Bitrix24でDealが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Bitrix24で案件を管理し、関連書類をDropboxで保管している場合、案件ごとに手作業でフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。この手作業は、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用することで、Bitrix24とDropboxの連携が自動化され、Deal作成時に指定の場所にフォルダが自動生成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24での案件管理とDropboxでのファイル保管を手作業で行っている方
- Bitrix24とDropboxを連携させ、案件ごとのファイル管理を効率化したい方
- 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されるとDropboxに自動でフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理に関する業務を標準化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「Dealが新規作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得したDeal情報をもとにフォルダを作成します
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「Dealを更新する」アクションを設定し、作成したDropboxフォルダのURLなどをDeal情報に追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意で設定してください
- フォルダ名には、トリガーで取得したBitrix24のDeal名や会社名などを組み込んで、管理しやすい命名規則にすることが可能です
■注意事項
- Bitrix24、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Bitrix24で管理している案件や顧客情報が増えるたびに、Dropboxに手動でフォルダを作成している…」
「フォルダ名の命名規則を徹底しているつもりでも、たまに入力ミスや作成漏れが発生してしまう…」
このように、Bitrix24とDropbox間での手作業による情報連携に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、Bitrix24に新しい案件や連絡先が登録されたタイミングをトリガーに、自動でDropboxに指定のフォルダを作成する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されるかもしれません。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても、クリック操作だけで簡単に設定が可能です。
ぜひこの機会に業務の自動化を進め、作業をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBitrix24とDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Bitrix24でDealが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Bitrix24で案件を管理し、関連書類をDropboxで保管している場合、案件ごとに手作業でフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。この手作業は、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用することで、Bitrix24とDropboxの連携が自動化され、Deal作成時に指定の場所にフォルダが自動生成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24での案件管理とDropboxでのファイル保管を手作業で行っている方
- Bitrix24とDropboxを連携させ、案件ごとのファイル管理を効率化したい方
- 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されるとDropboxに自動でフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理に関する業務を標準化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「Dealが新規作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得したDeal情報をもとにフォルダを作成します
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「Dealを更新する」アクションを設定し、作成したDropboxフォルダのURLなどをDeal情報に追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意で設定してください
- フォルダ名には、トリガーで取得したBitrix24のDeal名や会社名などを組み込んで、管理しやすい命名規則にすることが可能です
■注意事項
- Bitrix24、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Bitrix24とDropboxを連携してできること
Bitrix24とDropboxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間のデータ登録や更新作業を自動化できます。
例えば、Bitrix24で新しい案件情報が作成された際に、その案件名のフォルダをDropboxに自動で作成するといったことが可能になり、業務の手間を大幅に削減します。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Bitrix24でDealが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Bitrix24で新しい案件（Deal）が作成された際に、その案件名のフォルダをDropboxに自動で作成します。
この連携により、案件発生後のフォルダ作成作業が不要になり、手作業による作成漏れや命名ミスを防ぐことで、関連資料を迅速かつ正確に一元管理できるようになります。
Bitrix24でDealが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Bitrix24で案件を管理し、関連書類をDropboxで保管している場合、案件ごとに手作業でフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。この手作業は、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用することで、Bitrix24とDropboxの連携が自動化され、Deal作成時に指定の場所にフォルダが自動生成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24での案件管理とDropboxでのファイル保管を手作業で行っている方
- Bitrix24とDropboxを連携させ、案件ごとのファイル管理を効率化したい方
- 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されるとDropboxに自動でフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理に関する業務を標準化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「Dealが新規作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得したDeal情報をもとにフォルダを作成します
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「Dealを更新する」アクションを設定し、作成したDropboxフォルダのURLなどをDeal情報に追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意で設定してください
