「Cognito Formsなどのフォーム機能で問い合わせが来たら、内容を確認してSendGridで担当者に通知メールを手動で送っている…」
「フォームの送信内容をコピーしてメール本文に貼り付ける作業が地味に面倒だし、ミスも怖い…」
このように、フォームとメール配信ツールの間で発生する手作業のデータ連携に、課題を感じていませんか？
もし、Webフォームが送信されたタイミングで、その内容を含んだメールをSendGridから自動で送信する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されるでしょう。
これにより素早い情報共有を実現し、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できますよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSendGridとフォーム機能を連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
フォームトリガー機能を使ったSendGridの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSendGridとフォームトリガー機能を連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSendGridとフォームトリガー機能の連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SendGrid
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「フォームが送信されたらSendGridで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- SendGridとフォームトリガー機能をマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- フォームトリガー機能のトリガー設定およびSendGridのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：SendGridをマイアプリ連携
ここでは、SendGridを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
SendGridのマイアプリ連携
設定画面の注釈通り、画面アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：フォームトリガーの設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「フォーム」をクリックしてください。
今回はデフォルトで「氏名」「メールアドレス」「お問い合わせ内容」が入力できるフォームとなっています。
質問を追加したい場合は「質問を追加」から行ってください。
完了ページはフォーム回答が完了したときに出てくるサンクスページです。
お好きな内容で登録してください。
今回は以下のように設定しました。
- 完了メッセージ見出し：送信完了
- 完了メッセージ 説明文：ご返答ありがとうございました。
「共有フォーム利用時のフローボット起動者」は、「フローボットを作成したメンバー」に設定しています。
なお、有料プランでのみ利用可能な機能もあるため、下記のページをご確認ください。
ここまで設定したら「次へ」をクリックしてください。
フロー起動を行わないとフォーム回答ができないので、ここではテスト用に「取得した値」を手動で入力していきます。
今回は以下のように入力しました。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
入力が終わったら「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：SendGridでメール送信を行う
次にSendGridでメール送信設定を行います。「メールを送信する」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
「to（宛先）」は送信先のメールアドレスと宛先名を入力します。
複数の宛先に送りたい場合は、「＋toを追加」をクリックしてください。
「cc」「bcc」も同様に必要に応じて入力を行えます。
送信元（From）のメールアドレスには、送信元として使用したいメールアドレスを入力してください。
ここで指定したメールアドレスが、送信されるメールのFromとして表示されます。
今回は件名を「フォームから問い合わせが送信されました」としました。
本文のMIMEタイプは、今回は装飾のないプレーンなテキストメールなので「text/plain」としています。
本文は取得した値を使用して、以下のように設定しました。
- フォームから問い合わせが送信されました。
- 氏名：取得した値より「氏名」
- メールアドレス：取得した値より「メールアドレス」
- 問い合わせ内容：取得した値より「問い合わせ内容」
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
ここまで入力し終わったらテストボタンをクリックします。
※テストボタンをクリックすると実際にメールが送信されますので、宛先にはテストしても問題ないメールアドレスを入れておいてください。
テストが成功すればOKです。
to（宛先）に指定したメールアドレスも確認しましょう。
メールが送信されていればフローの完成です。
「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
フォーム機能やSendGridを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、さまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
フォーム機能を使った自動化例
問い合わせや入力フォームの回答をトリガーに、書類のPDF発行やデータ蓄積、AI要約、チームへの通知を自動化します。
見積書・契約書の作成から、顧客管理ツールへの同期までシームレスに連携。
煩雑な転記作業をなくし、情報の収集から次のアクションへの移行をスピーディーに完結させ、業務効率を向上させましょう。
Cognito Formsで新しいEntryが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
オンラインフォームの回答を手作業で集計・転記する業務は、時間がかかる上にヒューマンエラーのリスクも伴います。
特にCognito Formsで集めた重要なデータを扱う場合、正確かつ迅速な処理が求められますが、API連携には専門知識が必要なため、自動化をためらっている方もいるかもしれません。
