HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、その顧客に合わせたアプローチメッセージの文面を考える作業に追われていませんか？
あるいは、ChatGPTを活用して効率化を図りたいものの、都度HubSpotから情報をコピー＆ペーストして指示を出す手間があり、結局は手作業から解放されないと感じている方もいるかもしれません。
もし、HubSpotに新しいコンタクトが追加されると同時に、その情報を基にChatGPTが最適な紹介メッセージやアプローチ文を自動で生成してくれる仕組みがあれば、こうした定型的ながらも重要な作業から解放されます。
また、顧客との関係構築といったより本質的な業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotの顧客データを基にChatGPTでテキストを生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ChatGPTで紹介メッセージを作成してGoogle スプレッドシートに保存する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、手作業でフォローアップの準備をしていませんか？このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト作成をトリガーに、ChatGPTが自動で紹介メッセージを生成しGoogle スプレッドシートへ保存する一連の流れを自動化できるため、こうした手作業を効率化できます。HubSpotとChatGPTを連携させる効果的な使い方を実践し、顧客対応の質とスピードの向上に繋げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotへのコンタクト登録後の作業を効率化したいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- ChatGPTのより実践的な使い方を模索しており、顧客へのアプローチ文面の作成を自動化したい方
- HubSpotのデータをGoogle スプレッドシートで管理しており、手動での転記作業に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録後のメッセージ作成と転記が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストでの情報転記ミスや、メッセージ作成時の内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、紹介メッセージの内容を指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたメッセージを任意のシートに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、フローボットが新しいコンタクトをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、生成したい紹介メッセージの内容やトーンなどをプロンプトで任意に設定してください。
- Google スプレッドシートへの追加オペレーションでは、出力先となるスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、ChatGPT、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotの顧客情報からChatGPTで紹介メッセージを作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotにコンタクトが作成された際に、ChatGPTで紹介メッセージを自動で作成し、その結果をGoogle スプレッドシートに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／ChatGPT／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpot、ChatGPT、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とChatGPT、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ChatGPTで紹介メッセージを作成してGoogle スプレッドシートに保存する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、手作業でフォローアップの準備をしていませんか？このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト作成をトリガーに、ChatGPTが自動で紹介メッセージを生成しGoogle スプレッドシートへ保存する一連の流れを自動化できるため、こうした手作業を効率化できます。HubSpotとChatGPTを連携させる効果的な使い方を実践し、顧客対応の質とスピードの向上に繋げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotへのコンタクト登録後の作業を効率化したいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- ChatGPTのより実践的な使い方を模索しており、顧客へのアプローチ文面の作成を自動化したい方
- HubSpotのデータをGoogle スプレッドシートで管理しており、手動での転記作業に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録後のメッセージ作成と転記が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストでの情報転記ミスや、メッセージ作成時の内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、紹介メッセージの内容を指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたメッセージを任意のシートに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、フローボットが新しいコンタクトをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、生成したい紹介メッセージの内容やトーンなどをプロンプトで任意に設定してください。
- Google スプレッドシートへの追加オペレーションでは、出力先となるスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、ChatGPT、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：HubSpot、ChatGPT、Google スプレッドシートとYoomを連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
今回のフローで使用するChatGPTとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
HubSpotとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ChatGPTで紹介メッセージを作成してGoogle スプレッドシートに保存する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、手作業でフォローアップの準備をしていませんか？このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト作成をトリガーに、ChatGPTが自動で紹介メッセージを生成しGoogle スプレッドシートへ保存する一連の流れを自動化できるため、こうした手作業を効率化できます。HubSpotとChatGPTを連携させる効果的な使い方を実践し、顧客対応の質とスピードの向上に繋げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotへのコンタクト登録後の作業を効率化したいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- ChatGPTのより実践的な使い方を模索しており、顧客へのアプローチ文面の作成を自動化したい方
- HubSpotのデータをGoogle スプレッドシートで管理しており、手動での転記作業に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録後のメッセージ作成と転記が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストでの情報転記ミスや、メッセージ作成時の内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、紹介メッセージの内容を指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたメッセージを任意のシートに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、フローボットが新しいコンタクトをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、生成したい紹介メッセージの内容やトーンなどをプロンプトで任意に設定してください。
- Google スプレッドシートへの追加オペレーションでは、出力先となるスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、ChatGPT、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HubSpotと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてHubSpotで新たにコンタクトを作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でHubSpotをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はコンタクトの作成）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、HubSpotに作成されたコンタクトに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は、この後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4：ChatGPTでテキストを生成
続いて、トリガーのステップで取得した値（コンタクト情報）を利用して、ChatGPTでテキスト生成を行いましょう。
「テキストを生成」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
ChatGPTと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
