Google Driveで特定のフォルダ内にファイルが作成されたら、OCRしeSigunature.ioでContractを作成する

■概要

Google Driveにアップロードした契約書などの書類を、手作業で内容を確認し、eSignatures.ioのような電子署名サービスに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されると、OCR機能が内容を読み取り、自動でesignaturesの契約書を作成します。Google DriveとeSignatures.ioを連携させることで、手作業による契約書作成の手間や転記ミスをなくし、契約業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとeSignatures.ioを利用した契約書作成や署名依頼に手間を感じている方
• 書類の情報を手作業で電子契約システムに入力しており、ヒューマンエラーを削減したい方
• 反復的な契約業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへファイルをアップロードするだけで契約書作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• OCRによるテキストの自動抽出とデータ連携により、手入力による転記ミスや項目入力の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとeSignatures.ioをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 続いて、オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでeSignatures.ioの「Create Contract」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を元に契約書を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、契約書ファイルが格納される監視対象のフォルダIDを任意で設定してください
• OCR機能の設定では、契約書ファイルから抽出したい項目（例：契約社名、契約金額など）を任意で設定してください
• eSignatures.ioでの契約書作成アクションでは、OCR機能で取得した値や固定のテキストなどを活用し、契約書の各項目を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Google Drive、eSigunature.ioのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924