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「boardで管理している案件情報をもとに、Boxでフォルダを作成したい」
「boardに案件が追加されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成しており、手間がかかっているし、たまに作成を忘れてしまう…」
このように、CRMツールであるboardとオンラインストレージサービスであるBox間での手作業による情報連携に課題を感じていませんか？
もし、boardに新しい案件が登録されたタイミングで、関連するフォルダをBoxに自動で作成する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を試したことがない方でもスムーズに導入することが可能です。
ぜひこの記事を参考に、面倒な繰り返し作業をなくし、業務をさらに効率化させましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはboardとBoxを連携するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 クラウド型業務システム「board」で案件を管理し、ファイル共有に「Box」を利用している場合、案件ごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、boardで新しい案件が登録されると、Boxに自動で関連フォルダを作成するものです。手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、boardとBoxを連携させたスムーズな案件管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardとBoxを連携してできること
boardとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ登録や更新作業を自動化できます。
例えば、boardに新しい案件情報が登録された際に、その案件名のフォルダをBoxに自動で作成するといったことが可能になり、手作業による手間やミスの削減に繋がりますよ！
気になる自動化例を「試してみる」からクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにboardとBoxの連携を実際に体験できます。
登録はわずか30秒で完了しますので、ぜひお気軽にお試しください。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する
boardに新しい案件が登録されたタイミングをトリガーとして、その案件情報を基にBox内に専用フォルダを自動で作成します。
この自動化により、案件発生から資料保管場所の確保までがシームレスに行われます。手動でのフォルダ作成の手間や命名ミス、作成漏れといったヒューマンエラーを排除し、案件管理の正確性とスピードを向上できるかもしれません。
■概要 クラウド型業務システム「board」で案件を管理し、ファイル共有に「Box」を利用している場合、案件ごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、boardで新しい案件が登録されると、Boxに自動で関連フォルダを作成するものです。手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、boardとBoxを連携させたスムーズな案件管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
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boardで特定の案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する
boardに登録された案件の中から、特定の条件（例えば、特定のステータスや受注確度など）を満たすものだけを対象に、Box内にフォルダを自動で作成します。
このフローは分岐処理を含むため、重要な案件や特定のフェーズに進んだ案件のみフォルダを自動生成できます。そのため、不要なフォルダの乱立を防いでBox内を整理された状態に保つことが可能です。
■概要 boardで新しい案件が登録されるたびに、手動でBoxに案件用のフォルダを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、対応漏れやフォルダ名の入力ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、boardとBoxの連携が自動化され、boardに案件が登録されると同時にBoxへフォルダが自動で作成されるようになり、手作業による手間やヒューマンエラーを解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
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boardとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にboardとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 クラウド型業務システム「board」で案件を管理し、ファイル共有に「Box」を利用している場合、案件ごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、boardで新しい案件が登録されると、Boxに自動で関連フォルダを作成するものです。手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、boardとBoxを連携させたスムーズな案件管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
ステップ1:boardとBoxのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
boardのマイアプリ登録
では、さっそくboardからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にboardと入力するとboardのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力してください。
boardにログインした後、こちらのページに移動しましょう。
2.APIトークンを取得するには、「新規トークン生成」ボタンをクリックしてください。
※APIキーは、アプリオペレーションの作成時にも使うため、忘れずに控えておきましょう。
boardの詳しいマイアプリ登録については、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。
Boxのマイアプリ登録
Boxも同じように検索します。
1.Boxのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントにログインしてください。
2.「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。
あらかじめ、Boxで以下のようにテスト用のフォルダを作っておくと、テストをスムーズに進められます。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にboardとBoxのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要 クラウド型業務システム「board」で案件を管理し、ファイル共有に「Box」を利用している場合、案件ごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、boardで新しい案件が登録されると、Boxに自動で関連フォルダを作成するものです。手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、boardとBoxを連携させたスムーズな案件管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:boardで新しい案件が登録されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「行が作成されたら」のアイコンをクリックします。
boardと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「新しい案件が登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
設定が終わったら、テストのためboardの画面で新しい案件を作成しましょう。
今回は以下のような案件を作成しています。
案件を登録し終えたら、テストをクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、boardから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストを終えたら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。
ステップ4:Boxでフォルダを作成する設定
最後に、「フォルダを作成」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。アクションに「フォルダを作成」を選んだら、「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしましょうね。
設定が終わったら、テストしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テスト後は、Boxの画面できちんとファイルが作成されているか確認しておくと安心です。
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する方法でした！
Boxのデータをboardに連携したい場合
今回はboardからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、書類起点の業務フローも自動化でき、さらに幅広いシーンで業務効率化を実現できます。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する
