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BoxとStripeを活用する中で、
「Boxにアップロードした申込書の内容を、手作業でStripeに顧客登録していて手間…」
「この繰り返し作業に時間がかかり、入力ミスも発生しがち…」
といった課題を感じていませんか？
特に、紙の書類をスキャンしてBoxにアップロードし、その内容を目で確認しながらStripeに入力する作業は件数が増えるほど大きな負担となり、本来注力すべきコア業務の時間を圧迫する原因になりがちです。
そこでオススメしたいのが、<span class="mark-yellow">Boxにファイルがアップロードされるだけで、その内容を自動で読み取りStripeに顧客情報として登録する仕組み</span>！
こうした日々の反復作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを削減することで、より正確かつスピーディな顧客管理の実現をサポートします。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの記事を参考に日々の業務の更なる効率化を目指しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとStripeを連携し、様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
BoxとStripeのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化できます。
例えば、Boxにアップロードされた申込書の内容をOCRで読み取り、Stripeに顧客情報として自動で登録するといったことが可能になり、入力の手間と時間を削減できるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
Boxにアップロードされた申込書や契約書などのファイルから、OCR機能によってファイル内のテキストが自動で読み取られ、顧客名や連絡先などの情報がStripeに速やかに登録するフローです。
<span class="mark-yellow">手作業で顧客情報をStripeに転記する手間を省きつつ、入力ミスを効果的に防止し、顧客管理の初動をスピードアップする</span>のに役立つでしょう。
例えば「新規契約」という名前のフォルダにアップロードされたファイルのみを対象にするなど、<span class="mark-yellow">特定の条件に合致した場合にのみ自動でStripeへの顧客登録を実行する</span>フローです。
これにより、あらゆるファイルに反応してしまうことを防ぎ、意図しない顧客登録を避けながら、より精度の高い業務自動化の実現をサポートします。
それでは、実際にBoxとStripeを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとStripeの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「BoxにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Stripeに顧客を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
検索窓でBoxと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するBoxアカウントの「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、「承認」をクリックしてください。
次の画面で「Boxへのアクセスを許可」を押せば、Yoomとの連携は完了です！
先ほど同様に検索窓にStripeと入力し、表示された候補から選択します。
※Stripeはチームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているStripeも問題なくお試しいただけますので、この機会にいろいろと体験してみてくださいね！
Yoomと連携するStripeアカウントの「アカウント名」を入力し、「アクセストークン」はStripe管理画面で取得する値を入力してください。
入力後、「追加」を押したら連携完了です！
※Stripeのアクセストークン取得方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
ここから実際に、フローの設定をしていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートが用意されているので、活用しましょう！
以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、お使いのYoom管理画面にテンプレートが自動的にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、特定のBoxフォルダ内にファイルがアップロードされた際に、フローが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて変更してみてくださいね！
連携するアカウント情報は、フローで使用するものであることを確認します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、フローが起動するきっかけとなるBoxのフォルダを指定します。
「フォルダのコンテンツID」を、入力欄下の注釈に従って入力しましょう。
ここで指定したフォルダにファイルがアップロードされると、フローが起動するようになりますよ！
※この時に指定するフォルダは、Yoomで使用していないフォルダを指定してください。
使用済みのフォルダを指定するとWebhookが重複するため、連携エラーの原因となります。
(使用しているかわからないことも多いと思うので、新規フォルダを使用するのがおすすめです)
▼参考：BoxのフォルダコンテンツID 該当箇所▼
設定完了後、指定したBoxのフォルダとYoomの連携チェックを行います。
「テスト」をクリックし、下図のように「テスト成功」と表示されたら「次へ」を押しましょう。
次に、指定したフォルダ内にファイルがアップロードされたことを検知するテストを行います。
先ほど「フォルダのコンテンツID」に設定したBoxのフォルダに、テスト用のファイルをアップロードしてください。
今回は、下図のような名刺画像をアップロードしました！
テストなので、「Sample書類」など架空のものでOKです。
アップロードしたらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードしたファイルの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Boxのフォルダ内にアップロードされたファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、「コンテンツID」を下図のようにアウトプットを使って設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Boxにアップロードしたファイルがダウンロードできることを確認しましょう。
