Closeで特定条件のTaskが完了したら、Outlookに通知する

■概要

Closeを活用して顧客管理を行う中で、特定のタスクが完了した際の関係者への連絡を、都度Outlookで手作業で行っていませんか。手作業での通知は手間がかかるだけでなく、重要な連絡の漏れにも繋がりかねません。このワークフローは、Closeで特定のタスクが完了したことをきっかけに、自動でOutlookからメール通知を実行するため、こうした連携の手間を解消し、情報共有を円滑にします。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Closeでのタスク完了報告を、手作業でOutlookからメール送信している営業担当者の方
• チームのタスク進捗をCloseで管理しており、重要な完了報告を漏れなく受け取りたいマネージャーの方
• OutlookとCloseの連携を自動化し、通知業務の効率化を目指している業務改善担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Closeでタスクが完了するたびに、自動でOutlookからメールが送信されるため、手作業での通知業務にかかる時間を短縮できます。
• 手動での連絡による宛先間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報の共有を確実に行うことが可能です。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとCloseをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCloseを選択し、「タスクが完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先に通知メールを送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定の担当者のタスクが完了した場合のみ通知するなど、通知を実行するための条件を任意で設定してください。
• Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスやメールの件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。

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■注意事項

• Close、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。