boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する

■概要

クラウド型業務システム「board」で案件を管理し、ファイル共有に「Box」を利用している場合、案件ごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、boardで新しい案件が登録されると、Boxに自動で関連フォルダを作成するものです。手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、boardとBoxを連携させたスムーズな案件管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとBoxを利用し、案件ごとのフォルダを手作業で作成している方
• 案件管理とファイル管理を連携させ、業務の効率化やミスの防止を図りたいと考えている方
• boardやBoxを活用した定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• boardに案件を登録するだけでBoxにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、案件名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制の標準化に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。この際、トリガーで取得した案件情報をもとにフォルダ名などを指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardとの連携設定では、ご利用のアカウントで発行したAPIキーを設定してください
• Boxのオペレーション設定では、作成するフォルダの名称や保存先の親フォルダなどを任意で設定できます。トリガーで取得したboardの案件名をフォルダ名に設定するなどの柔軟なカスタマイズが可能です

■注意事項

• board、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686