Outlookでメールを受信したら、Google スプレッドシートにレコードを追加して、別のシートにもコピーする

■概要

Outlookで受信する重要なメールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、Google スプレッドシートの指定した2つのシートへ情報を自動で追加できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、手入力の手間をなくしたい方
• メールからのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方
• 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信後、自動でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
• システムが自動で情報を転記するので、手作業で発生しがちな入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、1つ目のシートに情報を追加します。
4. 最後に、もう一度オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、2つ目のシートにも同じ情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知の対象としたいメールの受信フォルダや、特定の差出人、件名に含まれるキーワードなどで条件を任意に設定してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、レコードの追加先となるスプレッドシートID、シート名、テーブル範囲をそれぞれ指定し、どの列にどの値を反映させるかを設定できます。

■注意事項‍

• OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。