CloseでTaskが完了したら、Outlookに通知する

■概要

顧客管理ツールCloseでのタスク完了時、関係者への連絡を都度Outlookで作成・送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は、遅延や連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Closeでタスクが完了したことをトリガーに、指定した宛先へOutlookから自動でメール通知を送信します。CloseとOutlookを連携させることで、こうした定型的な報告業務を自動化し、迅速かつ確実な情報共有を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Close上のタスク完了報告を、都度手作業でOutlookから送信している営業担当者の方
• チームメンバーのタスク進捗を、抜け漏れなく迅速に把握したいと考えているマネージャーの方
• CloseとOutlookを連携させ、日々の定型業務を効率化したいと考えているすべての方

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■このテンプレートを使うメリット

• Closeでタスクが完了すると自動で通知が飛ぶため、これまでOutlookで手動作成していた時間を短縮できます。
• 手作業で発生しがちな通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとCloseをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCloseを選択し、「タスクが完了したら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、タスク完了の旨を記載したメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールを送る」アクションにて、通知を送信したい宛先（To）や件名、本文の内容を任意で設定してください。

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■注意事項

• Close、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。