- フォルダ名には、トリガーで取得したBitrix24のDeal名や会社名などを組み込んで、管理しやすい命名規則にすることが可能です
■注意事項
- Bitrix24、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Bitrix24でContactが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Bitrix24に新しい連絡先（Contact）が登録されたタイミングで、その連絡先名のフォルダをDropboxに自動で作成する連携です。
顧客ごとに手動でフォルダを作成する手間をなくし、契約書や議事録といった重要書類の格納場所を確保できるため、スムーズな顧客管理を実現します。
Bitrix24でContactが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Bitrix24で管理している顧客情報と、Dropboxに保存している関連ファイルを紐付けて管理する際、手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Bitrix24とDropboxの連携が自動化され、新しいContactが作成されると同時に、Dropboxに対応するフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24で顧客情報を管理し、手作業でDropboxにフォルダを作成している方
- Bitrix24とDropboxを連携させ、顧客関連のファイル管理を効率化したい方
- 顧客情報の新規登録に伴う定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24にContactが追加されると自動でDropboxにフォルダが作成され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな命名ミスや作成漏れを防ぎ、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とDropboxをYoomと連携する
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいContactが作成されたら」というアクションを設定する
- 続いて、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定する
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「Contactを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどをContact情報に反映させる
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先のフォルダパスを任意で指定してください。
- フォルダ名は、トリガーで取得したBitrix24のContact情報（会社名など）と固定のテキストを組み合わせて、自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Bitrix24、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Bitrix24とDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBitrix24とDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBitrix24とDropboxの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Bitrix24／Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Bitrix24でDealが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Bitrix24とDropboxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Bitrix24のトリガー設定およびDropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Bitrix24でDealが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Bitrix24で案件を管理し、関連書類をDropboxで保管している場合、案件ごとに手作業でフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。この手作業は、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用することで、Bitrix24とDropboxの連携が自動化され、Deal作成時に指定の場所にフォルダが自動生成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24での案件管理とDropboxでのファイル保管を手作業で行っている方
- Bitrix24とDropboxを連携させ、案件ごとのファイル管理を効率化したい方
- 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されるとDropboxに自動でフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理に関する業務を標準化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「Dealが新規作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得したDeal情報をもとにフォルダを作成します
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「Dealを更新する」アクションを設定し、作成したDropboxフォルダのURLなどをDeal情報に追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意で設定してください
- フォルダ名には、トリガーで取得したBitrix24のDeal名や会社名などを組み込んで、管理しやすい命名規則にすることが可能です
■注意事項
- Bitrix24、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Bitrix24とDropboxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Bitrix24の連携
検索ボックスにBitrix24と入力し、Bitrix24のアイコンをクリックします。
Bitrix24を参照しApplication IDとApplication key、ドメインを入力してください。
※画面上にも記載がありますが、各情報の取得はこちらのページをご参照ください。
マイアプリにBitrix24が追加されたことを確認出来たら、
Bitrix24のマイアプリ登録は完了となります。
Dropboxの連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Bitrix24でDealが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Bitrix24で案件を管理し、関連書類をDropboxで保管している場合、案件ごとに手作業でフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。この手作業は、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用することで、Bitrix24とDropboxの連携が自動化され、Deal作成時に指定の場所にフォルダが自動生成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24での案件管理とDropboxでのファイル保管を手作業で行っている方
- Bitrix24とDropboxを連携させ、案件ごとのファイル管理を効率化したい方
