Freshdeskにコンタクトが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

顧客サポートツールであるFreshdeskに新しいコンタクトが追加された際、その情報をチームに共有するために手作業で連絡していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れによって対応の遅れに繋がる可能性もあります。このワークフローは、Freshdeskにコンタクトが追加・更新されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知するものであり、FreshdeskとMicrosoft Teams間の情報共有を円滑にし、手作業によるミスや手間を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• FreshdeskとMicrosoft Teamsを利用し、顧客情報の共有を効率化したい方
• 手作業による情報伝達の手間や、連絡漏れなどの課題を抱えているチームリーダーの方
• カスタマーサポート業務のDXを推進し、対応速度の向上を目指している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Freshdeskへのコンタクト登録をトリガーに自動で通知が実行されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます
• 手動での連絡による伝達漏れや遅延を防ぎ、重要な顧客情報をMicrosoft Teamsを利用しているチーム全体へ確実に共有することが可能です

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshdeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、必要に応じて通知の条件を指定します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を決定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsに通知するメッセージの本文は、自由にカスタマイズすることが可能です
• Freshdeskから取得したコンタクト名や企業名、担当者情報などをメッセージに含めることで、状況を一目で把握できる通知を作成できます

■注意事項‍

• FreshdeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。