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フローボット活用術

2025-10-23

【簡単設定】ConfluenceのデータをZoomに自動的に連携する方法

Hiyori Hamasaka
Hiyori Hamasaka

■概要

Confluenceで議事録やプロジェクト計画をまとめた後、改めてZoomを開いて関連ミーティングを設定する作業に、手間を感じてはいないでしょうか。手作業での情報転記は、入力ミスや設定漏れの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、その内容をもとに自動でZoomミーティングを作成します。ConfluenceとZoom間での繰り返しの定型業務を自動化し、スムーズなプロジェクト進行を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ConfluenceとZoomを頻繁に利用し、手作業でのミーティング設定に手間を感じている方
  • ConfluenceのページからZoomミーティングを作成する際の、情報の転記ミスや漏れを防ぎたい方
  • プロジェクト管理を効率化するため、ツール間の連携による自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

  • Confluenceへのページ作成をトリガーに、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業で行っていた設定時間を短縮できます
  • ページ情報をもとにミーティングが作成されるため、会議の議題や日時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ConfluenceとZoomをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 続けて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの内容を取得します
  4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したページ内容からミーティングに必要な情報を抽出します
  5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Confluenceのページからミーティング作成に必要な情報を抽出する際に、AI機能でどのテキストを抽出対象とするかを任意に設定してください
  • Zoomでミーティングを作成する際に、Confluenceから抽出したどの情報をミーティングのトピックや議題に設定するかを任意で指定してください

注意事項

  • ConfluenceとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。

「Confluenceでプロジェクトページを作成するたびに、関連するZoomミーティングを手動で設定していて手間がかかる…」
「ミーティングの日程が決まったら、議事録用のConfluenceページを作成しているが、たまに忘れてしまうことがある…」

このように、日々の業務でConfluenceとZoom間の手作業による情報連携に、非効率や限界を感じていませんか?

特に、ミーティングの設定漏れや情報の転記ミスは、業務の遅延やコミュニケーションロスに直結しかねない重要な課題です。

もし、Confluenceに新しいページが作成されたタイミングを検知して、自動でZoomミーティングをスケジュールする仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、より戦略的なタスクや本来集中すべきコア業務に時間を使えるようになります!

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をもっと効率化しましょう!

とにかく早く試したい方へ

YoomにはConfluenceとZoomを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!


■概要

Confluenceで議事録やプロジェクト計画をまとめた後、改めてZoomを開いて関連ミーティングを設定する作業に、手間を感じてはいないでしょうか。手作業での情報転記は、入力ミスや設定漏れの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、その内容をもとに自動でZoomミーティングを作成します。ConfluenceとZoom間での繰り返しの定型業務を自動化し、スムーズなプロジェクト進行を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ConfluenceとZoomを頻繁に利用し、手作業でのミーティング設定に手間を感じている方
  • ConfluenceのページからZoomミーティングを作成する際の、情報の転記ミスや漏れを防ぎたい方
  • プロジェクト管理を効率化するため、ツール間の連携による自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

  • Confluenceへのページ作成をトリガーに、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業で行っていた設定時間を短縮できます
  • ページ情報をもとにミーティングが作成されるため、会議の議題や日時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ConfluenceとZoomをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 続けて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの内容を取得します
  4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したページ内容からミーティングに必要な情報を抽出します
  5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Confluenceのページからミーティング作成に必要な情報を抽出する際に、AI機能でどのテキストを抽出対象とするかを任意に設定してください
  • Zoomでミーティングを作成する際に、Confluenceから抽出したどの情報をミーティングのトピックや議題に設定するかを任意で指定してください

注意事項

  • ConfluenceとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。

ConfluenceとZoomを連携してできること

ConfluenceとZoomのAPIを連携すれば、Confluenceの情報をトリガーにZoomの操作を自動化したり、その逆のフローを構築したりすることが可能になります。

具体的な自動化例を複数紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

Confluenceにページが作成されたら、Zoomにミーティングを作成する

Confluenceで新しい議事録やプロジェクト計画のページを作成するたびに、関連するZoomミーティングを手動で設定する作業は手間がかかります。

この連携を使えば、Confluenceにページが作成されると、そのタイトルなどの情報をもとに自動でZoomミーティングを作成するため、ミーティング設定の手間を完全に排除し、設定漏れや入力ミスを防ぐことが可能です。


