Freshdeskでチケットが作成されたら、Microsoft Excelに追加する

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■概要

Freshdeskで日々作成されるチケット情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは手間がかかる作業です。また、コピー&ペーストの繰り返しは、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Freshdeskで新しいチケットが作成された際に、その内容を自動でMicrosoft Excelへ追加できるため、こうした課題を解消し、顧客対応の履歴管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Freshdeskでのチケット管理と、Microsoft Excelでの情報集計を両方行っている方
  • チケット情報の転記作業に時間がかかり、本来の顧客対応業務に集中したいと考えている方
  • 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な情報管理を実現したいチームの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Freshdeskでチケットが作成されると自動でMicrosoft Excelへデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
  • 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、FreshdeskとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したチケット情報をどのファイルやシートに追加するかを指定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Freshdeskのトリガー設定では、特定の優先度やステータスを持つチケットが作成された時のみフローを起動させるなど、条件を細かく指定することが可能です。
  • Microsoft Excelに追加するレコードとして、チケットの件名や担当者、作成日時など、どの情報をどの列にマッピングするかを任意に設定できます。

■注意事項

  • FreshdeskとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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