Microsoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する

■概要

顧客とのコミュニケーションでMicrosoft Teamsを活用しているものの、問い合わせ内容をFreshdeskへ手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりしていませんか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をきっかけに、投稿内容をAIが解析し、Freshdeskへ自動でコンタクトを作成するため、FreshdeskとTeamsを連携させた顧客対応業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受けた連絡をFreshdeskで管理しており、手入力の手間を削減したいと考えている方
• FreshdeskとMicrosoft Teamsを連携させ、問い合わせ対応の抜け漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方
• 顧客情報の一元管理と対応品質の向上を、自動化によって実現したいと考えているご担当者様

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿を起点として、Freshdeskへのコンタクト作成が自動化されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとFreshdeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsの投稿内容からコンタクト作成に必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでFreshdeskの「コンタクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でテキストから情報を抽出する際に、Microsoft Teamsの投稿からどのような情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を抽出するかを任意で設定してください
• Freshdeskでコンタクトを作成するアクションで、AIが抽出したどの情報をFreshdeskのどの項目に登録するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• Microsoft TeamsとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。