■概要
Outlookで管理しているタスクを、プロジェクト管理のためにTrelloへ手作業で転記する際に、手間を感じたり、転記を忘れてしまったりすることはありませんか？
このような手作業は時間的なコストがかかるだけでなく、抜け漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、OutlookとTrelloを連携し、Outlookで新しいタスクが作成された際に、Trelloにカードを自動で作成するため、タスク管理の精度を高め、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとTrelloを併用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方
- チームのタスク共有を円滑にするため、OutlookとTrelloの連携を自動化したいマネージャーの方
- 手作業によるタスクの転記漏れや入力ミスを防ぎ、管理精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでタスクを作成するだけで、Trelloにカードが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になることで、入力ミスやタスクの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」するアクションを設定し、Outlookから取得したタスクの情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、連携の対象としたいタスクリストのIDを任意で設定してください。
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいリストのIDを任意で設定できます。
- 作成するカードのタイトルや詳細には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したOutlookのタスク情報を変数として埋め込むことが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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