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「BoxとSquareを普段から利用しているけど、それぞれのデータを手作業で移すのが面倒…」
「Boxにアップロードした顧客情報を、Squareの顧客リストに一つひとつ手入力していて、時間もかかるし入力ミスも怖い…」
このように、クラウドストレージと決済・顧客管理ツール間のデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
そんな課題の解消には、<span class="mark-yellow">Boxにファイルが追加されたタイミングで、その情報を基にSquareの顧客情報を自動で作成・更新する自動化</span>がおすすめ！
こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスを心配することなく、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、業務の正確性とスピードの向上が期待できる方法です。
ぜひこの機会に導入して、日々の作業を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとSquareを連携し、様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
BoxとSquareのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間のデータ転記作業を自動化できます。
例えば、Boxに保存した顧客情報ファイルをトリガーに、Squareの顧客リストを自動で更新するなど、様々な業務フローの効率化が期待できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
Boxに契約書や申込書といった顧客情報を含むファイルがアップロードされた際に、そのファイル内容からAIが自動で顧客情報を抽出し、Squareに新規顧客として登録するフローです。
<span class="mark-yellow">手作業でのデータ入力が不要となるため、登録にかかる時間の短縮とヒューマンエラーの防止</span>に期待でき、より迅速で正確な顧客管理が可能になるでしょう。
Boxにアップロードされたファイル情報をもとに、まずSquare内に同じ顧客が既に登録されていないかを確認し、未登録の場合にのみ新規顧客として追加するフローです。
<span class="mark-yellow">顧客データの重複登録を防ぐため、クリーンで正確な顧客リストを維持する</span>のに役立ち、マーケティング活動や顧客対応の質の向上に期待できます。
それでは、さっそく実際にBoxとSquareを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとSquareの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Boxにファイルがアップロードされたら、Squareに顧客を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Boxのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓でBoxと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するBoxアカウントの「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、「承認」をクリックしてください。
次の画面で「Boxへのアクセスを許可」を押して、連携完了です！
【Squareのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓でSquareと入力し、表示された候補からSquare（Webhook）を選択します。
「アカウント名」は任意の値で入力できるので、管理用だとわかる名前（「管理者アカウント」など）で設定しましょう。
「アクセストークン」はこちらから発行して入力し、最後に「追加」を押したらYoomとの連携は完了です！
※アクセストークンの取得方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Boxのフォルダ内にファイルがアップロードされた際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報は、フローで使用するアカウントであることを確認します。基本的には、ステップ1で入力した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、フローが起動するきっかけとなるBoxのフォルダを指定します。
「フォルダのコンテンツID」を、入力欄下に記載されている注釈を参考に入力しましょう。
ここで指定したフォルダにファイルがアップロードされると、フローが起動するようになりますよ！
※この時に指定するフォルダは、Yoomで使用していないフォルダを指定してください。
使用済みのフォルダを指定するとWebhookが重複してしまい、連携エラーの原因となります。
(使用済みかどうかがわからない場合は、新規フォルダを使用することをおすすめします。)
▼参考：BoxのフォルダコンテンツID 該当箇所▼
設定が完了したら、指定のBoxフォルダとYoomの連携チェックを行います。
「テスト」をクリックし、下図のように「テスト成功」と表示されたら「次へ」を押しましょう。
次に、フォルダ内にファイルがアップロードされた事を検知するテストを行います。
先ほど「フォルダのコンテンツID」に設定したBoxのフォルダに、テスト用のファイルをアップロードしてください。
この時使用するファイルは、テストなので架空の内容（「テスト契約書」や「Sample名刺」など）でOKです！
▼参考：テスト用にアップロードした名刺画像▼
アップロード後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードしたファイルの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Boxのフォルダにアップロードされたファイルを、ダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じものであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、「コンテンツID」を下図のようにアウトプットを使って設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3でBoxにアップロードしたファイルがダウンロードできることを確認しましょう。