■概要

Confluenceで議事録やプロジェクト計画をまとめた後、改めてZoomを開いて関連ミーティングを設定する作業に、手間を感じてはいないでしょうか。手作業での情報転記は、入力ミスや設定漏れの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、その内容をもとに自動でZoomミーティングを作成します。ConfluenceとZoom間での繰り返しの定型業務を自動化し、スムーズなプロジェクト進行を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ConfluenceとZoomを頻繁に利用し、手作業でのミーティング設定に手間を感じている方
  • ConfluenceのページからZoomミーティングを作成する際の、情報の転記ミスや漏れを防ぎたい方
  • プロジェクト管理を効率化するため、ツール間の連携による自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

  • Confluenceへのページ作成をトリガーに、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業で行っていた設定時間を短縮できます
  • ページ情報をもとにミーティングが作成されるため、会議の議題や日時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ConfluenceとZoomをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 続けて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの内容を取得します
  4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したページ内容からミーティングに必要な情報を抽出します
  5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Confluenceのページからミーティング作成に必要な情報を抽出する際に、AI機能でどのテキストを抽出対象とするかを任意に設定してください
  • Zoomでミーティングを作成する際に、Confluenceから抽出したどの情報をミーティングのトピックや議題に設定するかを任意で指定してください

注意事項

  • ConfluenceとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。

Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Zoomにミーティングを作成する

全てのページ作成でミーティングを設定するのではなく、「定例会議」といった特定のラベルやタイトルを持つページが作成された場合にのみ、Zoomミーティングを自動設定したい場合に最適です。
この連携では、特定の条件に合致した場合にのみ処理を実行する分岐設定が可能であり、必要なミーティングだけをピンポイントで自動作成し、不要なスケジュール登録を防ぐことができます。


■概要

Confluenceで議事録やプロジェクトに関するページを作成した後、手動でZoomミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか。情報のコピー&ペーストや、都度の設定作業は、ミスを誘発する原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、ConfluenceとZoomの連携を自動化できます。特定の条件を満たすページがConfluenceで作成されると、その内容をもとにZoomミーティングが自動で作成されるため、一連の作業を効率化し、設定漏れなどのミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Confluenceでのドキュメント作成後、手作業でZoomミーティングを設定している方
  • ConfluenceとZoomを連携させ、情報共有から会議設定までの流れをスムーズにしたい方
  • 定型的なミーティング設定業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Confluenceでページを作成するだけでZoomミーティングが自動でセットアップされるため、これまで手作業で行っていた設定時間を削減できます。
  • 手動での情報転記が不要になることで、ミーティングの日時や議題の入力間違い、設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ConfluenceとZoomをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件を満たすページの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
  4. 条件に合致した場合、Confluenceの「ページを取得」アクションで、作成されたページの詳細情報を取得します。
  5. 次に、AI機能を活用し、取得したページ情報からミーティングに必要な情報を抽出します。
  6. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、フローボットを起動させる条件を任意に設定できます。例えば、特定のラベルが付いたページや、タイトルに特定のキーワードを含むページのみを対象にすることが可能です。
  • AI機能でConfluenceのページから抽出する情報は、ミーティングの議題やアジェンダなど、要件に合わせて柔軟に指定してください。
  • Zoomで作成するミーティングのトピックや開催日時、説明文なども、Confluenceのページから取得・抽出した情報をもとに自由にカスタマイズができます。

■注意事項

  • ConfluenceとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

ConfluenceとZoomの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にConfluenceとZoomを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとZoomの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト:ConfluenceZoom

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Confluenceにページが作成されたら、Zoomにミーティングを作成する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。

  • ConfluenceとZoomをマイアプリ連携
  •  該当のテンプレートをコピー
  • Confluenceのトリガー設定およびページ取得設定、テキスト抽出設定、Zoomのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

■概要

Confluenceで議事録やプロジェクト計画をまとめた後、改めてZoomを開いて関連ミーティングを設定する作業に、手間を感じてはいないでしょうか。手作業での情報転記は、入力ミスや設定漏れの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、その内容をもとに自動でZoomミーティングを作成します。ConfluenceとZoom間での繰り返しの定型業務を自動化し、スムーズなプロジェクト進行を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ConfluenceとZoomを頻繁に利用し、手作業でのミーティング設定に手間を感じている方
  • ConfluenceのページからZoomミーティングを作成する際の、情報の転記ミスや漏れを防ぎたい方
  • プロジェクト管理を効率化するため、ツール間の連携による自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

