Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Freshserviceでチケットを作成する

■概要

Microsoft Teamsの特定チャネルで受けた問い合わせや依頼を、手作業でFreshserviceにチケットとして起票していませんか？この作業は、対応漏れや転記ミスを引き起こす可能性があり、管理が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへのメッセージ投稿をきっかけに、Freshserviceへ自動でチケットを作成できるため、こうした課題を解消し、freshserviceとteamsをスムーズに連携させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• FreshserviceとMicrosoft Teamsで、問い合わせや依頼を管理している情報システムや総務担当の方
• Microsoft Teamsのチャネルで受けた依頼の対応漏れや、チケットの起票忘れを防ぎたい方
• 手作業によるチケット起票の手間をなくし、依頼対応の初動を迅速化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsにメッセージが投稿されると自動でFreshserviceにチケットが作成されるため、これまで手作業での起票に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による依頼内容の転記がなくなることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より確実な対応に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshserviceとMicrosoft TeamsをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、トリガーで取得したメッセージ本文から、チケット作成に必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでFreshserviceの「チケットを作成」アクションを設定し、前段のAI機能で抽出した情報を各項目にマッピングします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象とするチームIDやチャネルIDを任意で設定してください
• AI機能では、Microsoft Teamsのメッセージから抽出したいテキスト項目（例：件名、依頼内容など）をプロンプトで自由に指定することが可能です
• Freshserviceでチケットを作成する際、前段のトリガーやAI機能で取得した値を引用して、件名や説明といった各フィールドに自由に設定できます

■注意事項

• Freshservice、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。