このワークフローは、Cognito Formsで新しいエントリーが作成された際に、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに追記します。
面倒な転記作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Cognito Formsで集めた回答データを、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
・Cognito FormsのAPIを利用せずに、ノーコードでフォームからのデータ連携を自動化したい方
・フォームからのエントリーをGoogle スプレッドシートに反映させ、情報共有を効率化したい方
■注意事項
・Cognito Forms、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Cognito Formsの値はJSONPathから取得できます。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
Cognito Formsで特定のNew Entryを検知したら、Stripeで顧客を作成する
試してみる
■概要
オンラインフォームで受け付けた申込情報を、手作業で決済システムに登録する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Cognito Formsに新しいエントリーが追加されると、自動でStripeに顧客情報を作成することが可能です。Cognito FormsとStripeの連携を自動化し、申込から決済までのプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Cognito FormsとStripeを使い、手作業での顧客登録に手間を感じている方
・申し込みから決済までのプロセスを自動化し、入力ミスを防ぎたいと考えている経理担当者の方
・Cognito FormsとStripeのAPI連携をノーコードで実現し、業務を効率化したい方
■注意事項
・Cognito Forms、StripeのそれぞれとYoomを連携してください。
・Cognito Formsの内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Cognito FormsでEntryを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、都度Cognito Formsに手作業で入力していませんか？
こうした単純な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Cognito FormsのAPI連携をノーコードで実現し、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで自動的にCognito Formsにエントリーを作成できます。
データ連携を自動化し、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートの情報をCognito Formsへ手作業で転記している方
・Cognito FormsのAPIを利用した情報登録の自動化に興味がある方
・反復的なデータ入力作業をなくし、より重要な業務へ時間を活用したいと考えている方
■注意事項
・Cognito Forms、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、メールを送付する
試してみる
プロセス概要
■概要
・フォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDF発行しメールを送付します。
・雛形に手入力することなく、フォームの入力だけで書類の発行と送付が可能です。
■実際にフローボットを起動させたときの動き
https://youtu.be/PHwWyHopLmk
フォームで送信された新入社員の情報をGitHubのリポジトリに自動で追加する
試してみる
■概要
フォームで送信された新入社員の情報をGitHubのリポジトリに自動で追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GitHubでプロジェクト作業を行っている方
・リポジトリへのユーザー追加を特定の担当者が担当しているチーム
・リポジトリへの権限付与を統一して行いたい方
・フォームと連携してリポジトリへのユーザー追加を効率化したい方
■注意事項
・GitHubとYoomを連携してください。
フォームに問い合わせがあったら、kintoneとMicrosoft Excelそれぞれに情報を登録する
試してみる
フォームに問い合わせがあったら、回答内容をkintoneとMicrosoft Excelそれぞれに登録するフローです。
フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■注意事項
・Microsoft SharePoint、OneDrive、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
フォームの回答をGeminiで要約しSlackへ通知する
試してみる
■概要
「Yoomフォームの回答をGeminiで要約しSlackへ通知する」ワークフローは、フォームの回答内容を素早く要約し、Slackに自動で共有する業務ワークフローです。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、スピーディーな意思決定が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Yoomフォームを利用して多くの回答を収集している担当者
・フォーム回答を効率的に共有し、チーム内でスピーディーに対応したい方
・Geminiを活用して情報を要約し、Slackでの通知を自動化したい方
・業務フローの自動化を通じて、業務効率を向上させたい経営者や管理者
■注意事項
・Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの回答をMicrosoft Excelのデータベースに格納
試してみる
Yoomで作成した入力フォームの回答内容をMicrosoft Excelのデータベース（テーブル）に自動的に格納します。
フォームの回答内容から、Misocaで見積書を作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
「フォームの回答内容から、Misocaで見積書を作成してSlackに通知する」業務ワークフローは、見積依頼を自動で取り込み、misoca apiを介して見積書を発行します。
その後Slackへ通知してチームで共有できる流れです。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームの回答を手動で転記し、Misocaに見積書を作成している営業担当者
