■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたび、手作業で内容を確認し、Microsoft Teamsに必要な情報を共有する作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Freshdeskで特定の条件に合うコンタクトが追加・更新された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知します。FreshdeskとTeams間の連携を自動化し、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Freshdeskで管理するコンタクト情報を、手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
- 重要なコンタクトの追加を見逃さず、迅速にチームで対応したいと考えている方
- FreshdeskとMicrosoft Teams間の情報連携を自動化し、業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskにコンタクトが追加されると、指定した条件に基づきMicrosoft Teamsへ自動で通知されるため、手作業での情報共有にかかる時間を削減できます。
- 手動での確認や転記作業が不要になるため、重要なコンタクトの見落としや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、通知のトリガーとしたい条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合にのみ、指定のチャネルへメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定で、通知のトリガーとしたい条件を任意で設定してください。例えば、コンタクトに特定のタグが付与された場合や、特定の企業に所属するコンタクトが追加された場合のみ通知をするといったカスタマイズが可能です。
- Microsoft Teamsへ通知するメッセージの内容は、Freshdeskから取得したコンタクト情報（会社名、担当者名、メールアドレスなど）を引用して自由に作成できます。
■注意事項
- FreshdeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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