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「Confluenceでプロジェクトページを作成するたびに、関連するZoomミーティングを手動で設定していて手間がかかる…」
「ミーティングの日程が決まったら、議事録用のConfluenceページを作成しているが、たまに忘れてしまうことがある…」
このように、日々の業務でConfluenceとZoom間の手作業による情報連携に、非効率や限界を感じていませんか？
特に、ミーティングの設定漏れや情報の転記ミスは、業務の遅延やコミュニケーションロスに直結しかねない重要な課題です。
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceに新しいページが作成されたタイミングを検知して、自動でZoomミーティングをスケジュールする仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、より戦略的なタスクや本来集中すべきコア業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとZoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとZoomのAPIを連携すれば、Confluenceの情報をトリガーにZoomの操作を自動化したり、その逆のフローを構築したりすることが可能になります。
具体的な自動化例を複数紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで新しい議事録やプロジェクト計画のページを作成するたびに、関連するZoomミーティングを手動で設定する作業は手間がかかります。
この連携を使えば、Confluenceにページが作成されると、そのタイトルなどの情報をもとに自動でZoomミーティングを作成するため、<span class="mark-yellow">ミーティング設定の手間を完全に排除し、設定漏れや入力ミスを防ぐことが可能です。</span>
全てのページ作成でミーティングを設定するのではなく、「定例会議」といった特定のラベルやタイトルを持つページが作成された場合にのみ、Zoomミーティングを自動設定したい場合に最適です。
この連携では、特定の条件に合致した場合にのみ処理を実行する分岐設定が可能であり、<span class="mark-yellow">必要なミーティングだけをピンポイントで自動作成し、不要なスケジュール登録を防ぐことができます。</span>
それでは、さっそく実際にConfluenceとZoomを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとZoomの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Zoom
[Yoomとは]
今回は「Confluenceにページが作成されたら、Zoomにミーティングを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Confluenceのマイアプリ登録
以下の動画を確認の上、Confluenceのマイアプリ登録を進めてください。
Zoomのマイアプリ登録
先ほどと同じように、下記を参考に登録しましょう。
※Webhookの設定についてや、エラーになってしまう場合は下記リンクを参考にしてください。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Confluenceの「ページが作成されたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
アクションを確認して、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」は、プルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、ページ作成時により早く顧客情報の登録が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
「クラウドID」に、トリガーとして設定するクラウドのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるクラウドIDを選択してください。
トリガーが正常に動作するか確かめるため、ConfluenceでZoomの開始日時・会議時間・ミーティング目的などを含むテスト用のページを作成してください。
Confluenceの準備ができたら、Yoomに戻り「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで動的な値（フローが稼働する度に更新される値）として使用可能です。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
テスト用に作成したページが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
先ほどのトリガーアクションでは、作成されたページの内容は取得できていないため、このアクションでページ内容を含む詳細情報を取得していきましょう。
Confluenceの「ページを取得」をクリック。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定画面になったら、下記を参考に設定しましょう。
「クラウドID」にはトリガーアクションで設定したものと同じクラウドIDを候補から選択してください。
「コンテンツID」にはデフォルトで、トリガーアクションで取得したページのコンテンツIDが設定されています。
もし項目を削除してしまった場合には、入力欄をクリックした時に表示されるトリガーアクションメニューの「ページID」を選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
その他の任意項目では、取得する情報の詳細を指定できます。
運用方法に合わせて設定してみてください。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
成功すると、「取得した値」にConfluenceのページ情報が追加されます。
テスト用に作成したページが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存」を押してつぎへ進みましょう。
取得したConfluenceのページ本文から、Zoomに登録するデータを抽出していきます。
まずは、下記赤枠をクリック。
下記のような画面になったら、適宜「タイトル」を変更してください。
