Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する

■概要

Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、その内容を手作業で見積書に転記し、Boxに格納する業務に手間を感じていませんか。このプロセスは、入力ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、フォームへの回答内容を基に見積書を自動で作成し、指定したBoxフォルダへ直接格納することが可能になり、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームからの依頼内容を手作業で見積書に転記している営業担当者の方
• 見積書作成からBoxへの格納までの一連のフローを自動化し、工数を削減したい方
• 属人化しがちな見積書作成業務を標準化し、ミスのない体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に見積書の自動作成とBoxへの格納までを完結できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるので、入力内容の間違いやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォーム機能の「フォームに回答が送信されたら」を設定し、自動化の対象としたいフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームから取得した回答内容を基に見積書を発行します。
4. 最後に、オペレーションでBox機能の「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを格納したいフォルダを指定します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームから取得した回答内容を後続のオペレーションで正しく利用するために、各回答項目の値をアウトプットとして設定してください。
• 書類発行の元となるため、Google スプレッドシートで見積書の雛形テンプレートをあらかじめ作成し、準備しておいてください。