- 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されるとDropboxに自動でフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理に関する業務を標準化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「Dealが新規作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得したDeal情報をもとにフォルダを作成します
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「Dealを更新する」アクションを設定し、作成したDropboxフォルダのURLなどをDeal情報に追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意で設定してください
- フォルダ名には、トリガーで取得したBitrix24のDeal名や会社名などを組み込んで、管理しやすい命名規則にすることが可能です
■注意事項
- Bitrix24、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、
確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Bitrix24のトリガー設定
まずはフローが動き出すきっかけとなるBitrix24のトリガー設定を行います。
画面赤枠の「New Deal」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
- タイトル：任意の値に変更可能です。
- アプリ：マイアプリ連携をした「Bitrix24」が反映されていることを確認しましょう。
- Bitrix24と連携するアカウント情報：フローと紐づけるアカウントを選択してください。
対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- トリガーアクション：プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(New Deal)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
次の設定を行う前にBitrix24にて、Dealを作成しておきましょう。
Yoom画面に戻り、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Bitrix24のトリガー設定を完了させましょう。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：Dropboxへのフォルダ作成設定
次にDropboxにフォルダを作成していきます。
画面赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
- タイトル：任意の値に変更可能です。
- アプリ：マイアプリ連携をした「Dropbox」が反映されていることを確認しましょう。
- Dropboxと連携するアカウント情報：フローと紐づけるアカウントを選択してください。
対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- アクション：プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(フォルダを作成)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
次の画面の「フォルダのパス」では、1つ前のステップで取得したDeta Titleを設定しましょう。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
※フォルダのパスの先頭に/を付けるのを忘れてしまうと
エラーになってしまうためご注意ください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にDropbox内にフォルダが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックしてください。
Dropboxを参照し、フォルダが作成されていることも確認しましょう。
ステップ5：Bitrix24の更新設定
最後にBitrix24に作成したフォルダIDを記載していきます。
画面赤枠の「Update Deal」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択画面は、
下記画像を参考に設定を行い、次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定画面では以下を設定していきます。
- Deal ID：プルダウンより、前のステップで取得したDeal IDを設定しましょう。
- Comments：作成したDropboxの情報を記載しましょう。こちらもプルダウンより、前のステップで取得した値を設定することが可能です。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Bitrix24を参照し、設定した内容が更新されているかを確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックし、
Bitrix24の更新設定を完了させてください。
ステップ6：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
DropboxのデータをBitrix24に連携したい場合
今回はBitrix24からDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからBitrix24へのデータ連携を実施したい場合も対応可能です！
下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxでファイルが作成または更新されたら、OCRで文字を抽出してBitrix24でContactを作成する
Dropboxに名刺や書類などのファイルがアップロードされたら、YoomのOCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その情報を基にBitrix24に新しい連絡先（Contact）を作成します。
この仕組みにより、名刺情報を手入力する手間を完全に排除し、迅速かつ正確な顧客情報のデータベース化を実現します。
Dropboxでファイルが作成または更新されたら、OCRで文字を抽出してBitrix24でContactを作成する
試してみる
■概要
Dropboxでファイルが作成または更新された際、その内容をOCRで文字として抽出し、抽出した情報を基にBitrix24で新しいContactを作成する自動化ワークフローです。この一連の作業は時間がかかり、手作業での入力ミスや管理漏れを引き起こす可能性があります。このワークフローを活用することで、ファイルの更新と同時に、OCRによる文字抽出とContact情報の作成を自動化し、作業効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする
- Dropboxでのファイル管理を行いながら、Bitrix24での顧客情報管理も手作業で行っている
- Dropbox内のファイルから顧客情報を抽出し、Bitrix24に迅速に反映させたい
- ファイル作成後のデータ入力作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxでファイルが作成または更新されるたびに、OCRで文字を抽出し、Bitrix24に自動でContactを作成することで、手作業の時間を削減できま
- OCRを利用して自動的にデータを抽出するため、手作業での入力ミスやファイル管理の漏れを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBitrix24をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、トリガーの起動間隔や対象のフォルダ及びファイル名を設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーアクションで取得した値を用いてファイルをダウンロードします。