下図のように「ダウンロード」ボタンが表示されるので、ボタンを押して確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ステップ4でダウンロードしたファイルから、OCR機能を使って文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会に色々と試してみてくださいね！
タイトルは必要に応じて変更し、アクションはフローを活用する業務内容に合わせて選択します。
デフォルトでは、「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）」が設定されています。
下記の中から自由に選択できるので、活用シーンに合わせて選んでみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目が、正しく抽出されることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みます。
続いて、ステップ5で抽出したデータを使い、Stripeに顧客を作成する設定を行います。
「顧客を作成」をクリックしてください。
任意でタイトルは変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認しましょう。
アクションは「顧客を作成」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を行います。
ここでは、入力欄をクリックして表示される「取得した値」の「画像・PDFから文字を読み取る」内にあるアウトプットを使って、各項目に適切な値を設定していきますよ！
たとえば、「顧客名」には下図のようにアウトプットを使って「名前」を設定します。
「メールアドレス」や「電話番号」なども「顧客名」同様に、アウトプットを使って設定してみてくださいね！
こうすることで、Boxにアップロードされたファイルのデータを使って、Stripeに顧客を作成することが可能になります。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にStripeに顧客が作成されているかを確認しましょう。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押せば設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作するかを確認してみてくださいね！
以上が、「BoxにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Stripeに顧客を作成する」フローの作成手順でした！
今回はBoxからStripeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にStripeの情報をBoxに連携したいケースもあるかと思います。
その場合は、下記のようなテンプレートも利用できるので、自社の業務フローに合わせてご活用ください。
Stripeに新しい顧客が登録されるたびに、その顧客名のフォルダをBoxに自動で作成します。
これにより、<span class="mark-yellow">契約書や請求書控えといった関連書類を顧客ごとに整理・保管する手間が省け、後から書類を探す際にもすぐに見つけられるようになり、情報管理の一貫性を保つ</span>ことをサポートします。
特定の料金プランに登録した顧客や、特定のタグが付いた顧客がStripeで作成された場合にのみ、Boxに専用フォルダを自動作成します。
この設定により、例えば<span class="mark-yellow">「重要顧客」のフォルダだけを自動で作成するといった運用が可能になり、管理業務にメリハリをつける</span>ことができるでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルがアップロードされたり、音声ファイルが格納されたりするのをトリガーに、チャットツールに通知したり、OCRで読み取りデータベースに追加したり、AIで文字起こししメール通知したりできます。
また、案件が登録されたり、経費精算ツールに請求書が登録されたりした際には、フォルダ作成したり請求書ファイルを自動でアップロードするといった一連の作業を自動化できます。
これにより、ファイル管理から情報共有まで、業務効率を向上させます。
支払いが作成・失敗したり、新規顧客が作成されたりした際には、会計ソフトに売上取引を登録したり、サンクスメールを自動送信したり、チャットツールに通知したり、CRMツールにコンタクトを作成したりといった一連の作業を自動化できます。
また、データベースツールでレコードが作成されるのをトリガーに、顧客を自動で作成することも可能です。
決済関連業務から顧客管理まで、手作業を減らし、業務効率を向上させましょう。
いかがでしたか？
本記事では、BoxとStripeを連携し、日々の業務を自動化する方法について解説しました。
Boxにアップロードされたファイル情報をもとにStripeへ顧客情報を自動登録する仕組みを構築することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ転記作業を省き、ヒューマンエラーを防止できることが期待されます。</span>
これにより、担当者は面倒な入力作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて顧客対応や請求管理といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！
この機会に、自社の業務に合った最適なフローを構築してみませんか？
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、BoxとStripeの連携を活用することからスタートしてみてくださいね！
Q：OCR機能を使った文字の読み取りでは、手書き文字の書類も読み取れますか？
A：はい、可能です。
読み取りにはAI-OCRを使っており、手書き文字を認識することができます。
Q：読み取った情報に不備があった場合、フローはどうなりますか？
A：不備の内容にもよりますが、今回ご紹介したフローの設定ですとフローがエラーとなるか、足りない情報は空欄のままStripeへの連携が進んでしまいます。
しかし、Yoomには「担当者へ対応を依頼する」というオペレーションがあり、OCRアクションの後にこちらを追加することで、担当者に読み取り情報の確認依頼を自動で出すことができます。
これにより、万が一読み取り内容に不足があった場合でも、対応可能になります。
Q：複数ページのPDFファイルにも対応していますか？
A：はい、「画像・PDFから文字を読み取る」機能は複数ページのPDFファイルにも対応しています。
ただし、以下の条件を満たしている必要がありますので、ご確認ください。
※この機能はチームプラン以上でご利用いただけます。
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