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Boxにファイルをアップロードするたびに、Slackで関係者に通知する作業、毎回手動で行っていませんか？
「ファイル共有は完了したのに、通知を忘れてしまい、後から確認の連絡が来てしまった…」
このように、クラウドストレージとコミュニケーションツール間での手作業による情報連携に、手間や課題を感じている方は少なくないはずです。
特に、チームでの共同作業において、情報共有の遅れや漏れは、業務全体の停滞に繋がりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Boxでのファイルアップロードをトリガーとして、関連するSlackチャンネルへ自動で通知される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されることでしょう。
よりスムーズで確実な情報共有を実現し、本来集中すべきコア業務のための時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
日々の定型業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとSlackを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとSlackのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたファイル共有の通知業務などを自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
手動での通知作業が不要になることで、共有漏れや遅延を防ぎ、チーム内のコミュニケーションを円滑にします。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、手動でSlackに通知するのは手間がかかり、時には通知を忘れてしまうこともあります。
このフローを使えば、<span class="mark-yellow">ファイルアップロードをトリガーに指定したSlackチャンネルへ自動で通知する</span>ことが可能です。
情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チーム全体の連携をスムーズにします。こちらの連携は、Boxのデータを直接Slackに連携するシンプルな構成となっています。
全てのファイルアップロード通知が不要で、特定のファイルに関する通知だけを受け取りたい場合には、このフローが役立ちます。
例えば、ファイル名に「請求書」や「契約書」といったキーワードが含まれる場合のみ通知するように設定することで、<span class="mark-yellow">重要なファイルの共有を見逃すことなく、不要な通知に埋もれるのを防ぎます。</span>この連携は、条件に応じて処理を分岐させることで実現します。
それでは、さっそく実際にBoxとSlackを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとSlackの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを作成していきます。
作成の流れは大きく分けて以下になります。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Slackのマイアプリ連携についてはナビをご参照ください。
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
お手持ちのBoxのアカウントでログインを行ってください。
アクセス権限の付与が求められたら、「Boxへのアクセスを許可」のボタンをクリックしましょう。
Boxのアイコンが追加されたらBoxのマイアプリ連携は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まず、フローを起動させるBoxのトリガー設定を行いましょう。画面赤枠の「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」の画面で設定したBox内のフォルダにファイルが格納されると、フローが起動するようになります。
Yoomの注意書きを参考に「フォルダのコンテンツID」を入力し、テストボタンをクリックしましょう。
テスト成功の画面が表示されたら、次へボタンを押下しましょう。
※次の設定のテストのため、このタイミングで指定したBox内のフォルダにファイルを格納しておきましょう。
Boxへファイルの格納が完了したら、「アプリトリガーのAPI接続設定」画面でテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功の画面が表示されれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、Boxのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にSlackへのメッセージ送信設定を行います。画面赤枠の「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」画面では以下を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(テストボタン押下で実際にSlackにメッセージが送信されます。必要に応じて事前にメンバーへの周知などを行いましょう)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Slackにもメッセージが投稿されていることを確認しましょう。
テスト・Slackへの投稿に問題ないことを確認したら保存するボタンをクリックし、Slackへのメッセージの送信設定を完了させてください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はBoxからSlackへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSlackからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Slack上の依頼やコミュニケーションを起点に、Boxの操作を自動化することも可能です。
Slack上で特定のファイルに関する問い合わせや依頼があった際に、手動でBoxを開いて検索するのは時間がかかります。
このフローでは、Slackで「〇〇の資料をください」といった特定のメッセージが投稿されると、<span class="mark-yellow">その内容を基にBox内を自動で検索し、該当するファイルのリンクをSlackに通知</span>します。
そのためファイルを探す手間を大幅に削減し、依頼に迅速に対応できます。この連携は、メッセージからキーワードを抽出する処理を含みます。
見つかったファイルの内容をすぐに確認したい、というニーズに応えるのがこのフローです。
Slackでの依頼をきっかけにBoxでファイルを検索するだけでなく、<span class="mark-yellow">見つかったファイルの内容をAIが自動で要約し、その結果をSlackに通知</span>するため、ファイルを開かなくても概要を素早く把握でき、よりスピーディな意思決定を支援します。
この連携には、AIによる文章要約といった高度なデータ加工処理が組み込まれています。
Yoomでは、BoxとSlackに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとSlackでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
BoxにファイルがアップロードされたらSlackに通知したり、Googleスプレッドシートに自動追加したりと、ファイル管理と情報共有を自動化できます。
Slackにメッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を自動作成したり、添付ファイルをOCRで読み取ってOutlookに通知したりと、情報共有とタスク管理を効率化できます。
BoxとSlackの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBoxへのファイルアップロードに伴うSlack通知作業の手間を削減し、情報共有の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、チーム内のコミュニケーションはより円滑かつ迅速になり、担当者は通知作業のような定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携がうまくいかない時の対処法はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：SlackのDMや特定のスレッドにも通知できますか？
A：はい。可能です。今回はSlackのアクションに「チャンネルにメッセージを送る」を選択していますが、下記のように様々なアクションから選択可能なためDMや特定のスレッドへの通知も問題なく実施できます。
Q：サブフォルダにアップロードした場合も通知されますか？
A：はい。Boxの指定したフォルダ配下のサブフォルダ・子フォルダ内にファイルが格納された場合でも通知が可能となります。
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