- 次に、「OCRで文字を抽出」のアクションで抽出項目を設定し、ファイルから文字を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでBitrix24を選択し、「Create Contact」アクションを設定します。OCRで取得した情報を、Bitrix24の各項目に紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Bitrix24でコンタクトを作成するアクションにて、登録するコンタクト情報を設定します。OCRで取得した名前や電話番号、メールアドレスなどの値を、Bitrix24の対応する項目にそれぞれマッピングしてください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Dropbox、ContactのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームが送信されたら、Dropboxでフォルダを作成しBitrix24でLeadを作成する
Webサイトの問い合わせフォームなどが送信されたことをトリガーとして、Dropboxに顧客ごとのフォルダを作成し、同時にBitrix24にも見込み顧客（Lead）として情報を自動で登録します。
この連携は、リード獲得から情報管理、資料格納までの一連のプロセスをシームレスに自動化し、営業活動の初動を高速化させます。
フォームが送信されたら、Dropboxでフォルダを作成しBitrix24でLeadを作成する
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■概要
Webサイトのフォームから問い合わせがあった際、CRMへのリード登録やファイル保管用のフォルダ作成を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、入力漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけにDropboxへのフォルダ作成とBitrix24へのリード登録が自動で完了します。Bitrix24とDropboxを連携させることで、リード管理の初動をスムーズにし、手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからのリード情報をBitrix24とDropboxで手動管理している方
- Bitrix24へのリード登録とDropboxのフォルダ作成を自動化したい方
- 手作業による情報転記のミスをなくし、顧客対応の質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されるとDropboxでのフォルダ作成とBitrix24へのリード登録が自動で実行され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報入力が不要になるため、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リード情報の正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ContactとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、フォームの情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Lead」アクションを設定し、フォームで取得した情報を元にリードを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxで作成するフォルダの名称は、フォームで取得した会社名などの情報をもとに任意で設定してください。
- Bitrix24にリードを作成するアクションでは、フォームで取得した情報をBitrix24のリード情報（リード名、会社名、担当者名など）の各項目に紐づけて設定してください。
■注意事項
- Dropbox、ContactのそれぞれとYoomを連携してください。
Bitrix24やDropboxを活用したその他の自動化テンプレート
Bitrix24やDropboxを組み合わせれば、案件管理やファイル整理の負担を減らし、情報共有をスムーズに進められます。手作業での通知やファイル保存を自動化すれば、業務効率化がぐっと進みますよ。
Bitrix24を使った便利な自動化例
顧客管理や案件管理にBitrix24を利用する中で、他ツールとの連携ができれば業務が整理され、無駄な作業も削減できます。
通知やデータ登録を自動化することで、作業漏れや入力の重複を防ぎ、チーム全体の効率化につながります。
Bitrix24でLeadが作成されたら、GitHubでIssueを作成する
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■概要
Bitrix24で管理している顧客からの開発要望や問い合わせを、手作業でGitHubのIssueとして起票していませんか？このプロセスは、単純作業でありながら転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因となりがちです。このワークフローを活用することで、Bitrix24とGitHubの連携が自動化され、新しいリード情報をもとにGitHubのIssueを自動で作成できます。これにより、手作業による手間やミスをなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24のリード情報を基に、GitHubで開発タスクを管理している方
- 手作業による情報転記の手間を削減し、より迅速な顧客対応を目指すチームの方
- Bitrix24とGitHub間の連携を自動化し、業務全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24にリードが作成されると、自動でGitHubにIssueが起票されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とGitHubをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「New Lead」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGitHubを選択し、「Issueを作成」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubでIssueを作成するアクションを設定する際に、Issueのタイトルや本文などを任意で設定してください。
- Bitrix24のトリガーで取得したリードのタイトルや詳細情報などをIssueに含めることで、開発チームが必要な情報をすぐに確認できます。
■注意事項
- Bitrix24、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Bitrix24でコンタクトが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Bitrix24に新しいコンタクトが登録された際、都度Microsoft Teamsで関係者に共有するのは手間がかかる作業です。
また、手作業による通知漏れで、ビジネスチャンスを逃してしまうこともあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Bitrix24へのコンタクト登録をきっかけに、自動でMicrosoft Teamsの指定チャンネルへ通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24で顧客管理を行い、Microsoft Teamsで迅速な情報共有をしたい方
- コンタクト情報の共有漏れや対応の遅延を防ぎたいと考えている方
- 手作業によるSaaS間の情報連携を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24にコンタクトが追加されると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24の「New Contact」というアクションを設定します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、任意のチャンネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知では、通知を送信したいチームやチャネルを任意で設定してください。
- 通知メッセージの本文は自由に編集が可能です。固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したBitrix24のコンタクト情報（会社名、氏名、連絡先など）を変数として埋め込むことで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
