Google Driveで特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Freshdeskにコンタクトを作成する

■概要

Freshdeskへの顧客情報登録を手作業で行っていませんか？例えば、Google Driveに保存した名刺画像などを見ながら一件ずつ情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能で文字情報を自動で読み取り、Freshdeskにコンタクト情報を新規作成するため、こうしたFreshdeskとGoogle Drive間のデータ連携に関する課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したファイル情報をFreshdeskへ手入力しており、手間を感じている方
• FreshdeskとGoogle Driveを連携させ、顧客情報登録の自動化を検討している方
• 紙媒体で受け取った顧客情報をFreshdeskで一元管理したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、Freshdeskへのコンタクト作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、Freshdeskのデータ精度向上に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshdeskとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. さらに、オペレーションでOCR機能を使い、ダウンロードしたファイルから文字情報を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでFreshdeskの「コンタクトを作成」アクションを設定し、読み取った情報を元にコンタクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定のファイル名や拡張子のみを処理の対象とするなど、ユーザーの運用に合わせて条件を任意で設定することが可能です。
• Freshdeskの連携設定やオペレーション設定時には、利用しているFreshdeskのドメイン名を任意で設定してください。

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■注意事項

• Google Drive、FreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。