Boxの指定したフォルダに契約書や申込書などのファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCR機能でファイル内の文字情報を自動で読み取り、その情報を基にboardへ新しい顧客情報を登録します。
この連携により、紙媒体やPDFで受け取った顧客情報を手入力する手間が一切なくなり、データ化からSFA/CRMへの登録までを自動化できますよ！
■概要 Boxにアップロードされた名刺や顧客リストなどの書類から、販売管理ツールであるboardへ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxとboardを連携させ、ファイルのアップロードをきっかけに顧客情報を自動で登録できます。Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが内容を読み取りboardへ自動で登録が完了するため、手作業による課題を解消し、業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームから回答が送信されたら、Boxへのフォルダの作成とboardへの顧客の登録を自動化する
Webサイトの問い合わせフォームなどが送信されたことをトリガーとして、Boxに顧客名のフォルダを自動作成し、同時にフォームの回答内容を基にboardへ顧客情報を登録します。
このフローはフォームという外部アプリを起点としており、リード獲得から案件管理、資料保管場所の準備までの一連の流れをワンストップで自動化し、営業活動の初動をスピードアップできるかもしれません。
■概要 お問い合わせフォームなどから受け取った情報を、手作業でBoxにフォルダを作成し、さらにboardへ顧客登録する作業は、手間がかかり入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、フォームへの回答送信をきっかけにBoxへのフォルダ作成とboardへの顧客登録を自動化できるため、これらの定型業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を活用できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardとBoxのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外にも、boardやBoxを活用することで、ファイル管理や案件管理にかかる手間を削減できます。
アップロードや登録のタイミングで処理を自動化することで、情報共有やタスク実行のスピードを向上できるかもしれません。
boardを使った便利な自動化例
boardは、案件の登録をトリガーにフォルダや支払いリンクを作成したり、AIやGeminiを使って情報を抽出・要約することで、業務の手間と確認漏れを減らせます。
また、DocuSignとの連携により、契約完了後のステータス管理も自動化可能です。
■概要 DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方 ・営業アシスタントや経理担当 ・事務職員やオフィスマネージャー ・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者 2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・入力作業の多い総務、事務の担当者 ・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。 ・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。 ・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。 ■注意事項 ・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 Outlookで受信したお問い合わせやリード情報を、都度手作業で営業支援ツールであるboardへ入力していませんか。この作業は重要な一方で、対応件数が増えると入力の手間や転記ミスが大きな負担になりがちです。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、boardへ顧客情報を登録します。手作業による転記業務から解放され、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686 ■概要 営業支援ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、内容を確認して社内共有用のメモを作成し、手作業で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 boardで案件を管理し、Stripeで決済処理を行っているものの、両者間の情報連携が手作業になっていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方 ・営業アシスタントや経理担当 ・事務職員やオフィスマネージャー 2.Google Driveでデータの格納を行う方 ・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント ・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・多方面のタスクを抱える事務担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。 ・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。 ・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。 ■注意事項 ・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
このワークフローを活用すれば、「board」への案件登録をトリガーとして、AIの「Gemini」が案件の概要を自動で要約し、「Discord」へ通知する一連の流れを自動化できます。「Gemini」と「board」を連携させることで、案件共有の手間を省き、スムーズな情報連携を実現します。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
手作業での支払いリンク作成や送付は手間がかかるだけでなく、金額の入力ミスや送信漏れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、boardで新しい案件が登録されると、自動でStripeの支払いリンクが作成され、お客様への送付まで完了するため、こうした請求業務の課題をスムーズに解消できます。
Boxを使った便利な自動化例
Boxは、画像や音声などのファイルがアップロードされたタイミングで、ChatGPTやPerplexityと連携し、要約や文字起こしが可能です。
また、SlackやGoogle スプレッドシートなど他ツールへの転送も可能で、保存・通知・整理を一元化できます。
■概要 Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.ファイルの電子化作業をしている方 ・ドキュメント管理担当者 2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ■このテンプレートを使うメリット ・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。 ■注意事項 ・BoxとChatGPTを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ■概要 会議の議事録作成やインタビューの記録など、音声ファイルの扱いは手間がかかる業務の一つではないでしょうか。ファイルを手動で文字起こしツールにかけ、さらに要約を作成してNotionにまとめる作業は、時間も集中力も必要とします。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるだけで、文字起こしからPerplexityによる要約、そしてNotionへの記録までが自動で完結するため、こうした定型業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.データ管理チーム ・JUST.DBで特定のレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい担当者 ・ファイル管理を効率化して関連情報を一元管理したい方 2.プロジェクト管理チーム ・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門 ■このテンプレートを使うメリット Boxはクラウド上でファイルを効率的に保管・共有できるサービスです。 JUST.DBとBoxを連携することで、担当者はJUST.DBにレコードが登録されたことを確認して手動でフォルダを作成する必要ががなくなり、コア業務に注力することができます。また、じどうかすることによりヒューマンエラーを軽減することができ業務効率の改善を図ることも可能になります。 ■注意事項 ・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・JUST.DBのWebhook設定方法はこちらを参照ください。 ■概要 ■このテンプレートを使うメリット
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ですが、JUST.DBで特定のレコードが登録される度に手動でBoxにフォルダを作成しするのは作業担当者にとっては手間になることがあり人的なミスや遅延が起こるなどの懸念があります。
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
まとめ
boardとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた案件ごとのフォルダ作成や、それに伴うデータ転記作業の手間を根本から削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。これにより、担当者は情報管理の煩わしさから解放され、迅速かつ正確な情報に基づいて業務を遂行できるため、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築することが可能です。
もしboardとBoxの連携をはじめとする業務自動化に少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
