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「普段はGmailを使っているけど、会社指定でOutlookも使わなければならない…」
「Outlookに届いた重要なメールを、Gmailで転送しているけど、要約した内容を送りたい…」
このように、OutlookとGmailの両方を利用する中で、情報連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメール情報を自動的に要約してGmailに連携させる仕組み</span>を構築できれば、こうした日々のストレスやリスクから解放され、よりスムーズな情報共有を行いながら、本来集中すべきコア業務に時間を使えるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとGmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Outlookに届いたメールの内容を自動で要約してGmailで通知したり、添付ファイルを処理してテキストデータとして転送したりといった作業が、人の手を介さずに完了します。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信した長文のメールをAIが自動で要約し、その要点のみをGmailで通知することで、<span class="mark-yellow">情報確認にかかる時間を短縮し、重要なポイントの見落としを防げるはずです。</span>
この連携は、AIによる要約といったデータ加工処理を含んでおり、毎日大量のメールを受け取る方や、移動中など限られた時間で情報をキャッチアップしたい場合に特に有効です。
Outlookで請求書や契約書などのPDFファイルが添付されたメールを受信した際に、自動でOCR処理を実行してファイル内のテキストを抽出し、その内容をGmailで通知します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手動で添付ファイルを開いて内容を確認するといった一連の作業を自動化</span>し、転送作業を効率化できるはずです。
それでは、さっそく実際にOutlookとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
事前準備
テスト用にOutlookにメールを送信します。
このメールのテキストを要約し、Gmailに通知する流れです。
それでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Outlookを検索し、クリックしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoftのサインイン画面に移行するのでメールアドレスなどを入力し「次へ」をクリックします。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックします。
これでOutlookのマイアプリ連携は完了です！
Gmailの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Gmailを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGmailのマイアプリ登録は完了です。
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックしましょう。
ここではOutlookでメールを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
※Outlookについて：「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なるのでご注意ください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDを選択します。
フィールドをクリックし、連携したいフォルダを選択してください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックしましょう。
前項で取得した値から、テキストを要約する設定を行います。
要約対象のテキストは、前項で取得した値を使用して設定します。
取得した値を使用することで、テキストが固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値が反映されます。
本文と件名など複数の項目を選択することも可能です。
文字数と要約の条件を利用状況にあわせて設定しましょう。
入力したら「テスト」をクリックします。
なお、テストは単位時間当たりの回数制限があるのでご注意ください。
テストに成功すると、要約された内容が表示されていますね！
この時、取得した値にも結果が反映されます。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックしましょう。
ここでは、Gmail側の通知メールの送信設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下に進みます。
「From」と「To」を入力します。
「From」は候補から選択することも可能です。
件名と本文を入力してください。
いずれも、Outlookやテキストの要約設定で取得した値を選択できます。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローが実行されるたび新しい値が反映されます。
入力したら「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面から、メール送信のテストをします。
内容を確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、設定した宛先にメールが実際に送信されます。
確認し、「保存する」をクリックします。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知する方法は以上です。
今回はOutlookからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
普段Outlookをメインで利用している方が、Gmailで受信する情報を効率的に管理したい場合に非常に便利です。
Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で要約し、Outlookで通知することで、<span class="mark-yellow">普段メインで使っているOutlookで、Gmailに届く情報の要点をスムーズに共有できます。</span>
複数のメールアカウントを効率的に管理したい方におすすめです。
Gmailで受信した添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをOutlookで通知します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Gmailに届く請求書などの書類情報を、わざわざ転記することなくOutlookで自動転送できる</span>ため、業務の効率化に繋がるはずです。
OutlookやGmailのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Salesforceと連携すれば、リードが作成された際にOutlookでメールを自動送信できます。
テンプレートを設定するだけで、手動でのメール作成と送信作業を省けるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
プロジェクト管理ツールと連携することで、Gmailで受信した内容をもとにタスクを自動作成できます。
これにより、メールを確認してタスクを作成する業務を自動化できるため、タスクの起票漏れといった人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
OutlookとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたOutlookとGmail間の情報転記作業を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、メールの見落としやコピー＆ペーストミスといったリスクをなくし、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の件名のメールだけを連携できますか？
A：はい可能です。
Outlookのトリガーアクションを、「メールを受信したら」から「特定の件名のメールを受信したら」に変更することで実現できます。
また、Yoomの分岐オペレーションを追加することで、件名だけでなく、本文や添付ファイルの有無といった連携条件を設定することも可能です。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：この自動連携で消費するタスク数と料金の目安は？
A：今回紹介した連携は1回あたり最低3タスク消費します。
要約のオペレーションで設定するアクションにより消費するタスク数が変動します。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、フリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
月100タスク以上消費する場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Yoomプランと「タスク実行数」のカウント方法について
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