Freshserviceでチケットが作成されたら、Microsoft Sharepointにフォルダを作成する

■概要

Freshserviceで新しいチケットが発行されるたびに、関連情報を管理するためMicrosoft Sharepointに手動でフォルダを作成していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。

このワークフローを活用すれば、FreshserviceとMicrosoft Sharepointを連携させ、チケット作成をトリガーにフォルダを自動で作成できるため、こうした手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Freshserviceでチケット管理を行い、手作業での後続処理に手間を感じている方
• Microsoft Sharepointでの情報管理をより効率化したいと考えているチームリーダーの方
• FreshserviceとSharepointの連携で、定型業務の自動化を進めたい情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Freshserviceでチケットが作成されると、自動でMicrosoft Sharepointにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshserviceとMicrosoft SharepointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでFreshserviceを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Sharepointを選択し、「フォルダを作成」するアクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Freshserviceのトリガー設定では、フローボットが起動する間隔（チケット情報を確認しにいく頻度）を任意で設定可能です
• Microsoft Sharepointでフォルダを作成する際に、Freshserviceから取得したチケット名などの情報を組み込み、フォルダ名を自由に設定できます

■注意事項

• Freshservice、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。