■概要
Freshdeskで新しいお客様のコンタクトを作成した際、関連資料を保管するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの命名規則のミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、FreshdeskとGoogle Driveを連携させ、コンタ-クト作成をトリガーに自動でフォルダを作成できるため、こうした手作業をなくし、効率的な顧客情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Freshdeskでの顧客管理とGoogle Driveでのファイル管理を手作業で行っている方
- FreshdeskとGoogle Driveを連携させ、顧客ごとのフォルダ作成を自動化したい方
- 顧客対応の属人化を防ぎ、チームでスムーズに情報共有できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskのコンタ-クト作成時に自動でGoogle Driveへフォルダが作られるため、手作業の時間を削減し、より重要な顧客対応に集中できます
- 手動でのフォルダ作成による作成漏れや命名規則の間違いを防ぎ、チーム内での情報管理を標準化することで、属人化の解消にも繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとGoogle DriveをYoomに連携します
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規で作成されたコンタ-クトの場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタ-クト情報をもとにフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskのトリガー設定では、連携するアカウントのドメイン名を任意で設定してください
- Google Driveでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成先の親フォルダをIDで指定することが可能です
■注意事項
- Freshdesk、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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