Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Freshserviceでチケットを作成する
試してみる
「Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿された依頼内容を、毎回Freshserviceに手動でチケットとして起票している…」手作業による情報連携に、課題を感じていませんか？
もし、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたら、その内容を自動でFreshserviceにチケットとして作成する 仕組みがあれば、より迅速で正確な顧客対応を実現し、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはMicrosoft TeamsとFreshserviceを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Freshserviceでチケットを作成する
試してみる
Microsoft TeamsとFreshserviceを連携してできること Microsoft TeamsとFreshserviceのAPIを連携させることで、手作業による転記の手間やミスをなくし、対応の迅速化を実現します。
以下に具体的な自動化の例をご紹介 しますので、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Freshserviceでチケットを作成する Microsoft Teamsの特定のチャネルに、顧客からの問い合わせや社内からの修正依頼などが投稿された際に、その内容を自動でFreshserviceにチケットとして作成する 連携です。
この仕組みにより、メッセージを確認してから手動でチケットを作成する手間がなくなり、対応漏れや転記ミスを防ぎながら初動対応を迅速化できます。
Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Freshserviceでチケットを作成する
試してみる
Microsoft TeamsとFreshserviceの連携フローを作ってみよう それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとFreshserviceを連携したフローを作成してみましょう！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams Freshservice
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は「Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Freshserviceでチケットを作成する 」フローを作成していきます！
Microsoft TeamsとFreshserviceをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Microsoft Teamsのトリガー設定およびFreshserviceのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Freshserviceでチケットを作成する
試してみる
ステップ1：マイアプリ連携と準備 まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
まずは、Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ連携をしましょう
続いて、Freshserviceの連携をしましょう。
注釈に沿って必要な項目を埋めていきましょう。
ログインを進めます。
以下の表示が出たら「Freshservice」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー ここからはフローを作っていきます。
Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Freshserviceでチケットを作成する
試してみる
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガーを設定する 続いてMicrosoft Teamsのチャネルにメッセージが投稿されたことをきっかけに動くトリガーを設定します。
利用するMicrosoft Teamsアカウントを選択します。
トリガーの起動間隔を選びます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チームIDとチャネルIDを、候補から選択します。
なお今回は以下のメッセージをMicrosoft Teamsで送信しています。
入力が完了したら、テストを実行。
取得した値にMicrosoft Teamsの情報が反映していることを確認し「完了」をクリックします。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。こちら
これでMicrosoft Teamsにメッセージが投稿されたら自動処理が開始できるようになります！
ステップ4：テキストからデータを抽出する 次に、Microsoft Teamsのメッセージ内容から必要な情報を取り出します。
アクションを選択します。
メッセージ内容を候補から選択して、任意のメッセージを作成します。
抽出したい項目を設定します。
さらに下の「指示内容」には任意で入力しましょう。
確認後、 「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示され、件名と詳細が抽出されます。
これでMicrosoft Teamsのメッセージから必要な情報を自動で取り出せるようになりました！
ステップ5：Freshserviceでチケットを作成する 最後に、抽出したデータを使ってFreshserviceでチケットを作成します。
アクションと連携アカウントを選択しましょう。
件名には、下記画像のように「取得した値」から「件名」を設定します。
「問題の詳細」も同様に、取得した値を活用しました。
連絡先メールアドレスを入力します。
優先度とステータスを候補から選びます。
ワークスペースIDを候補から選んでください。
必要に応じてCCメールアドレスを追加します。
テストを実行し、チケット作成結果を確認します。
取得された値を確認し、「完了」をクリックします。
Freshserviceからチケット作成完了のメール通知が届きます。
これでMicrosoft Teamsに投稿されたメッセージをもとに、自動でFreshserviceのチケットを作成できるようになります！ 🎉
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了 設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
FreshserviceのデータをMicrosoft Teamsに連携したい場合 今回はMicrosoft TeamsからFreshserviceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshserviceからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Freshserviceでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する Freshserviceで新しいチケットが作成されたことをトリガーに、そのチケット情報をMicrosoft Teamsの指定したチャネルに自動で通知する 連携です。
この連携により、担当者がFreshserviceを常に確認しなくても、Microsoft Teams上で素早く新規チケットの発生を把握できるため、迅速な情報共有と対応開始が可能になります。
Freshserviceでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
Microsoft TeamsやFreshserviceを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやFreshserviceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
メール受信やフォーム回答、商談成立などのイベントをきっかけに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることで、チーム内での情報共有をスピーディーに行えます。
さらに、Garoonで登録した予定をMicrosoft Teamsカレンダーへ同期したり、会議内容からZoomのURLを自動発行することで、スケジュール管理の手間を減らせるでしょう。
Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsのカレンダーに連携する
試してみる
Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
Microsoft Teamsからのミーティング内容から、ZoomのミーティングURLを発行する
試してみる
HubSpotの商談が成立したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する
試してみる
Microsoft Teamsに新しいメッセージが投稿されたら、LINEに通知
試してみる
Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーを作成する
試してみる
Outlookでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知
試してみる
freeeの各種申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
フォームで回答された音声データを文字起こし・議事録化して、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
Freshserviceを使った便利な自動化例
フォームの回答や特定のメール受信をきっかけに、Freshserviceへ自動でチケットを作成できます。
さらに、作成されたチケットをChatGPTで解析して内容を補完したり、Microsoft SharePointにフォルダを自動生成して関連資料を整理することも可能。
Freshserviceでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し結果を追加する
試してみる
Freshserviceでチケットが作成されたら、Discordで通知する
試してみる
Freshserviceでチケットが作成されたら、Microsoft Sharepointにフォルダを作成する
試してみる
Freshserviceでチケットが作成されたら、Slackで通知する
試してみる
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Freshserviceにチケットを作成する
試してみる
Googleフォームから回答が送信されたら、Freshserviceにタスクを作成する
試してみる
フォームから回答が送信されたら、内容をChatGPTで解析しFreshserviceにチケットを作成する
試してみる
まとめ Microsoft TeamsとFreshserviceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsのメッセージ内容をFreshserviceへ転記する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、問い合わせや依頼への対応漏れがなくなり、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められるため、本来注力すべき問題解決などのコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」 を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
よくある質問 Q：特定の投稿だけをチケット化する条件は設定できますか？
A：はい、できます。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
例えば、「#テスト」というメッセージを受け取った場合に分岐したいのであれば、分岐オペレーションを下記のように設定することで運用が可能となります。
Q：依頼内容に応じて担当者を自動で割り振れますか？
A：可能です。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：フロー実行が失敗すると、管理画面でエラーログが確認できます。Yoomヘルプセンター Yoomお問合せ窓口
.avif)
.png)
.avif)