- Bitrix24、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Bitrix24でリードが登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Bitrix24に新しいリードが登録されるたびに、手動で関係者に連絡したり、Slackに投稿したりする作業に手間を感じていませんか？
この一連の作業は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Bitrix24にリードが登録された際に、Slackへ自動で通知することが可能になり、リードへの迅速な初動と確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24で獲得したリードをSlackで共有し、迅速な対応を目指す営業担当者の方
- リード情報の共有漏れを防ぎ、チーム全体の営業活動を効率化したいマネージャーの方
- 手作業によるSaaS間の情報連携をなくし、業務自動化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24へのリード登録をトリガーに、即座にSlackへ通知できるため、確認や連絡作業にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業での情報共有で発生しがちな、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてBitrix24を選択し、「新しいリードが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、リード情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください。
- 通知するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。Bitrix24から取得したリードの会社名や担当者名などの情報を含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- Bitrix24、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Bitrix24で登録されたリード情報をMailchimpに同期する
試してみる
■概要
Bitrix24で獲得した大切なリード情報を、Mailchimpへ一つひとつ手作業で登録していませんか？
この作業は手間がかかる上に、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Bitrix24に新しいリードが追加されたのをきっかけに、自動でMailchimpへコンタクト情報を同期できます。
手作業から解放され、よりスムーズなマーケティング施策の展開が可能になるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とMailchimpを併用し、リード情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業によるデータ移行での入力ミスや登録漏れをなくしたい方
- リード獲得からメール配信までのプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24へのリード追加をトリガーにMailchimpへ自動で同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるデータ転記で起こりがちな入力ミスや登録漏れのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とMailchimpをYoomと連携します。
- トリガーとしてBitrix24の「New Lead」というアクションを設定します。
- 次にMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」のアクションを設定し、取得したBitrix24のリード情報をMailchimpの追加するコンタクト情報の各項目に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mailchimpのオペレーション設定画面で、どのオーディエンス（配信リスト）にコンタクトを追加するかを任意で選択してください。
- Bitrix24から取得したリード情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を、Mailchimpのどの項目に登録するかを自由に設定可能です。
■注意事項
- Bitrix24、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答されたらBitrix24でContactを作成する
試してみる
■概要
Webサイトに設置したGoogleフォームからの問い合わせや資料請求の情報を、都度手作業でCRMに入力するのは手間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Bitrix24にContact（連絡先）情報を自動で作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBitrix24を利用し、手作業でのデータ移行に課題を感じている方
- 問い合わせやリード獲得後の顧客対応の初動を迅速化したいマーケティング・営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でBitrix24へ登録されるため、データ入力にかかっていた時間を削減し、他の業務に集中できる時間の確保に繋がります。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBitrix24をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」アクションを設定し、フォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Contact」アクションを設定し、取得した回答内容を紐付けてContactを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Bitrix24でContactを作成する際、フォームから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、Bitrix24の任意の項目に設定できます。また、リードソースなどの項目に固定値を設定することも可能です。
■注意事項
Dropboxを使った便利な自動化例
Dropboxを使えば、日々のファイル整理や情報共有をよりスムーズに行えます。
アップロードされたファイルを自動で加工・通知したり、他のアプリと組み合わせて活用できるので、情報整理の効率化とチーム連携の改善に役立ちます。
Dropboxで画像がアップロードされたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しSlackで通知する
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■概要
請求書や領収書などの画像ファイルをDropboxに保存した後、その内容を手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxにアップロードされた画像からAIがテキストを自動的に読み取り、Slackに必要な情報を通知するまでの一連の流れを自動化できます。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した画像やPDFの内容を手作業で転記している方
- AI技術で、請求書やアンケートなどのデータ化を効率化したい方
- Slackを活用した情報共有のスピードを上げ、確認漏れをなくしたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- 画像のアップロードからOCR処理、通知までが自動化され、これまでデータ転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能でテキストを抽出する際に、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で設定してください。これにより、必要な情報だけを正確に抽出できます