  • Confluenceへのページ作成をトリガーに、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業で行っていた設定時間を短縮できます
  • ページ情報をもとにミーティングが作成されるため、会議の議題や日時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ConfluenceとZoomをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 続けて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの内容を取得します
  4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したページ内容からミーティングに必要な情報を抽出します
  5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Confluenceのページからミーティング作成に必要な情報を抽出する際に、AI機能でどのテキストを抽出対象とするかを任意に設定してください
  • Zoomでミーティングを作成する際に、Confluenceから抽出したどの情報をミーティングのトピックや議題に設定するかを任意で指定してください

注意事項

  • ConfluenceとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。

ステップ1:ConfluenceとZoomのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

Confluenceのマイアプリ登録

以下の動画を確認の上、Confluenceのマイアプリ登録を進めてください。

Zoomのマイアプリ登録

先ほどと同じように、下記を参考に登録しましょう。

※Webhookの設定についてや、エラーになってしまう場合は下記リンクを参考にしてください。

ステップ2:テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。


■概要

Confluenceで議事録やプロジェクト計画をまとめた後、改めてZoomを開いて関連ミーティングを設定する作業に、手間を感じてはいないでしょうか。手作業での情報転記は、入力ミスや設定漏れの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、その内容をもとに自動でZoomミーティングを作成します。ConfluenceとZoom間での繰り返しの定型業務を自動化し、スムーズなプロジェクト進行を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ConfluenceとZoomを頻繁に利用し、手作業でのミーティング設定に手間を感じている方
  • ConfluenceのページからZoomミーティングを作成する際の、情報の転記ミスや漏れを防ぎたい方
  • プロジェクト管理を効率化するため、ツール間の連携による自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

  • Confluenceへのページ作成をトリガーに、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業で行っていた設定時間を短縮できます
  • ページ情報をもとにミーティングが作成されるため、会議の議題や日時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ConfluenceとZoomをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 続けて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの内容を取得します
  4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したページ内容からミーティングに必要な情報を抽出します
  5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Confluenceのページからミーティング作成に必要な情報を抽出する際に、AI機能でどのテキストを抽出対象とするかを任意に設定してください
  • Zoomでミーティングを作成する際に、Confluenceから抽出したどの情報をミーティングのトピックや議題に設定するかを任意で指定してください

注意事項

  • ConfluenceとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。

そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面(フローボット)が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3:Confluenceのトリガー設定

まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Confluenceの「ページが作成されたら」をクリック。

「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。

連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。

アクションを確認して、「次へ」をクリック。

「トリガーの起動間隔」は、プルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、ページ作成時により早く顧客情報の登録が行えるようになります。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。

「クラウドID」に、トリガーとして設定するクラウドのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるクラウドIDを選択してください。

トリガーが正常に動作するか確かめるため、ConfluenceでZoomの開始日時・会議時間・ミーティング目的などを含むテスト用のページを作成してください。

Confluenceの準備ができたら、Yoomに戻り「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで動的な値(フローが稼働する度に更新される値)として使用可能です。

※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。

テスト用に作成したページが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ4:Confluenceのページ取得設定

先ほどのトリガーアクションでは、作成されたページの内容は取得できていないため、このアクションでページ内容を含む詳細情報を取得していきましょう。
Confluenceの「ページを取得」をクリック。

タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。

API接続設定画面になったら、下記を参考に設定しましょう。
「クラウドID」にはトリガーアクションで設定したものと同じクラウドIDを候補から選択してください。

「コンテンツID」にはデフォルトで、トリガーアクションで取得したページのコンテンツIDが設定されています。
もし項目を削除してしまった場合には、入力欄をクリックした時に表示されるトリガーアクションメニューの「ページID」を選択してください。

取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。

その他の任意項目では、取得する情報の詳細を指定できます。
運用方法に合わせて設定してみてください。

設定を終えたら、「テスト」をクリック。
成功すると、「取得した値」にConfluenceのページ情報が追加されます。

テスト用に作成したページが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存」を押してつぎへ進みましょう。

ステップ5:テキスト抽出設定

取得したConfluenceのページ本文から、Zoomに登録するデータを抽出していきます。
まずは、下記赤枠をクリック。

下記のような画面になったら、適宜「タイトル」を変更してください。
目的に応じて「変換タイプ」を変更しましょう。
データを抽出するテキストの文字数によって消費するタスク数が変わります。
長文テキストからデータを抽出する場合には「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。

