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「クラウドサインで契約が締結されたら、その情報をコラボフローに転記して申請書を作成している」
「契約の取消や却下があった場合、手動でコラボフローの関連申請を処理するのが面倒…」
このように、電子契約システムのクラウドサインとワークフローシステムのコラボフローを併用する中で、二つのツール間の情報連携を手作業で行うことに手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">クラウドサインでの契約ステータスの変更をトリガーに、コラボフローの申請書が自動で作成・更新される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎやすくなります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">クラウドサインとコラボフローを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
クラウドサインとコラボフローのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化し、業務の効率を飛躍的に高めることが可能になります。
例えば、クラウドサインでの契約締結やステータス変更といったイベントをきっかけに、コラボフローでの申請書作成を自動で行うことができます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しましょう！
アカウント登録後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを体験できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
クラウドサインで契約が締結完了した後に、手動でコラボフローを開いて申請書を作成する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスや申請漏れの原因にもなります。
この連携は、クラウドサインでの締結完了をトリガーに、契約情報を基にしてコラボフローの申請書を自動で作成・申請するため、<span class="mark-yellow">迅速かつ正確な社内手続きの開始をサポートし、手作業によるミスや遅延を防ぎます。</span>
契約プロセスにおいて、書類が相手方から却下されたり、自社で取り消したりするケースは少なくありません。その都度、関係各所に連絡し、コラボフローで関連申請を修正・取り下げするのは手間がかかりますよね。
この自動化を設定すれば、クラウドサイン上での書類の取消・却下を検知し、即座にコラボフローで関連する申請処理を行うため、<span class="mark-yellow">ステータス変更に伴う後続処理を自動化し、対応漏れなく迅速に関係者へ情報共有できます。</span>
それでは、さっそく実際にクラウドサインとコラボフローを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでクラウドサインとコラボフローの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「クラウドサインで書類が締結したら、コラボフローで申請書を申請する」フローを作成していきます！
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、クラウドサインとコラボフローをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「クラウドサイン」と入力し、検索結果からクラウドサインのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
3.続いてコラボフローをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からコラボフローを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにクラウドサインとコラボフローが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】クラウドサインで書類が締結したら、コラボフローで申請書を申請する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するクラウドサインで、テスト用の書類を締結させておきましょう！
これは後続のクラウドサインのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「書類の締結が完了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
なお、この取得した値のことをアウトプットと呼びます。各アクションのテスト時に取得したアウトプットを活用することで、コラボフローにデータを自動的に登録可能となります！
また、アウトプットはフローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは、こちらをご参照ください。
※捕捉として、以下の取得した値＝アウトプットには実際のデータが挿入されていない状態です。実際にはデータが挿入された状態となります。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
1.アプリと連携する「書類情報の取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
このようにアウトプットを使用することで、クラウドサインのデータを自動的に活用可能となります。
入力を終えたら「テスト」を実行し、情報取得に成功したら「保存する」をクリックします。
※ここでもアウトプットが取得できますが実際のデータは挿入されていません。実際のテスト時にはデータが挿入されます。
1.アプリと連携する「申請書を申請」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「インスタンス名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「アプリケーションコード」「経路ID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
文書のパーツの各項目を設定します。
「パーツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「値」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※下の「値」は、以下画像のように選択しています。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にコラボフローで申請書が申請されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はクラウドサインからコラボフローへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にコラボフローからクラウドサインへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
社内承認から契約書送付までの一連の流れを自動化し、さらなる業務効率化を実現できます。
コラボフローで契約に関する申請が承認された後、その情報を基に手動でクラウドサインの契約書を作成し、送付する作業は、時間と手間を要します。
このテンプレートを利用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーに、申請情報（宛先、件名、書類など）を自動で取得し、クラウドサインから契約書を送付するため、<span class="mark-yellow">契約締結までのリードタイムを短縮し、送付ミスなどのヒューマンエラーを少なく出来るはずです。</span>
コラボフローでの承認プロセスが完了した案件について、後から証跡としてクラウドサインの合意締結証明書を取得・保管する作業は、地味ながらも重要な業務です。
この連携は、コラボフローでの承認完了と同時に、該当するクラウドサインの書類IDを用いて合意締結証明書を自動で取得するため、<span class="mark-yellow">手作業による取得漏れを防ぎ、監査対応などに必要な証跡管理を効率的かつ確実に行えます。</span>
クラウドサインやコラボフローを活用すれば、申請・承認から契約送付までの一連の業務を効率化できます。
Yoomにはこうしたフローを簡単に構築できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひ参考にしてください。
契約書作成から送付までの流れを自動化し、契約業務のスピードと正確性を高められます。
例えば、YoomデータベースやNotion、SPIRALなどから契約書を生成してクラウドサインで送信可能です。
また、Gmailで受信した条件付きメールをトリガーに契約書を自動作成・送付できるため、法務・営業担当者は手間をかけずに迅速な契約対応が可能になります！
社内申請や承認プロセスを他ツールと連携し、転記や重複入力を削減できます。
例えば、申請された取引先情報をboardに自動登録したり、承認後にGoogle スプレッドシートへ記録することが可能です。
営業や総務担当者は、kintoneやZoho CRMへのタスク追加といった連動により、申請から案件管理・顧客管理までの作業を一気にスムーズにできます！
クラウドサインとコラボフローの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた契約締結後の社内申請や、申請承認後の契約書送付といった一連のデータ転記作業から解放され、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防止する効果が期待できます。</span>
これにより、担当者は反復的なタスクに時間を奪われることなく、契約内容の確認や取引先とのコミュニケーションといった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築することが可能です。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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