目的に応じて「変換タイプ」を変更しましょう。
データを抽出するテキストの文字数によって消費するタスク数が変わります。
長文テキストからデータを抽出する場合には「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。
設定できたら、「次へ」をクリック。
詳細を設定画面になったら、下記項目を設定してください。
「対象のテキスト」にはデフォルトで、取得したページ本文が設定されています。
消してしまった場合には、入力欄クリック時に表示されるページ取得アクションメニューから「ページの本文」を選択してください。
「抽出したい項目」に、Zoomのミーティング登録で用いる項目を設定しましょう。
必要に応じて「指示内容」に抽出時の指示を入力してください。
今回は、Confluenceで会議時間を「1時間」と入力しましたが、Zoomでは分単位でしか登録できないため、下記のような指示を入力しています。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目が対象のテキストから抽出され、「取得した値」に追加されます。
※ 期待する値が抽出されていない場合には、「抽出したい項目」の名称や「指示内容」を変更して再度お試しください。
最後に、ページ下部の「保存」をクリックして次のステップへ進みましょう。
最後の設定です！
先ほど抽出したデータを用いて、Zoomのミーティング作成をしましょう。
まずは、下記赤枠をクリック。
「タイトル」を適宜変更し、連携アカウントとアクションを確認したら、「次へ」をクリックしてください。
続いて、API接続設定を行いましょう。
メールアドレスはZoomアカウントのメールアドレスを設定してください。
トピックは、デフォルトでConfluenceの「ページタイトル」が設定されています。
もし削除してしまった場合は、下記のように「取得した値」から選択してください。
会議の説明も同様に、「取得した値」のテキスト抽出から選択しましょう。
開始日時も、テキスト抽出の取得した値から「開始時間」を選択します。
会議時間は、テキスト抽出の取得した値から「会議時間」を選択しましょう。
設定後、テストをクリックしてください。
成功したら、Zoomでミーティングが作成できたか確認してみましょう。
下記のように、指定した内容のミーティングが作成できていればOKです！
最後に、Yoom画面に戻って「保存」を忘れずにしましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
今回はConfluenceからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Zoomで新しいミーティングをスケジュールした際に、議事録用のConfluenceページを自動で作成します。
この連携はZoomのミーティング情報をConfluenceに直接連携するシンプルな構成であり、<span class="mark-yellow">ミーティング設定と同時に議事録の準備が完了するため、ページの作成忘れを防ぎ、会議後のスムーズな情報共有を実現可能です。</span>
ミーティングの議題に特定のキーワードが含まれるなど、特定の条件に合致するZoomミーティングが作成された場合に、関連情報を格納するためのConfluenceページを特定のスペースや階層に自動で作成します。
この分岐処理を含む連携により、<span class="mark-yellow">プロジェクトごとやチームごとに情報を自動で整理し、Confluence内での情報管理を効率化できるでしょう。</span>
Yoomでは、ConfluenceとZoomに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ConfluenceとZoomでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
GoogleフォームやTypeformで回答が送信されたり、Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたりしたら、Confluenceにページを自動作成できます。
また、SmartHRで従業員が登録された際にConfluenceへ招待したり、Confluenceで作成したページをもとにGoogleドキュメントを作成したりと、ドキュメント作成や情報共有のプロセスを効率化できます。
kintoneやYoomのデータベースから、Zoomの会議URLを自動で発行し、メールで送付できます。
また、Zoomミーティングが終了したら、レコーディングの文字起こしや要約を行い、NotionやBacklogに保存したり、Salesforceに商談レコードを自動で作成したりと、会議後の作業を効率化できます。
本記事では、ConfluenceとZoomの連携を自動化する方法について解説しました。
Confluenceでのページ作成をトリガーにZoomミーティングを自動で設定したり、逆にZoomミーティングの作成に合わせてConfluenceの議事録ページを自動生成したりすることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたミーティング設定や議事録準備の手間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、会議の内容そのものや、より創造的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もしConfluenceとZoomの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を実際に体験してみてください！
Q：Zoomでミーティングが作成されたら、Confluenceと連携することはできますか？
A：はい、可能です。
例えば、Zoomでミーティングを設定するたびに、議事録用のページをConfluenceで作成したい場合などに便利な自動化です。
下記テンプレートも用意していますので、ぜひご活用ください！
Q：Confluenceの特定のスペースのみを監視できますか？
A：ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、スペースIDを指定して処理を分岐させることが可能になります。
これを活用することで、特定のスペースでページが作成された場合にのみ、ミーティング作成に進むフローが作成できます。
参考：「分岐」の設定方法
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
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