設定できたら、「次へ」をクリック。

詳細を設定画面になったら、下記項目を設定してください。
「対象のテキスト」にはデフォルトで、取得したページ本文が設定されています。
消してしまった場合には、入力欄クリック時に表示されるページ取得アクションメニューから「ページの本文」を選択してください。

「抽出したい項目」に、Zoomのミーティング登録で用いる項目を設定しましょう。

必要に応じて「指示内容」に抽出時の指示を入力してください。
今回は、Confluenceで会議時間を「1時間」と入力しましたが、Zoomでは分単位でしか登録できないため、下記のような指示を入力しています。

設定を終えたら、「テスト」をクリック。
成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目が対象のテキストから抽出され、「取得した値」に追加されます。

※ 期待する値が抽出されていない場合には、「抽出したい項目」の名称や「指示内容」を変更して再度お試しください。

最後に、ページ下部の「保存」をクリックして次のステップへ進みましょう。

ステップ6:Zoomのミーティング作成設定

最後の設定です!
先ほど抽出したデータを用いて、Zoomのミーティング作成をしましょう。
まずは、下記赤枠をクリック。

「タイトル」を適宜変更し、連携アカウントとアクションを確認したら、「次へ」をクリックしてください。

続いて、API接続設定を行いましょう。
メールアドレスはZoomアカウントのメールアドレスを設定してください。

トピックは、デフォルトでConfluenceの「ページタイトル」が設定されています。
もし削除してしまった場合は、下記のように「取得した値」から選択してください。

会議の説明も同様に、「取得した値」のテキスト抽出から選択しましょう。

開始日時も、テキスト抽出の取得した値から「開始時間」を選択します。

会議時間は、テキスト抽出の取得した値から「会議時間」を選択しましょう。

設定後、テストをクリックしてください。
成功したら、Zoomでミーティングが作成できたか確認してみましょう。
下記のように、指定した内容のミーティングが作成できていればOKです!

最後に、Yoom画面に戻って「保存」を忘れずにしましょう。

ステップ7:フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました!」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

ZoomのデータをConfluenceに連携したい場合

今回はConfluenceからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Zoomでミーティングが作成されたら、Confluenceにページを作成する

Zoomで新しいミーティングをスケジュールした際に、議事録用のConfluenceページを自動で作成します。

この連携はZoomのミーティング情報をConfluenceに直接連携するシンプルな構成であり、ミーティング設定と同時に議事録の準備が完了するため、ページの作成忘れを防ぎ、会議後のスムーズな情報共有を実現可能です。


■概要

Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、議事録用のページをConfluenceで都度作成する作業は手間がかかるものです。また、手作業によるページの作成漏れや、会議情報の転記ミスが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でConfluenceに議事録ページが作成されるため、こうしたConfluenceとZoomの連携に関する課題を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoomでのミーティングが多く、Confluenceで議事録を管理している担当者の方
  • ConfluenceとZoomを活用した、チーム内の情報共有をより円滑にしたいと考えている方
  • ミーティング設定から議事録ページの作成といった一連の定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoomでミーティングが作成されると自動でConfluenceにページが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 議事録ページの作成忘れや、ミーティング情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ZoomとConfluenceをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら(Webhook)」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、Zoomのミーティング情報をもとにページが作成されるように設定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Confluenceでページを作成する際に、タイトルや本文にZoomのミーティング情報をどのように反映させるかを任意で設定してください。
  • ページを作成するConfluenceのスペースや親ページも、任意のものを指定することが可能です。

■注意事項

  • ZoomとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。

Zoomで特定条件に合うミーティングが作成されたら、Confluenceにフォルダを作成する

ミーティングの議題に特定のキーワードが含まれるなど、特定の条件に合致するZoomミーティングが作成された場合に、関連情報を格納するためのConfluenceページを特定のスペースや階層に自動で作成します。

