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「Freshsalesで新しい取引先が登録されたら、関係部署にGmailですぐ共有したい…」
「でも、毎回手作業で通知メールを作成するのは時間がかかるし、連絡漏れや宛先ミスも心配…」
このように、FreshsalesとGmailを日常的に利用する中で、手作業による情報送信に課題や非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Freshsalesでの特定のアクションをトリガーに、必要な情報をGmailから自動で送信できる仕組み</span>があれば、手作業によるミスや漏れを防げます。これにより、迅速かつ正確なチーム連携が可能となり、業務効率も向上します。
今回ご紹介する自動化設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に構築できます。ぜひこの機会に導入して、日々の業務負担から解放されましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshsalesとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshsalesとGmailのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにFreshsalesとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Freshsalesで新しい取引が作成されるたびに、手動で関係者にGmailで通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。
この連携では、取引が作成されたことをトリガーに、<span class="mark-yellow">取引の詳細情報を含むメールをGmailから指定の宛先に自動で送信</span>します。これにより、迅速で確実な情報共有を実現し、営業活動の円滑化に繋がります。
新しいコンタクト（連絡先）がFreshsalesに登録された際、インサイドセールスやマーケティング担当者へ迅速に情報共有することは、リードへの早期アプローチに欠かせません。
この連携では、<span class="mark-yellow">コンタクト作成と同時にGmailで担当者へ自動通知</span>できます。これにより、対応のタイムラグをなくし、機会損失を防ぐことができます。
それでは、さっそく実際にFreshsalesとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回は、Yoomを使用して、ノーコードでFreshsalesとGmailの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Freshsalesで取引が作成されたら、Gmailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
1.Freshsalesのマイアプリ連携
まずYoomにログインし画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。
「+新規接続」をクリックしたあと、アプリの一覧が表示されるので、Freshsalesと検索してください。
Freshsalesを選択すると下記の画面が表示されるので下記の情報を入力します。
アカウント名は、「プロジェクト名」「管理者」など任意の名前を入力してください。
「アクセストークン」「お使いのバンドルエイリアス」は、Freshsalesから取得します。Freshsalesにログインし、右上の人物アイコンから「個人設定」を選択してください。
「API」タブをクリックし、API認証を行います。
APIキー・バンドルエイリアスが表示されるので、コピーします。
Yoomの画面に戻り下記を入力し、「追加」をクリックします。
これでFreshsalesとYoomの連携完了です！
2.Gmailのマイアプリ連携
Freshsalesと同じ手順で、Gmailを検索します。
Gmailを選択すると、下記の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力して、もう一度「次へ」をクリックします。
内容を確認し、「続行」をクリックします。
これでGmailとYoomの連携完了です！
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKを押して設定を進めていきましょう！
「取引が作成されたら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報の項目にはステップ1でマイアプリ連携したFreshsalesのアカウント名が自動で表示されます。
トリガーアクションは「アカウントが作成されたら」のままで次に進みましょう！
Freshsalesに取引が作成されたかどうかを確認するためのトリガーを何分毎に起動させるか設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意で選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※料金プランはこちらからご確認いただけます。
ここまでの設定が完了したら、Freshsalesに移動し、テスト用に新しい取引を作成します。
取引作成後、Yoomの画面に戻ります。編集欄をクリックすると、連携したFreshsalesのフィルタ候補が表示されます。
その中から、先ほど作成した取引に関連するフィルタを選択してください。
選択すると、フィルタIDが反映されるので、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成した取引の情報が表示されます。「保存する」をクリックしてください。
次に、Freshsalesで取引が作成されたことをGmailに通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
Freshsalesと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したGmailのアカウント情報が自動で表示されます。
次に、Gmailに送信するメールの内容を任意で設定しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能です！必要な情報を入力し、内容を調整しましょう！
編集欄をクリックし、「取引が作成されたら」を選択すると、Freshsalesで作成した取引の情報を変数として簡単に引用できます！
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。
Gmailに送信するメッセージの内容が表示されます。
変数が正しく反映されていることを確認し、テストを実行します。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして完了です！
Gmailに通知が届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Freshsalesで取引を作成し、Gmailに通知が届くか確認してみてくださいね！
今回はFreshsalesからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからFreshsalesへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用くださいね！
Gmailで受け取った見込み顧客からの問い合わせメールを、手作業でFreshsalesに連絡先として登録するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
この連携では、特定のラベルが付いたメールをトリガーに、<span class="mark-yellow">メ氏名や会社名といった情報を自動で抽出し、Freshsalesに新しい連絡先として登録</span>できます。
日々大量に届くメールの中から、重要なリードとなりうるメールだけを手動で探し出し、Freshsalesに登録するのは非効率です。
この連携は、件名や送信元アドレスなど、設定した条件に合致するメールだけをトリガーとして、<span class="mark-yellow">自動でFreshsalesに連絡先を作成することが可能</span>です。
FreshsalesやGmailを使えば、日常的に発生する情報共有やデータ整理の作業をもっとラクに、正確に行えます。ここでは、業務効率化やミス防止に役立つ便利な自動化例をご紹介します。
顧客管理や商談の記録をFreshsalesで行っている場合、Google スプレッドシートやフォームと連携させることで入力作業や更新を自動化できます。これにより、情報がリアルタイムに共有され、手作業による更新漏れやミスを防げます。
さらに、他ツールとの連携で社内全体の情報基盤をスムーズに整備できます。
Gmailで受信した情報を活用すれば、メールの内容をすぐに整理・分析し、必要な場所に自動で反映できます。
PDFの読み取りやタスク化、表計算ソフトへの自動追加など、手間のかかる作業を一括処理できるため、業務スピードと正確性が向上します。
FreshsalesとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたFreshsalesへの登録内容をGmailで通知する、といった情報共有の手間を省き、連絡漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを根本から防ぐことができます</span>
これにより、担当者は反復的な通知作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて商談準備や顧客対応といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：通知メールの件名や本文は自由に編集できますか？
A：はい、可能です！今回は入力しませんでしたが、取引金額など、Freshsalesで作成した取引の各項目をメール本文に追加してカスタマイズできます。業務に合わせてご活用ください！
Q：連携がエラーで止まった場合、どうやって気づけますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。エラー時に対応方法について
Q：Yoomの利用料金や無料プランの範囲は？
A：Yoomには、無料プランをはじめ、有料プランのミニプラン・チームプラン・サクセスプランがあります。FreshsalesとGmailの連携は無料プランでご利用可能ですが、月100タスクまでの利用制限があります。今回ご紹介した連携では、毎月50件の通知が上限となります。50件以上通知する場合は、有料プランの利用をおすすめします。
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