フォームから回答が送信されたら、Boxへのフォルダの作成とboardへの顧客の登録を自動化する

‍■概要

お問い合わせフォームなどから受け取った情報を、手作業でBoxにフォルダを作成し、さらにboardへ顧客登録する作業は、手間がかかり入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、フォームへの回答送信をきっかけにBoxへのフォルダ作成とboardへの顧客登録を自動化できるため、これらの定型業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxとboardを活用した顧客管理業務の効率化を目指している方
• フォームで受け取った情報を、手作業で各ツールに登録しており手間を感じている方
• 定型業務の自動化によって、入力ミスを防ぎたいと考えているご担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからの回答送信後、Boxへのフォルダ作成とboardへの顧客登録が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとboardをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでboardを選択し、「顧客の登録」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、会社名や担当者名、連絡先など、取得したい情報に合わせて自由に項目をカスタマイズしてください。
• Boxのフォルダ作成アクションでは、作成先の親フォルダを指定したり、フォームで取得した会社名などをフォルダ名として設定したりできます。
• boardの顧客登録アクションでは、フォームで取得した情報を連携させ、登録する顧客情報を任意に設定することが可能です。

■注意事項

• Box、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686