この分岐処理を含む連携により、プロジェクトごとやチームごとに情報を自動で整理し、Confluence内での情報管理を効率化できるでしょう。


■概要

Zoomでミーティングを作成するたびに、議事録や資料を保管するための場所をConfluenceで手動作成する作業に手間を感じていませんか?
このワークフローは、ZoomとConfluenceを連携させることで、こうした定型業務を自動化します。特定の条件に合致するZoomミーティングが作成された際に、Confluenceに指定のフォルダを自動で作成するため、手作業による情報管理の手間や作成漏れといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoomでの会議後、手作業でConfluenceに議事録ページやフォルダを作成している方
  • ConfluenceとZoomを活用し、会議に関する情報の一元管理を効率化したいと考えている方
  • 特定のミーティングに関する情報共有の漏れや手間をなくしたいプロジェクト担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoomで特定条件のミーティングが作成されると自動でConfluenceにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いを防ぎ、情報管理のルールを統一することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ZoomとConfluenceをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします
  4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「フォルダを作成」アクションを設定し、指定の場所にフォルダを作成します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、ミーティングのトピック(件名)に特定のキーワードが含まれている場合など、自動化を実行する条件を任意で設定してください。
  • Confluenceでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダ名や、どのスペースにフォルダを格納するかを任意で設定してください。

■注意事項

  • ZoomとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398

ConfluenceとZoomを活用したその他の自動化テンプレート

Yoomでは、ConfluenceとZoomに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。

ConfluenceとZoomでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。

ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね!

Confluenceを使った便利な自動化例

GoogleフォームやTypeformで回答が送信されたり、Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたりしたら、Confluenceにページを自動作成できます。

また、SmartHRで従業員が登録された際にConfluenceへ招待したり、Confluenceで作成したページをもとにGoogleドキュメントを作成したりと、ドキュメント作成や情報共有のプロセスを効率化できます。


■概要

Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか?こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
  • 複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
  • 手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Confluenceでのページ作成をきっかけに、Googleドキュメントが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
  • システムが自動で処理を行うことで、コピー&ペーストによる転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
  2. トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というトリガーアクションを設定して、フローボットが起動するスペースなどを指定します。
  3. オペレーションでConfluenceの「ページを取得」を設定し、作成されたページの内容を取得します。
  4. AI機能の「データの変換」を設定し、取得した内容をGoogleドキュメントに適したフォーマットに整形します。
  5. オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」「文末にテキストを追加する」を設定し、整形した内容を反映したドキュメントを自動で作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Confluenceから取得するページの情報は、タイトルや本文など用途に応じて内容をカスタムできます。
  • AI機能によるデータ変換では、取得した情報と固定テキストを組み合わせ、任意のルールでテキストを整形することが可能です。
  • Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、Confluenceのページタイトルを利用するなど動的に設定できます。
  • Googleドキュメントの本文に追加するテキストは、AIで整形した内容だけでなく任意の固定文などを加えて編集可能です。

注意事項

  • ConfluenceとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせや日報などを、都度Confluenceに手作業で転記していませんか?
この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、転記ミスや共有漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで自動的にConfluenceにページが作成されるため、こうした定型業務の手間を省き、情報の集約と管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Googleフォームで受け付けた情報を手作業でConfluenceに転記している方
  • チーム内の情報共有やナレッジマネジメントをより効率化したいと考えている方
  • 手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Googleフォームへの回答を起点にConfluenceのページが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
  • 人の手によるコピー&ペースト作業が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を担保します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleフォームとConfluenceをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでConfluenceを選択し、「ページを作成」アクションを設定して、フォームから取得した情報をページのタイトルや本文に紐付けます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • トリガーに設定するGoogleフォームは、業務で利用している任意のフォームを指定して連携してください。
  • Confluenceのページ作成アクションでは、ページを作成する先のクラウドIDやスペースIDを任意で設定し、ページタイトルや本文にはGoogleフォームから取得した回答内容を設定することで、動的なページ生成が可能です。

■注意事項

  • Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Microsoft Teamsでの議論や共有事項を、後から参照できるようConfluenceにまとめる作業は重要ですが、手作業では手間がかかり抜け漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルへのメッセージ投稿をきっかけに、AIが内容を整理しConfluenceにページを自動で作成します。議事録作成やナレッジ蓄積にかかる工数を削減し、チームの情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Microsoft Teamsでの議論を、手作業でConfluenceに転記している方
  • 議事録作成や情報共有のプロセスを自動化し、業務効率を改善したいチームリーダーの方
  • 手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、情報の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Microsoft Teamsの投稿内容が自動でConfluenceにページとして作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
  • システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー&ペーストのミスや、重要な情報の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Microsoft TeamsとConfluenceをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容から必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にページを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャネルを任意で設定してください。
  • AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメッセージ本文を変数として利用し、ページのタイトルや要約など、抽出したい項目を自由にカスタマイズしてください。
  • Confluenceにページを作成する際、ページのタイトルや本文に、AIが抽出したデータや固定のテキストを変数として組み合わせて自由に設定が可能です。

