Outlookで受信した内容をもとに、CloseにContactを作成する

■概要

Outlookで受信した見込み顧客からのメールを、CRMであるCloseに手動で登録していませんか？この作業は単純ですが時間がかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容から自動でCloseへコンタクトを作成できます。OutlookとCloseの連携をスムーズにし、手作業による手間とミスを削減します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したリード情報をCloseへ手入力しており、作業を効率化したい方
• OutlookとClose間の情報転記ミスをなくし、データ精度を高めたいと考えている方
• リード獲得からコンタクト作成までの一連のフローを自動化したい営業・マーケティング担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーにCloseへのコンタクト作成が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとCloseをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、「テキストを抽出する」アクションでメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでCloseを選択し、「Create Contact」アクションで、抽出した情報をマッピングしてコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダのみを監視対象にしたい場合、任意のフォルダIDを指定して設定できます
• Closeでコンタクトを作成する際に、特定のリード（企業）に関連付けて登録したい場合は、任意のLead IDを指定することが可能です

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■注意事項

• Outlook、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。