づいてスムーズに顧客対応を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてくださいね！
Q：フォルダ名は自由にカスタマイズできますか？
A：はい、可能です！
テンプレートのデフォルト設定では、顧客名をタイトルにしたフォルダが自動的に作成されますが、例えば「【顧客名】様_案件資料」のように定型文を組み合わせたり、日付を組み合わせたりした命名規則で管理することができます。
また、Freshdeskの他の項目を活用することもでき、チームの管理スタイルに合わせて柔軟な設定が可能です！
Q：共有ドライブにもフォルダを作成できますか？
A：はい、可能です！
マイアプリ連携したアカウントが招待されている共有ドライブも連携対象です。
「作成先のフォルダID」を設定する箇所で、候補から共有ドライブのフォルダを設定してください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
再実行は自動で行われませんので、通知を確認後、手動で再実行を行ってください。
また通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
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