.avif)
・
「Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿された依頼内容を、毎回Freshserviceに手動でチケットとして起票している…」
「担当者によって入力内容にバラつきがあったり、転記ミスや対応漏れが発生したりして困っている…」
このように、Microsoft TeamsとFreshservice間での手作業による情報連携に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたら、その内容を自動でFreshserviceにチケットとして作成する</span>仕組みがあれば、より迅速で正確な顧客対応を実現し、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化させましょう！
YoomにはMicrosoft TeamsとFreshserviceを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとFreshserviceのAPIを連携させることで、手作業による転記の手間やミスをなくし、対応の迅速化を実現します。
以下に具体的な自動化の例をご紹介しますので、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの特定のチャネルに、顧客からの問い合わせや社内からの修正依頼などが投稿された際に、その内容を自動でFreshserviceにチケットとして作成する</span>連携です。
この仕組みにより、メッセージを確認してから手動でチケットを作成する手間がなくなり、対応漏れや転記ミスを防ぎながら初動対応を迅速化できます。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとFreshserviceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとFreshserviceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams／Freshservice
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Freshserviceでチケットを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
まずは、Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ連携をしましょう
こちらは以下の手順をご参照ください。
続いて、Freshserviceの連携をしましょう。
検索ボックスに「Freshservice」と入力してアイコンをクリックします。
注釈に沿って必要な項目を埋めていきましょう。
ログインを進めます。
以下の表示が出たら「Freshservice」のマイアプリ連携の完了です。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
続いてMicrosoft Teamsのチャネルにメッセージが投稿されたことをきっかけに動くトリガーを設定します。
下記赤枠をクリックしてください。
利用するMicrosoft Teamsアカウントを選択します。
「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を選びます。
チームIDとチャネルIDを、候補から選択します。
この時、必ずチームID→チャネルIDの順番で設定しましょう。
なお今回は以下のメッセージをMicrosoft Teamsで送信しています。
入力が完了したら、テストを実行。
テストが成功するとMicrosoft Teamsから取得したメッセージ情報が表示されます。
取得した値にMicrosoft Teamsの情報が反映していることを確認し「完了」をクリックします。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
これでMicrosoft Teamsにメッセージが投稿されたら自動処理が開始できるようになります！
次に、Microsoft Teamsのメッセージ内容から必要な情報を取り出します。
まずは、下記赤枠をクリック。
アクションを選択します。
タイトルは任意の変更が可能です。
変換タイプはタスクの量に気をつけて選択しましょう。
今回はデフォルト設定で進めます。
メッセージ内容を候補から選択して、任意のメッセージを作成します。
抽出したい項目を設定します。
今回は下記のように入力しましたが、お好みで項目の追加や削除をしてください。
さらに下の「指示内容」には任意で入力しましょう。
今回は空白で進めます。
確認後、 「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示され、件名と詳細が抽出されます。
抽出された値を確認し「完了」をクリックします。
これでMicrosoft Teamsのメッセージから必要な情報を自動で取り出せるようになりました！
最後に、抽出したデータを使ってFreshserviceでチケットを作成します。
「チケットを作成」アクションを選んでください。
アクションと連携アカウントを選択しましょう。
件名には、下記画像のように「取得した値」から「件名」を設定します。
「問題の詳細」も同様に、取得した値を活用しました。
連絡先メールアドレスを入力します。
優先度とステータスを候補から選びます。
今回はデフォルトの通りです。
ワークスペースIDを候補から選んでください。
必要に応じてCCメールアドレスを追加します。
テストを実行し、チケット作成結果を確認します。
取得された値を確認し、「完了」をクリックします。
Freshserviceからチケット作成完了のメール通知が届きます。
これでMicrosoft Teamsに投稿されたメッセージをもとに、自動でFreshserviceのチケットを作成できるようになります！ 🎉
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がMicrosoft TeamsのデータをFreshserviceに自動的に連携する方法でした。
今回はMicrosoft TeamsからFreshserviceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshserviceからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
<span class="mark-yellow">Freshserviceで新しいチケットが作成されたことをトリガーに、そのチケット情報をMicrosoft Teamsの指定したチャネルに自動で通知する</span>連携です。
この連携により、担当者がFreshserviceを常に確認しなくても、Microsoft Teams上で素早く新規チケットの発生を把握できるため、迅速な情報共有と対応開始が可能になります。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやFreshserviceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
メール受信やフォーム回答、商談成立などのイベントをきっかけに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることで、チーム内での情報共有をスピーディーに行えます。
さらに、Garoonで登録した予定をMicrosoft Teamsカレンダーへ同期したり、会議内容からZoomのURLを自動発行することで、スケジュール管理の手間を減らせるでしょう。
日常業務を効率化したいチームに最適です。
フォームの回答や特定のメール受信をきっかけに、Freshserviceへ自動でチケットを作成できます。
さらに、作成されたチケットをChatGPTで解析して内容を補完したり、Microsoft SharePointにフォルダを自動生成して関連資料を整理することも可能。
サポート業務の対応速度と情報管理の精度を高めたい担当者におすすめです。
Microsoft TeamsとFreshserviceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのメッセージ内容をFreshserviceへ転記する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、問い合わせや依頼への対応漏れがなくなり、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められるため、本来注力すべき問題解決などのコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の投稿だけをチケット化する条件は設定できますか？
A：はい、できます。
Yoomの「分岐する」や「進行先を切り替える」オペレーションを使って、取得したメッセージデータの中から特定のキーワードを含む／含まない、値が空である／ない、などの条件を設定して、条件を満たす投稿だけをチケット化（アクションに進行）させることが可能です。
例えば、「#テスト」というメッセージを受け取った場合に分岐したいのであれば、分岐オペレーションを下記のように設定することで運用が可能となります。
Q：依頼内容に応じて担当者を自動で割り振れますか？
A：可能です。
Microsoft Teams投稿の内容に応じて条件分岐を設定し、特定の条件に一致した場合に担当者を自動で割り振れます。
Q：連携が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：フロー実行が失敗すると、管理画面でエラーログが確認できます。
さらに通知設定をしておけば、エラー発生時にメールなどで管理者に知らせることも可能です。
これにより依頼が放置されるリスクを防げます。
詳しくはこちらのYoomヘルプセンターとYoomお問合せ窓口をご参照ください。
.avif)
.png)
.webp)
.webp)