テストが成功すると下図のように「ダウンロード」ボタンが表示されるので、ボタンを押して確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ステップ4でダウンロードしたファイルから、OCRを使って文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください。
タイトルは必要に応じて変更し、アクションをフローを活用する業務内容に合わせて選択しましょう。
デフォルトでは、「【v2】名刺を読み取る（4タスク）」が設定されています。
下記から自由に設定できるので、文字を読み取る該当のファイル内容に合わせて選択してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ファイルからテキストデータが正しく抽出できていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして次の設定に進みます。
続いて、ステップ5で抽出したテキストデータを使って、Squareに顧客情報を登録する設定を行います。
「顧客情報を登録」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであるかを確認しましょう。
アクションは「顧客情報を登録」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定の各項目に、それぞれ適切なアウトプットを設定していきましょう。
たとえば、「姓」には、「取得した値」の「画像・PDFから文字を読み取る」内にある「姓」を設定します。
「名」や「メールアドレス」など、その他の項目も適宜アウトプットを用いて設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にSquareに顧客情報が登録されることを確認しましょう。
確認後、Yoomの画面に戻って「保存する」を押せば設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Boxにファイルがアップロードされたら、Squareに顧客を登録する」フローの作成手順でした！
今回はBoxからSquareへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSquareで発生したイベントをきっかけにBoxのファイルを操作する、といった逆方向のデータ連携も可能ですので、ぜひ下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Squareで新しい顧客が作成されたタイミングをトリガーとして、その顧客名のフォルダをBoxに自動で作成するフローです。
<span class="mark-yellow">顧客ごとに契約書や請求書などの関連書類を整理・保管する手間が省け、</span>手動でのフォルダ作成漏れを防ぎ、管理体制を強化することが期待できます。
Squareで特定のサービスや高額商品など、特別な対応が必要な注文が作成された場合にのみ、その注文内容に応じたフォルダをBoxに自動で作成することも可能です。
<span class="mark-yellow">重要案件の見落としを防ぎ、迅速かつ的確なフォローアップ体制の構築をサポート</span>します。
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやSquareのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルがアップロードされたことをトリガーに、メールを送信したり、チャットツールに通知したりします。
また、特定の条件を満たすファイルが格納されたら、CRMツールにレコードを作成する連携も可能です。
異なるオンラインストレージ間のデータ同期も実現することで、手動でのファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
顧客の作成をトリガーに、ECサイトに顧客を登録したり、注文が作成されたらデータベースに情報を追加したりします。
また、支払い完了をトリガーにメールソフトでサンクスメールを送信したり、顧客情報管理サービスに顧客情報を登録したりすることで、顧客対応やデータ管理を効率化できそうです。
さらに、ビジネスチャットツールの投稿内容をもとに顧客を作成することも可能です。
いかがでしたか？
BoxとSquareの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBoxからSquareへの顧客情報の転記作業や、それに伴う確認作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを効果的に防ぐ</span>ことができるでしょう。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能になり、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。
ぜひこの機会に、自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
まずは本記事を参考に、BoxとSquareの連携からスタートしてみてくださいね！
Q：この自動化は、Yoomの料金プランでどの程度実行できますか？
A：この連携はOCR機能を使っているため、チームプランおよびサクセスプランでのみご利用頂けます。
Yoomでは1アクションにつき1タスクを消費するため、この連携の場合
の3つのアクションから構成されているため、最低でも3タスクを消費します。
また、OCRのアクション設定時に選択する内容（名刺を読み取る等）によってタスクの消費数が異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター
Q：手書きの申込書やアンケートも読み取れますか？
A：はい、可能です。
読み取りにはAI-OCRを使っており、手書き文字や歪んだ文字を認識することもできます。
Q：連携エラーが発生した場合、管理者に通知は届きますか？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、フローがエラーとなった旨の通知が届きます。
エラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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