Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、Freshdeskにコンタクトを作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションの中に、顧客からの問い合わせや重要な依頼が埋もれてしまい、対応漏れや転記の手間に課題を感じていませんか。手作業での情報管理は、見落としのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定の投稿を自動で検知し、Freshdeskへコンタクトとして登録できます。FreshdeskとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、顧客対応の初動を迅速化し、サービス品質の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teams上の顧客依頼をFreshdeskへ手動で登録しているサポート担当の方
• FreshdeskとMicrosoft Teamsを連携させ、顧客対応の自動化を目指している方
• チーム内の問い合わせ管理を効率化し、対応の迅速化を図りたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定投稿を自動でFreshdeskに連携するため、転記作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による入力ミスや、重要な問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質を安定させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとFreshdeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードを含む投稿など、条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を使い、Microsoft Teamsの投稿本文から顧客情報や問い合わせ内容などのデータを抽出します。
5. 最後に、Freshdeskの「コンタクトを作成」アクションを設定し、AIで抽出したデータを基に新しいコンタクトを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、どのような投稿を処理の対象とするか、キーワードや投稿者などの条件を任意で設定してください。
• AI機能で抽出する項目（氏名、会社名、問い合わせ内容など）と、抽出した情報をFreshdeskのどのフィールドに登録するかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Microsoft TeamsとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。