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「Airtableで管理している情報を、Microsoft SharePointにも手作業で登録している…」
「二つのアプリ間でデータを移動させるのが手間で、入力ミスも起きてしまう…」
このように、AirtableとMicrosoft SharePoint間でのデータ連携に関する手作業に、非効率さや限界を感じてはいませんか？
毎日繰り返される単純作業でありながら、正確性が求められるため、なかなか気が抜けず、時間を取られてしまう業務の一つです。
もし、<span class="mark-yellow">Airtableに新しいデータが追加されたら、その内容を自動的にMicrosoft SharePointに反映させる自動化</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるでしょう！
また、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーをなくし、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を作れるかもしれません。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に、面倒な手作業を自動化して、業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AirtableとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AirtableとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのアプリケーション間でのデータ転記やファイル移動といった作業を自動化できます。
これにより、作業時間を短縮し、ヒューマンエラーをなくすことが可能です。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐに試すことができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Airtableに新しい取引先情報がレコードとして追加されるたびに、<span class="mark-yellow">その取引先名のフォルダをMicrosoft SharePointに自動で作成するため、手作業でのフォルダ作成の手間や作成漏れ、命名規則のミスを防ぎます。</span>
この連携により、関連ドキュメントを迅速かつ正確に格納する体制が整い、チーム内の情報共有がスムーズになります。
Airtableのレコードに契約書や請求書などのファイルが添付された際に、<span class="mark-yellow">そのファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダに転送するため、手動でのアップロード作業や転送漏れがなくなります。</span>
これにより、重要なファイルのバックアップと一元管理が確実に行えるようになり、バージョン管理の煩雑さからも解放されます。
それでは、さっそく実際にAirtableとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回は「Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Airtableの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Airtableを検索して選択しましょう。
Airtableにサインインします。
「パスワード」を入力しましょう。
「+Add a base」からベースを追加し、「Grant access」を選択してください。
「マイアプリ」にAirtableが表示されていれば連携完了です。
Microsoft SharePointの場合
【注意事項】
Microsoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「レコードが登録されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Airtableでテーブルの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回はフィールドに「Created time」が設定されていることが必須になっているので、忘れずに作成しておいてくださいね。
トリガーの起動間隔を設定します。
「ベースID」と「テーブルID」を注釈に沿って設定しましょう。
「Created timeのフィールド名」を設定しましょう。
今回は例としてテーブルで「Created time」と設定していたので、「Created time」と設定しました。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので、必要な項目を手動で取得する必要があります。
「+取得する値を追加」を選択し、「+」をクリックして追加していきましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
手動で追加できたら「保存する」を選択しましょう。
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「サイトID」「ドライブID」を候補から選択しましょう。
「親フォルダ名」を手動で設定しましょう。
「親フォルダのアイテムID」を候補から選択します。
「フォルダ名」を設定しましょう。
「取得した値」は変数となるため、Airtableでレコードが登録される度に最新の値を活用できます！
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択して完了です。
Microsoft SharePointにフォルダが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はAirtableからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointでのアクションをきっかけにAirtableへデータを連携することも可能です。
もし逆方向の連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
SharePointの特定のフォルダに新しいファイルが追加されると、<span class="mark-yellow">そのファイル名やURLといった情報を基にAirtableに新しいレコードを自動で作成するため、手動でのファイル管理台帳への入力作業が不要になります。</span>
これにより、ファイルのアップロード履歴がAirtableに自動で蓄積され、記録漏れを防ぎながら効率的な管理が実現できます。
SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイルから、<span class="mark-yellow">OCR（光学的文字認識）機能でテキスト情報を自動で抽出し、その内容をAirtableの対応するフィールドに登録するため、面倒なデータ入力作業を自動化できます。</span>
この連携は、紙媒体のデジタル化とデータ活用をスムーズにします。
今回ご紹介した連携以外でも、AirtableやMicrosoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
レコード登録や更新をトリガーに、顧客管理、人事管理、プロジェクト管理など、様々な外部ツールへ情報をシームレスに連携。
また、他のアプリのデータをAirtableに集約することで、データの一元管理を促進します。
これにより、手作業によるデータ入力や転記の手間をなくし、情報共有のスピードと正確性も向上するでしょう。
リストへのアイテム追加やファイルのアップロードをトリガーに、チャットツールへの通知やファイルの自動アップロードを自動で行います。
また、メールで受信した書類をOCRで読み取り格納したり、データベースからの情報をもとにフォルダを自動作成したりできます。
手動での情報転記やファイル管理の手間をなくし、業務を効率化します。
AirtableとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた二つのアプリ間でのデータ転記やファイル移動の手間を削減し、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、空いた時間を本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：特定の条件を満たすレコードだけを連携できますか？
A：はい、できます。
ミニプラン以上で利用可能な分岐オペレーションを活用することで、条件分岐が可能です。
Q：Microsoft SharePointで自動作成されるフォルダの権限設定は？
A：フォルダの権限は原則、連携したMicrosoftアカウントが持つ権限に依存します。
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