Google DriveでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Freshdeskにコンタクトを作成する

■概要

FreshdeskとGoogle Driveを利用して顧客情報を管理しているものの、情報の転記作業に手間を感じていませんか？例えば、Google Driveに保存された名刺や申込書などのファイルから、手作業でFreshdeskにコンタクト情報を入力するのは時間もかかり、ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能が自動で文字を読み取りFreshdeskのコンタクトを新規作成するため、こうした手作業をなくし、業務を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• FreshdeskとGoogle Driveを連携させ、顧客情報の登録業務を自動化したい方
• 紙媒体やPDFで受け取った顧客情報を手作業でFreshdeskに入力している方
• ファイル管理と顧客管理の間のデータ転記ミスをなくし、精度を高めたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると、自動でFreshdeskにコンタクトが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
• 手作業での情報転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を向上させます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshdeskとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでFreshdeskの「コンタクトを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元にコンタクトを新規作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で指定してください
• Freshdeskにコンタクトを作成するオペレーションでは、連携するアカウントのドメイン名をご自身の環境に合わせて設定してください
• また、OCR機能で読み取ったどのテキスト情報をFreshdeskのどの項目（氏名、メールアドレスなど）に割り当てるかを任意でマッピング設定してください

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■注意事項

• Google Drive、FreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。