Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知する
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■概要
「Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailに通知する」ワークフローは、重要なメール情報を効率的に管理するための業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で要約し、その要約内容をGmailに通知します。無料で利用できる要約アプリを活用することで、コストを抑えつつ業務の効率化を図ることができます。これにより、メール管理がよりスムーズになり、重要な情報を見逃すリスクを減らせます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGmailを日常的に使用しているビジネスパーソンの方
・日々大量のメールを処理しており、要約アプリを活用して効率化を図りたい方
・無料で利用できる要約ツールを探している中小企業の管理者の方
・AIを活用して業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・メールの内容を迅速に把握し、チーム内で共有したいプロジェクトリーダーの方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとGmailを連携し要約して通知するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知する
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■概要
「Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailに通知する」ワークフローは、重要なメール情報を効率的に管理するための業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で要約し、その要約内容をGmailに通知します。無料で利用できる要約アプリを活用することで、コストを抑えつつ業務の効率化を図ることができます。これにより、メール管理がよりスムーズになり、重要な情報を見逃すリスクを減らせます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGmailを日常的に使用しているビジネスパーソンの方
・日々大量のメールを処理しており、要約アプリを活用して効率化を図りたい方
・無料で利用できる要約ツールを探している中小企業の管理者の方
・AIを活用して業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・メールの内容を迅速に把握し、チーム内で共有したいプロジェクトリーダーの方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「普段はGmailを使っているけど、会社指定でOutlookも使わなければならない…」
「Outlookに届いた重要なメールを、Gmailで転送しているけど、要約した内容を送りたい…」
このように、OutlookとGmailの両方を利用する中で、情報連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、Outlookで受信したメール情報を自動的に要約してGmailに連携させる仕組みを構築できれば、こうした日々のストレスやリスクから解放され、よりスムーズな情報共有を行いながら、本来集中すべきコア業務に時間を使えるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化させましょう！
一般的なGmailとOutlookの連携
OutlookとGmailの連携は、業務効率化に役立つ基本的なステップです。GmailでIMAPを有効にし、Outlookにアカウントを追加することで同期が可能となり、セキュリティ強化のために二段階認証やアプリパスワードを設定することも大切です。連携後、同期エラーや移行時の問題が発生することがあるので、トラブルシューティング方法を理解しておくとスムーズに対応できます。
さらに、基本的な設定に慣れたら、自動化を進めるとより効率的です。例えば、OutlookとGmailの間で自動転送や通知を設定するだけでなく、AIを活用してメール内容を要約し、その要約をGmailで通知することも可能です。Yoomのようなツールを使用すれば、ノーコードで複数ツールの連携と自動化ができ、複雑な作業も簡単に実行できます。
OutlookとGmailを連携してできること
OutlookとGmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Outlookに届いたメールの内容を自動で要約してGmailで通知したり、添付ファイルを処理してテキストデータとして転送したりといった作業が、人の手を介さずに完了します。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知する
Outlookで受信した長文のメールをAIが自動で要約し、その要点のみをGmailで通知することで、情報確認にかかる時間を短縮し、重要なポイントの見落としを防げるはずです。
この連携は、AIによる要約といったデータ加工処理を含んでおり、毎日大量のメールを受け取る方や、移動中など限られた時間で情報をキャッチアップしたい場合に特に有効です。
Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知する
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■概要
「Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailに通知する」ワークフローは、重要なメール情報を効率的に管理するための業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で要約し、その要約内容をGmailに通知します。無料で利用できる要約アプリを活用することで、コストを抑えつつ業務の効率化を図ることができます。これにより、メール管理がよりスムーズになり、重要な情報を見逃すリスクを減らせます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGmailを日常的に使用しているビジネスパーソンの方
・日々大量のメールを処理しており、要約アプリを活用して効率化を図りたい方
・無料で利用できる要約ツールを探している中小企業の管理者の方
・AIを活用して業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・メールの内容を迅速に把握し、チーム内で共有したいプロジェクトリーダーの方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで添付ファイルを受信したら、OCRを行いGmailで通知する
Outlookで請求書や契約書などのPDFファイルが添付されたメールを受信した際に、自動でOCR処理を実行してファイル内のテキストを抽出し、その内容をGmailで通知します。
この仕組みにより、手動で添付ファイルを開いて内容を確認するといった一連の作業を自動化し、転送作業を効率化できるはずです。
Outlookで添付ファイルを受信したら、OCRを行いGmailで通知する
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■概要
Outlookで受信したメールの添付ファイルを確認し、内容を転記してGmailで通知する、といった定型業務に手間を感じていませんか？
特に請求書などの重要書類は、手作業による確認や転記作業でミスが許されず、大きな負担になることもあります。
このワークフローを活用すれば、特定のOutlookメールの受信をきっかけに、添付ファイルの情報をOCRで自動抽出しGmailで通知する一連の流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する請求書などの対応に多くの時間を費やしている経理担当者の方
・GmailとOutlookを併用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方
・添付ファイルの確認と関係者への通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
OutlookとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はOutlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとGmailをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定、テキストの抽出設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知する
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■概要
「Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailに通知する」ワークフローは、重要なメール情報を効率的に管理するための業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で要約し、その要約内容をGmailに通知します。無料で利用できる要約アプリを活用することで、コストを抑えつつ業務の効率化を図ることができます。これにより、メール管理がよりスムーズになり、重要な情報を見逃すリスクを減らせます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGmailを日常的に使用しているビジネスパーソンの方
・日々大量のメールを処理しており、要約アプリを活用して効率化を図りたい方
・無料で利用できる要約ツールを探している中小企業の管理者の方
・AIを活用して業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・メールの内容を迅速に把握し、チーム内で共有したいプロジェクトリーダーの方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとGmailをマイアプリ連携
事前準備
テスト用にOutlookにメールを送信します。
このメールのテキストを要約し、Gmailに通知する流れです。
それでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Outlookを検索し、クリックしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoftのサインイン画面に移行するのでメールアドレスなどを入力し「次へ」をクリックします。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックします。
これでOutlookのマイアプリ連携は完了です！
Gmailの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Gmailを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGmailのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailに通知する」ワークフローは、重要なメール情報を効率的に管理するための業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で要約し、その要約内容をGmailに通知します。無料で利用できる要約アプリを活用することで、コストを抑えつつ業務の効率化を図ることができます。これにより、メール管理がよりスムーズになり、重要な情報を見逃すリスクを減らせます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGmailを日常的に使用しているビジネスパーソンの方
・日々大量のメールを処理しており、要約アプリを活用して効率化を図りたい方
・無料で利用できる要約ツールを探している中小企業の管理者の方
・AIを活用して業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・メールの内容を迅速に把握し、チーム内で共有したいプロジェクトリーダーの方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
はじめに1つ目の工程をクリックしましょう。
ここではOutlookでメールを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
※Outlookについて：「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- タイトル：任意で変更可能です。
- アプリ：Outlook
- Outlookと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
- トリガーアクション：Outlookでメールを受信したら起動します。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なるのでご注意ください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDを選択します。
フィールドをクリックし、連携したいフォルダを選択してください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：AIで要約する
次に2つ目の工程をクリックしましょう。
前項で取得した値から、テキストを要約する設定を行います。
要約対象のテキストは、前項で取得した値を使用して設定します。
取得した値を使用することで、テキストが固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値が反映されます。
本文と件名など複数の項目を選択することも可能です。
文字数と要約の条件を利用状況にあわせて設定しましょう。
入力したら「テスト」をクリックします。
なお、テストは単位時間当たりの回数制限があるのでご注意ください。
テストに成功すると、要約された内容が表示されていますね！
この時、取得した値にも結果が反映されます。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Gmailでメールを送る
次に3つ目の工程をクリックしましょう。
ここでは、Gmail側の通知メールの送信設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下に進みます。
「From」と「To」を入力します。
「From」は候補から選択することも可能です。
件名と本文を入力してください。
いずれも、Outlookやテキストの要約設定で取得した値を選択できます。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローが実行されるたび新しい値が反映されます。
入力したら「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面から、メール送信のテストをします。
内容を確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、設定した宛先にメールが実際に送信されます。
確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知する方法は以上です。
GmailのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
普段Outlookをメインで利用している方が、Gmailで受信する情報を効率的に管理したい場合に非常に便利です。
Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Outlookで通知する
Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で要約し、Outlookで通知することで、普段メインで使っているOutlookで、Gmailに届く情報の要点をスムーズに共有できます。
複数のメールアカウントを効率的に管理したい方におすすめです。
Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Outlookで通知する
試してみる
■概要
GmailとOutlookを併用していると、アカウントを何度も切り替えてメールを確認する手間がかかり、重要な連絡を見落としてしまうことはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、その結果をOutlookに通知するものです。この設定により、OutlookとGmail間の情報確認の手間を省き、メール対応の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・業務でOutlook、個人用でGmailを使い分け、メール確認の手間を省きたい方
・複数のGmailアカウントに届く重要メールを、メインのOutlookで一元的に把握したい方
・OutlookとGmail間の情報連携を自動化し、スムーズな対応を実現したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで添付ファイルを受信したら、OCRを行いOutlookで通知する
Gmailで受信した添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをOutlookで通知します。
この連携により、Gmailに届く請求書などの書類情報を、わざわざ転記することなくOutlookで自動転送できるため、業務の効率化に繋がるはずです。
Gmailで添付ファイルを受信したら、OCRを行いOutlookで通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や注文書といった添付ファイル、その都度内容を確認して手作業で転記していませんか？