・作成した見積書を素早くチームにSlack通知で共有したい営業リーダー
・顧客対応のスピードアップと入力ミス削減を目指す中小企業の情報システム担当者
・SaaSアプリ連携で業務ワークフローを効率化したい方
■注意事項
・Misoca、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
SendGridを使った自動化例
外部システムでのイベント発生や、受信したメールをトリガーに、メール配信サービスのコンタクトリストへ情報を自動登録します。
また、業務DBのステータス更新やExcelデータを基に、メールを自動送信したり、バウンスリストをデータベースに定期的に同期します。
メールマーケティングの基盤となるコンタクトリストの精度と鮮度を保ち、手動でのデータ転記作業を解消します。
指定日時にSendGridのバウンスリストを取得し、Google スプレッドシートに一括同期する
試してみる
Zoho Formsで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
■概要
「Zoho Formsで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加する」ワークフローは、フォームから収集したデータをメールマーケティングに活用する際の手間を省く業務ワークフローです。
データの二重入力を防ぎ、マーケティング活動をスムーズに進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを利用して顧客情報を収集しているマーケティング担当者の方
・SendGridで効率的にメールキャンペーンを実施したいと考えているチームリーダーの方
・手動でのデータ移行に手間を感じている中小企業の経営者の方
・データ管理を自動化して業務効率を向上させたい方
・SendGridとZoho Formsの連携を簡単に実現したいIT担当者の方
■注意事項
・Zoho Forms、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
Twilioで特定のSMSを受信したら、SendGridに自動送信する
試してみる
■概要
Twilioで受信したSMSの内容を確認し、都度メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、送信ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Twilioで特定のSMSを受信した際に、SendGridから自動でメールを送信する一連の流れを構築できます。
TwilioとSendGridを連携させることで、定型的な通知業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Twilioで受信したSMSの内容をもとに、手動でメール通知を行っている方
・TwilioとSendGridを連携させ、SMS受信後の対応を自動化したいと考えている方
・SMSをトリガーとした定型業務を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方
■注意事項
・Twilio、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Wixでフォームが送信されたらSendGridにコンタクトを登録する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらSendGridにコンタクトを登録するフローです。
ecforceで受注情報が登録されたらSendGridのコンタクトリスト新規コンタクトを追加する
試してみる
ecforceで受注情報が登録されたらSendGridのコンタクトリスト新規コンタクトを追加するフローです。
Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
kintoneのレコードが指定のステータスに更新されたら、SendGridでメールを送信する
試してみる
■概要
「kintoneのレコードが指定のステータスに更新されたら、SendGridでメールを送信する」業務ワークフローは、kintone上のステータス変更をトリガーにSendGridを連携し、自動でメール配信を実現します。
担当者の手間を省き、問い合わせや進捗連絡を迅速化。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneでステータス管理をしているが、更新ごとに手動でメール送信するのが面倒な方
・進捗連絡を迅速化したい営業やサポート担当者の方
・メール配信のタイミングを自動化して、抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
・Yoomでkintone sendgrid連携を手軽に始めたいシステム管理者の方
■注意事項
・kintone、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
スマレジで会員が登録されたら会員情報をSendGridに登録する
試してみる
スマレジで会員が登録されたら会員情報をSendGridに登録するフローです
受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付する
試してみる
受信したメールの宛先をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付するフローです。
まとめ
Cognito FormsのようなWebフォームとSendGridの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォーム送信後の通知メール作成・送信業務の手間を削減し、ヒューマンエラーのリスクをなくすことができます。
これにより、お問い合わせや申し込みに対して素早い対応が可能です。
また、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Cognito Formsを直接トリガーにできますか？
A：
はい、可能です。
今回はCognito Forms以外のフォームをお使いの方にもわかりやすいよう、フォームトリガーで解説しましたが、もちろんCognito Formsでも行えます。
Q：フォームの質問項目を自由に追加できますか？
A：
はい、可能です。
質問の削除やコピー、質問内容の変更なども可能ですのでトリガー設定の際にお試しください。
Q：メール送信が失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
連携が失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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