■概要
Freshdeskで新しい顧客（会社）情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダ名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、FreshdeskとGoogle Driveを連携させ、会社情報が作成されたタイミングで、指定した場所にフォルダを自動で作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Freshdeskで顧客管理を行い、Google Driveで関連ファイルを管理している方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
- 顧客管理に関連するノンコア業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskに会社情報が登録されると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「会社が作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成の場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Freshdeskから取得した会社名でフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskとの連携設定では、ご利用のFreshdeskアカウントに応じたドメイン名を任意で設定してください
- Google Driveでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先の親フォルダを任意のフォルダIDで指定してください
■注意事項
- Freshdesk、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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