boardで特定の案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する

■概要

boardで新しい案件が登録されるたびに、手動でBoxに案件用のフォルダを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、対応漏れやフォルダ名の入力ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、boardとBoxの連携が自動化され、boardに案件が登録されると同時にBoxへフォルダが自動で作成されるようになり、手作業による手間やヒューマンエラーを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとBoxを利用した案件管理で、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
• 案件登録からファイル管理までを自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
• boardとBox間の情報連携をスムーズにし、業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• boardに案件が登録されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の準備時間を短縮できます
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の品質を均一に保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定して、案件情報を取得します
3. その後、オペレーションで分岐機能を追加し、取得した案件情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を設定します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardとの連携設定では、Yoomとの接続に使用するAPIキーをご自身の環境に合わせて設定してください
• 分岐機能では、boardから取得した案件情報（案件名や顧客名など）を基に、特定の条件に合致した場合のみBoxにフォルダを作成する、といった設定が可能です
• Boxのフォルダ作成オペレーションでは、作成先の親フォルダを指定したり、boardから取得した案件名をフォルダ名として設定したりするなど、柔軟なカスタマイズができます

■注意事項

• board、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。