■注意事項

  • Microsoft Teams、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

新しい従業員の入社に伴い、SmartHRへの情報登録後、手作業でConfluenceへの招待を行っていませんか。この作業は件数が増えると手間がかかるうえ、招待漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でConfluenceへの招待が実行されます。反復的な手作業から解放され、よりスムーズなオンボーディングを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • SmartHRとConfluenceを利用し、新入社員の招待を手作業で行っている方
  • 入社手続きにおけるアカウント管理を効率化し、招待漏れを防ぎたい人事・総務担当者の方
  • 従業員のオンボーディングプロセスを自動化したいと考えている情報システム部門の方

■このテンプレートを使うメリット

  • SmartHRへの従業員登録を起点に、Confluenceへの招待が自動で完了するため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
  • 手動での対応によるメールアドレスの入力ミスや、招待忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な処理を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SmartHRとConfluenceをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでConfluenceを選択し、「ユーザーをサイトに招待」アクションを設定し、トリガーで取得した従業員のメールアドレスなどを紐付けます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Confluenceでユーザーを招待するアクションでは、招待するユーザーのメールアドレスなどを設定する必要があります。前段のSmartHRから取得した従業員情報を動的な値として設定してください。
  • 招待時に送信されるメッセージ本文など、必要に応じて固定のテキストを設定することも可能です。

■注意事項

  • SmartHRとConfluenceをYoomと連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Typeformでアンケートや問い合わせフォームを運用しているものの、その結果をConfluenceにまとめる作業に手間を感じていませんか。手作業でのコピー&ペーストは時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Typeformでフォームが送信されると、その内容を自動でConfluenceにページとして作成し、情報集約の工数を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Typeformの回答内容を、手作業でConfluenceに転記している方
  • 顧客からの問い合わせやフィードバックをConfluenceで一元管理しているチームの方
  • フォーム回答の集約や共有プロセスを効率化したいと考えている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Typeformのフォームが送信されると自動でConfluenceにページが作成されるため、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
  • 手作業によるデータのコピー&ペーストが不要になるので、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、TypeformとConfluenceをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、Typeformから取得した情報を元にページを作成するように設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
  • Confluenceでページを作成するアクションで、ページの作成先となるスペースや親ページを任意で設定してください。
  • Confluenceページのタイトルや本文は、Typeformのフォームから取得した回答内容などを組み込んで自由にカスタマイズできます。

■注意事項

  • Typeform、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
     https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858

Zoomを使った便利な自動化例

kintoneやYoomのデータベースから、Zoomの会議URLを自動で発行し、メールで送付できます。

また、Zoomミーティングが終了したら、レコーディングの文字起こしや要約を行い、NotionやBacklogに保存したり、Salesforceに商談レコードを自動で作成したりと、会議後の作業を効率化できます。


◼️概要

Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。

各アクションの設定内容を変更してご利用ください。

◼️注意事項

・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。

・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


■概要

Zoomでのミーティング後、録画URLや関連情報を手作業でSalesforceの案件管理に入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか?
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動的にSalesforceに録画URLを含む案件管理用のカスタムオブジェクトが作成されるため、こうした手間やミスを減らし、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ZoomとSalesforceを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている営業担当者の方
  • ミーティングの録画情報をSalesforceで一元管理し、案件進捗の把握を効率化したいマネージャーの方
  • 手作業による情報入力のミスや漏れをなくし、顧客対応の質を高めたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoomミーティング終了後のSalesforceへの情報入力が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
  • 録画URLなどの情報が自動で正確にSalesforceへ登録されるため、手作業による入力ミスや情報共有の漏れを防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。ここで、対象となるミーティングを指定します。
  3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
  4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、取得した録画URLなどの情報を含む新しいレコードをSalesforceの指定したカスタムオブジェクトに作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Zoomのトリガー設定「ミーティングが終了したら」では、通知を受け取るミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。これにより、特定のユーザーのミーティング終了時のみフローを起動させることが可能です。
  • Salesforceのオペレーション「カスタムオブジェクトのレコードを作成」では、レコードを作成するカスタムオブジェクトのAPI参照名、格納するレコード情報(どの項目に何の情報を含めるか)、そしてSalesforceのマイドメインURLをユーザーの環境に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

  • Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    ・ミーティングが終了したら
    ・ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • 詳細はこちらをご参照ください。
  • Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容の文字起こしと要約をして、文字起こし結果をBacklogに追加するフローです。

AIによる要約を用いることで、わざわざ文章を手動で要約する必要がなくなります。

各アクションの設定内容を変更してご利用ください。

■注意事項

・Zoom、BacklogそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。

・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


◼️概要

Yoomデータベースから、Zoomの会議URLを発行し、指定したメールアドレスに送付します。

発行するZoomのMTGやメールの内容は、Yoomデータベースに登録されている情報をもとに作成することが可能です。

メールの送信には、Gmailアカウントを使用します。

◼️設定方法

1.Zoom、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)

2.「レコードを選択して起動」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。

3.Zoomの「ミーティングを作成」というオペレーションでYoomデータベースから取得した情報をもとに、設定を行なってください。

4.Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、任意のメール文面や送信先に設定を変更してください。

◼️注意事項

・Yoomデータベースに顧客情報などを登録してご利用ください。

・ZoomとGmailアカウントそれぞれで連携設定が必要です。

・Zoomの設定やメール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。


■概要

kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、更新されたレコード情報でZoomの会議URLを発行し、メールで自動送信します。

メールの送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。

設定方法

kintone、Zoom、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)

・kintoneの「指定のステータスに更新されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをkintoneの該当のアプリのWebhookURLとして設定してください。

・Zoomの「ミーティングを作成」というオペレーションでkintoneから取得した情報をもとに、設定を行なってください。

・Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、任意のメール文面や送信先に設定を変更してください。

注意事項

・kintone、Zoom、GmailそれぞれでYoomとの連携が必要です。

まとめ

本記事では、ConfluenceとZoomの連携を自動化する方法について解説しました。

Confluenceでのページ作成をトリガーにZoomミーティングを自動で設定したり、逆にZoomミーティングの作成に合わせてConfluenceの議事録ページを自動生成したりすることで、これまで手作業で行っていたミーティング設定や議事録準備の手間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。

これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、会議の内容そのものや、より創造的な業務に集中できる環境が整います!

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もしConfluenceとZoomの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を実際に体験してみてください!

よくあるご質問

Q:Zoomでミーティングが作成されたら、Confluenceと連携することはできますか?

A:はい、可能です。
例えば、Zoomでミーティングを設定するたびに、議事録用のページをConfluenceで作成したい場合などに便利な自動化です。
下記テンプレートも用意していますので、ぜひご活用ください!


■概要

Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、議事録用のページをConfluenceで都度作成する作業は手間がかかるものです。また、手作業によるページの作成漏れや、会議情報の転記ミスが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でConfluenceに議事録ページが作成されるため、こうしたConfluenceとZoomの連携に関する課題を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoomでのミーティングが多く、Confluenceで議事録を管理している担当者の方
  • ConfluenceとZoomを活用した、チーム内の情報共有をより円滑にしたいと考えている方
  • ミーティング設定から議事録ページの作成といった一連の定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoomでミーティングが作成されると自動でConfluenceにページが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 議事録ページの作成忘れや、ミーティング情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ZoomとConfluenceをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら(Webhook)」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、Zoomのミーティング情報をもとにページが作成されるように設定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Confluenceでページを作成する際に、タイトルや本文にZoomのミーティング情報をどのように反映させるかを任意で設定してください。
  • ページを作成するConfluenceのスペースや親ページも、任意のものを指定することが可能です。

■注意事項

  • ZoomとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  • 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
    • ミーティングが終了したら
    • ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
  • Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。

Q:Confluenceの特定のスペースのみを監視できますか?

A:ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、スペースIDを指定して処理を分岐させることが可能になります。
これを活用することで、特定のスペースでページが作成された場合にのみ、ミーティング作成に進むフローが作成できます。

参考:「分岐」の設定方法

Q:連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか?

A:アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。

エラー時の対応方法についてはこちらをご覧ください。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Hiyori Hamasaka
Hiyori Hamasaka
保険代理店で営業と事務を8年ほど経験いたしました。 顧客対応を行いながら各支社の業務をとりまとめ、効率化・平準化に取り組んで参りました。 メインの業務を行いながらも会社から定められたツールを使い、入力・管理されているみなさまの業務効率化に貢献できるよう様々なコンテンツを発信して参ります。
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