Freshserviceでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する

■概要

Freshserviceで新しいチケットが作成された際、関係者への情報共有は迅速に行いたいものですが、都度Microsoft Teamsへ手動で通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Freshserviceでのチケット作成をきっかけに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知を送信できるため、チーム内の情報共有を円滑にし、対応の初動を早めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• FreshserviceとMicrosoft Teamsを活用し、顧客対応の初動を迅速化したいサポート担当者の方
• Freshserviceのチケット情報をチーム内でリアルタイムに共有し、対応漏れを防ぎたい管理者の方
• 手作業による情報伝達を自動化し、チームのコミュニケーション効率を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Freshserviceでチケットが作成されると自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、手動での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で通知を行うことで、連絡の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した情報共有体制を構築できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshserviceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでFreshserviceを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知内容を構成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Freshserviceのトリガー設定では、チケット作成をチェックするポーリング（起動）間隔を任意で設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを自由に選択することが可能です。
• 通知メッセージの本文は固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケットの件名や担当者といった情報を変数として埋め込み、動的にカスタマイズできます。

■注意事項

• Freshservice、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。