Outlookで受信した特定条件の内容をもとに、CloseにContactを作成する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせやリード情報を、手作業でCRMであるCloseに都度入力していませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OutlookとCloseの連携を自動化し、特定のメールを受信した際にその内容から自動でCloseへコンタクト情報を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったリード情報をCloseに手入力しており、手間を感じている営業担当者の方
• OutlookとCloseを活用した、リード管理や顧客登録のプロセスを自動化したいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに、Closeへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや重要な情報の入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとCloseをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにする
4. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメールの本文から必要な情報（氏名、会社名など）を抽出する
5. 最後に、オペレーションでCloseの「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいコンタクトを作成する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、件名や送信元アドレスなど、コンタクトを作成したいメールの条件を任意で設定してください。
• Closeでコンタクトを作成するアクションを設定する際に、紐付けたいLead IDを任意で設定してください。

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■注意事項

• Outlook、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。