- Slackでメッセージを送るアクションで、通知先としたいチャンネルを任意で設定してください。また、通知するメッセージの内容も、OCRで抽出した情報などを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Dropboxにアップロードしたファイルの情報を、管理のためにMicrosoft Excelへ一つずつ手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DropboxとMicrosoft Excelの連携が自動化され、ファイルがアップロードされるたびにMicrosoft Excelの指定したファイルへ情報が自動で追加されるため、こうした手作業の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードしたファイル情報をMicrosoft Excelで管理している方
- DropboxからMicrosoft Excelへのデータ手入力に時間や手間を感じている方
- 手作業による転記ミスをなくし、ファイル管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、Microsoft Excelへ情報が自動で記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、正確なデータ管理が実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報などを指定のファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、アップロードを検知したいフォルダのパスや、特定のファイル名を条件として任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定することが可能です。
- また、Microsoft Excelに追加する登録内容は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やIDといった動的な情報を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタムができます。
■注意事項
- Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRしOutlookに予定を作成する
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■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手動でOutlookのカレンダーに予定を登録する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけとして、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その情報を基にOutlookへ予定を自動で登録できるため、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとOutlookを連携させ、請求書の支払期日などの管理を効率化したい経理担当者の方
- Dropboxで受け取った申込書の内容から、Outlookで対応予定を手作業で管理している営業担当者の方
- ファイルベースのタスク管理で発生しがちな、手入力によるミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからOutlookへの予定登録までが自動化されるため、これまで手作業での確認や入力に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルからの転記作業がなくなることで、日付や金額などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像から文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に予定を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでイベントを登録するアクションでは、件名や本文、日時などの設定項目を任意の内容にカスタムできます。
- 例えば、OCR機能で抽出した取引先名や日付、金額といった情報を変数として設定項目に埋め込むことで、ファイルの内容に応じた動的な予定作成が可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約後Confluenceにページを作成する
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■概要
Dropboxに保存した議事録や資料の内容を確認し、手作業でConfluenceに転記して共有する作業は手間がかかるものであり、特にファイル数が多い場合には大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxとConfluenceをスムーズに連携させ、指定のフォルダにファイルが格納されるだけで、OCRが内容を読み取り、AIが要約し、Confluenceにページを自動で作成するため、ドキュメント共有のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとConfluenceを活用し、手作業での情報転記に手間を感じている方
- Dropboxに保存した書類の内容を把握し、Confluenceで効率的に共有したい方
- ドキュメント共有のプロセスを自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点に、内容の読み取りからConfluenceへのページ作成までが自動化され、手作業での転記や要約にかかる時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記ミスや、要約時の重要なポイントの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとConfluenceをYoomに連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを対象とします
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- さらに、AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の形式で要約します
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成する」アクションを設定し、要約した内容を本文としてページを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください
- AI機能のOCRで文字を抽出する際に、抽出したい情報の範囲や形式を任意で設定することが可能です
- AI機能で要約するアクションでは、要約後の文字数や、「箇条書きで」といった形式を任意で指定できます
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文に含める内容、作成先のスペースなどを任意で設定してください
■注意事項
- DropboxとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.LINE WORKSを利用している企業やチーム
- LINE WORKSを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Bitrix24とDropboxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた案件や顧客ごとのフォルダ作成といったデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フォルダ名の命名規則はより複雑にできますか？
A：はい。今回のフローではDeal Titleのみをフォルダ名としましたが、例えば画像のように日付の情報を組み合わせることが可能です。
他にも取得した値を組み合わせることもできるため重複しないような命名規則を設定することも可能です。
Q：特定のフォルダ階層の中に自動作成できますか？
A：はい。今回はDropboxのルート（一番上の階層）に作成を行いましたが、下記画像のようにDropbox内の既存のフォルダの中に自動作成することも可能です。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
