Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Freshsalesに連絡先を作成する

■概要

Gmailで受信したお問い合わせやリード情報を、手作業でFreshsalesに入力する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GmailとFreshsalesの連携をスムーズに自動化し、特定のメール受信をきっかけにFreshsalesへ連絡先を自動で作成することで、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した顧客情報をFreshsalesで管理しており、入力作業を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、顧客情報の正確性を高めたいと考えている方
• 問い合わせ対応の属人化を防ぎ、リード管理のプロセスを標準化したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信するとFreshsalesに自動で連絡先が作成されるため、手作業での情報転記にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、重要な情報の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとFreshsalesをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいラベルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでFreshsalesの「連絡先の作成」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しい連絡先を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名など）を任意で設定できます。
• Freshsalesで連絡先を作成する際に、氏名やメールアドレスなどの各項目へ、前段のAI機能で抽出した値を割り当てるだけでなく、固定の値を設定することも可能です。

■注意事項‍

• GmailとFreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。