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「boardで管理している案件情報をもとに、Boxでフォルダを作成したい」
「boardに案件が追加されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成しており、手間がかかっているし、たまに作成を忘れてしまう…」
このように、CRMツールであるboardとオンラインストレージサービスであるBox間での手作業による情報連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに新しい案件が登録されたタイミングで、関連するフォルダをBoxに自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を試したことがない方でもスムーズに導入することが可能です。
ぜひこの記事を参考に、面倒な繰り返し作業をなくし、業務をさらに効率化させましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ登録や更新作業を自動化できます。
例えば、boardに新しい案件情報が登録された際に、その案件名のフォルダをBoxに自動で作成するといったことが可能になり、手作業による手間やミスの削減に繋がりますよ！
気になる自動化例を「試してみる」からクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにboardとBoxの連携を実際に体験できます。
登録はわずか30秒で完了しますので、ぜひお気軽にお試しください。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardに新しい案件が登録されたタイミングをトリガーとして、その案件情報を基にBox内に専用フォルダを自動で作成します。
この自動化により、<span class="mark-yellow">案件発生から資料保管場所の確保までがシームレスに行われます。手動でのフォルダ作成の手間や命名ミス、作成漏れといったヒューマンエラーを排除</span>し、案件管理の正確性とスピードを向上できるかもしれません。
boardに登録された案件の中から、特定の条件（例えば、特定のステータスや受注確度など）を満たすものだけを対象に、Box内にフォルダを自動で作成します。
このフローは分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">重要な案件や特定のフェーズに進んだ案件のみフォルダを自動生成できます。そのため、不要なフォルダの乱立を防いでBox内を整理された状態に保つ</span>ことが可能です。
それでは、さっそく実際にboardとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくboardからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にboardと入力するとboardのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力してください。
boardにログインした後、こちらのページに移動しましょう。
2.APIトークンを取得するには、「新規トークン生成」ボタンをクリックしてください。
※APIキーは、アプリオペレーションの作成時にも使うため、忘れずに控えておきましょう。
boardの詳しいマイアプリ登録については、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。
Boxも同じように検索します。
1.Boxのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントにログインしてください。
2.「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。
あらかじめ、Boxで以下のようにテスト用のフォルダを作っておくと、テストをスムーズに進められます。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にboardとBoxのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「行が作成されたら」のアイコンをクリックします。
boardと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「新しい案件が登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
設定が終わったら、テストのためboardの画面で新しい案件を作成しましょう。
今回は以下のような案件を作成しています。
案件を登録し終えたら、テストをクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、boardから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストを終えたら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。
最後に、「フォルダを作成」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。アクションに「フォルダを作成」を選んだら、「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしましょうね。
設定が終わったら、テストしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テスト後は、Boxの画面できちんとファイルが作成されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する方法でした！
今回はboardからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、書類起点の業務フローも自動化でき、さらに幅広いシーンで業務効率化を実現できます。
Boxの指定したフォルダに契約書や申込書などのファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCR機能でファイル内の文字情報を自動で読み取り、その情報を基にboardへ新しい顧客情報を登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">紙媒体やPDFで受け取った顧客情報を手入力する手間が一切なくなり、データ化からSFA/CRMへの登録までを自動化</span>できますよ！
Webサイトの問い合わせフォームなどが送信されたことをトリガーとして、Boxに顧客名のフォルダを自動作成し、同時にフォームの回答内容を基にboardへ顧客情報を登録します。
このフローはフォームという外部アプリを起点としており、<span class="mark-yellow">リード獲得から案件管理、資料保管場所の準備までの一連の流れをワンストップで自動化</span>し、営業活動の初動をスピードアップできるかもしれません。
今回ご紹介した連携以外にも、boardやBoxを活用することで、ファイル管理や案件管理にかかる手間を削減できます。
アップロードや登録のタイミングで処理を自動化することで、情報共有やタスク実行のスピードを向上できるかもしれません。
boardは、案件の登録をトリガーにフォルダや支払いリンクを作成したり、AIやGeminiを使って情報を抽出・要約することで、業務の手間と確認漏れを減らせます。
また、DocuSignとの連携により、契約完了後のステータス管理も自動化可能です。
Boxは、画像や音声などのファイルがアップロードされたタイミングで、ChatGPTやPerplexityと連携し、要約や文字起こしが可能です。
また、SlackやGoogle スプレッドシートなど他ツールへの転送も可能で、保存・通知・整理を一元化できます。
boardとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた案件ごとのフォルダ作成や、それに伴うデータ転記作業の手間を根本から削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>これにより、担当者は情報管理の煩わしさから解放され、迅速かつ正確な情報に基づいて業務を遂行できるため、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築することが可能です。
もしboardとBoxの連携をはじめとする業務自動化に少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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