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「CloseとOutlookを両方使っていて、情報をスムーズに連携させたい！」
「Closeでタスクが完了するたびに、Outlookで通知メールを手打ちするのは手間だし、報告漏れも心配…」
このように、手作業でのデータ連携に非効率さやリスクを感じていませんか？
営業活動のスピードが求められる中で、ツールの垣根を越えた情報共有の遅れは、チーム全体の生産性に影響を与えかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Closeでのタスク完了といったアクションをきっかけに、Outlookへ必要な情報が自動で通知される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CloseとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CloseとOutlookのAPIを連携すれば、Closeで発生したイベントに関する情報をOutlookに自動で通知したり、逆にOutlookの情報をCloseに連携したりすることが可能になります。
これにより、これまで手作業で行っていた情報共有やデータ入力の手間を削減し、業務の迅速化と正確性の向上を実現できます。
ここでは自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Closeでのタスク完了報告を手動で行う手間や報告漏れをなくしたい場合に、<span class="mark-yellow">タスク完了と同時にOutlookへ自動で通知メールを送信します。</span>
こうすることで、関係者への情報共有を迅速かつ確実に行い、チーム全体の連携をスムーズにします。
特定の重要なタスクについてのみ通知したい場合に、<span class="mark-yellow">Outlookに通知を送信します。</span>
本当に重要な情報のみを関係者に届け、通知の氾濫を防ぎます。
それでは、さっそく実際にCloseとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCloseとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Close／Outlook
[Yoomとは]
今回はCloseでTaskが完了したら、Outlookに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Closeの連携
右上の検索ボックスに「Close」と入力して、表示されたCloseのアイコンをクリックします。
アカウント名とAPIキーを入力して、「追加」ボタンをクリックしましょう。
マイアプリの接続画面に戻ります。
ページ上部に「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
Outlookの連携
同様にOutlookと記入して、出てきたアイコンをクリックします。
サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
同じく、「マイアプリを登録しました。」の表示が出たら全てのアプリ接続は完了です。
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガーとなるアプリの設定を行います。まずは以下の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「Completed Task」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
CloseとのAPI接続が正しく行われるかの確認テストを行います。
「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストに成功したら「次へ」ボタンで次のページに進みます。
続いて、Webhookイベントを正しく受け取れるかの確認を行います。
Closeのページを開き、テストに使用するためのタスクを1つ完了させましょう！
Yoomの設定に戻って「テスト」ボタンを押します。
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
設定を保存しておきます。保存ボタンをクリックしましょう！
Closeから取得した値を利用して、Outlookでメールを送る設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう！
特に問題がなければ、メール内容の設定に移ります。
Toと件名を手動で設定します。
BCCやCCも任意で設定が可能です！
Closeで取得した値を利用して、メール本文を作成します。
これにより、Closeのタスクごとに変わる情報をOutlookへ動的に反映できます。
本文の作成が終了したら「次へ」ボタンをクリックします。
作成したメールの送信内容が表示されています。
メール内容に問題がないか確認が終わったら「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テスト成功です！
Outlookを確認してみましょう。
Closeでのタスク完了を知らせるメールが送信されています！
最後にYoom画面に戻って、「保存する」をクリックしておきましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はCloseからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからCloseへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
問い合わせメールからのリード登録などを自動化し、さらなる業務効率化を図ることが可能です。
Outlookで受信した問い合わせメールから手動でCloseにコンタクト情報を転記している作業をなくしたい場合に、<span class="mark-yellow">受信したメール本文から名前や会社名などの情報を自動で抽出します。</span>
さらに、Closeに新規コンタクトとして登録することで、リード登録のスピードと精度を向上させ、機会損失を防ぎます。
あらゆる受信メールではなく、特定の条件に合致するメールだけをCloseに登録したい場合に、<span class="mark-yellow">Closeにコンタクトを自動作成します。
重要なリード情報だけを効率的に管理することが可能です。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させることで実現します。
今回ご紹介した連携以外でも、CloseやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
新規リードやコンタクトが登録されたらチャットツールに通知したり、データベースに追加したりできます。
また、フォームや広告ツールから取得したリード情報を自動で登録したり、データベースの更新を自動で反映したりすることも可能です。
これらの連携により、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、営業活動の効率を向上させます。
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
CloseとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク完了報告や、問い合わせ内容の転記作業といった定型業務から解放されます。</span>
これにより、担当者は報告漏れや入力ミスを気にすることなく、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Closeの「タスク完了」以外のアクションをきっかけにできますか？
A：はい、できます！
他にはコンタクトの作成や更新、リードの作成や更新などのアクションが選択できます。
詳しくは、下記のページの「フローボットトリガー」をご確認ください！
Q：もし連携が失敗した場合、どうやって気づくことができますか？
A：エラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知設定をしておくとメールなどで自動通知されますが、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
また、認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Outlookへ通知するメールの件名や本文はカスタマイズできますか？
A：はい、できます！
通知したい内容を設定してください。
ただし、Closeの取得した値を活用せずに手動で入力した値は、繰り返し通知されます。
「タスクID」など、フローボットが起動する度に変動する値については取得した値を活用してください！
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