さらに、関係者にOutlookで通知する作業も重なると、手間がかかりミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、特定のGmailアカウントでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの情報をOCRで自動抽出し、その内容をOutlookで関係者に通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailに届く添付ファイル付きメールの処理に、多くの時間を費やしている方
・手作業でのデータ転記や、Outlookでの手動通知によるミスをなくしたい方
・GmailとOutlookを連携させ、定型的な通知業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OutlookやGmailを使ったその他の自動化例
OutlookやGmailのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Outlookを使った便利な自動化例
Salesforceと連携すれば、リードが作成された際にOutlookでメールを自動送信できます。
テンプレートを設定するだけで、手動でのメール作成と送信作業を省けるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する
試してみる
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Outlookでタスクが作成されたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Outlookで管理しているタスクを、プロジェクト管理のためにTrelloへ手作業で転記する際に、手間を感じたり、転記を忘れてしまったりすることはありませんか？
このような手作業は時間的なコストがかかるだけでなく、抜け漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、OutlookとTrelloを連携し、Outlookで新しいタスクが作成された際に、Trelloにカードを自動で作成するため、タスク管理の精度を高め、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとTrelloを併用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方
・チームのタスク共有を円滑にするため、OutlookとTrelloの連携を自動化したいマネージャーの方
・手作業によるタスクの転記漏れや入力ミスを防ぎ、管理精度を向上させたい方
■注意事項
・Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
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Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのカレンダーとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
・会議や打ち合わせが多く、議事録や関連資料の格納フォルダを手作業で作成している方
・手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの不徹底といった課題を解消したい方
■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailを使った便利な自動化例
プロジェクト管理ツールと連携することで、Gmailで受信した内容をもとにタスクを自動作成できます。
これにより、メールを確認してタスクを作成する業務を自動化できるため、タスクの起票漏れといった人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
試してみる
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
Gmailでの受信内容をもとに、AIでSEO記事の構成を自動生成しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信したメールをきっかけに、AIでSEO記事の構成を自動生成し、Microsoft Teamsへ通知する業務ワークフローです。社内共有までをワンストップで実現できるので、SEO記事作成の自動化に役立ちます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailに届く依頼メールをもとにすばやく記事構成を作りたいマーケターの方
・AIを活用してSEOの自動化を進めたいウェブ担当者の方
・Microsoft Teamsでチームに記事案をリアルタイム共有したいチームリーダーの方
・クライアントからの要望を効率的に記事構成に反映したいコンテンツ制作者の方
・日々の構成作成に追われ、時間不足を感じている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信したメールをもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したメールをもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する」フローは、メール内容を活用して効率的にマニュアルを自動作成する業務ワークフローです。
Gmailで受信した特定ラベルのメール情報をGoogleドキュメントに自動で反映することで、手動での入力作業を削減できます。
このワークフローにより、マニュアル作成のスピードアップと精度向上を実現し、業務効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・業務のメールをGmailで受信している方
・Googleドキュメントでマニュアルを手動作成しており、作業を効率化したい方
・業務プロセスの自動化により、作業時間を短縮したいチームリーダー
・API連携やAIを活用して日常業務の改善を図りたい経営者
・マニュアル作成時のヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Gmail、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く多くのメールから重要な情報を探し出し、手作業でAsanaにタスクとして登録する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか？
特に、複数のプロジェクトやチームメンバーとの連携が多い場合、タスクの入力漏れや内容の不備は業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、Asanaに必要な情報を基にタスクを自動で追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとAsanaを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方
・メールからのタスク作成を手作業で行い、時間的コストや入力ミスに課題を感じている方
・AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信する
試してみる
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
まとめ
OutlookとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたOutlookとGmail間の情報転記作業を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、メールの見落としやコピー＆ペーストミスといったリスクをなくし、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：メールツールと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：特定の件名のメールだけを連携できますか？
A：はい可能です。
Outlookのトリガーアクションを、「メールを受信したら」から「特定の件名のメールを受信したら」に変更することで実現できます。
また、Yoomの分岐オペレーションを追加することで、件名だけでなく、本文や添付ファイルの有無といった連携条件を設定することも可能です。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：この自動連携で消費するタスク数と料金の目安は？
A：今回紹介した連携は1回あたり最低3タスク消費します。
要約のオペレーションで設定するアクションにより消費するタスク数が変動します。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、フリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
月100タスクより多くの消費が想定される場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Yoomプランと「タスク実行数」のカウント方法について
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