Gmailで特定条件に合うメールを受信したら、Freshsalesに連絡先を作成する

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■概要

Gmailで受信した問い合わせやリード情報を、都度Freshsalesへ手作業で登録するのは手間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定の条件に合うメールを受信した際に、内容をAIが自動で解析し、Freshsalesへ新しい連絡先として登録する処理を自動化します。GmailとFreshsalesを連携させることで、これらの手作業をなくし、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受けた問い合わせ情報をFreshsalesへ手作業で入力している方
リード情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、顧客管理の精度を高めたい方
メール対応から顧客情報登録までの一連の業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailに届いたメールを起点にFreshsalesへの連絡先作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業による転記が不要になるため、連絡先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとFreshsalesをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から氏名や会社名などの情報を抽出します。
最後に、オペレーションでFreshsalesを選択し、「連絡先を作成」アクションで、抽出した情報をマッピングして登録します。

■このワークフローのカスタムポイント

AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文のどの部分から、どのような項目（氏名、会社名、電話番号など）を抽出するかを任意で設定できます。
Freshsalesの「連絡先を作成」アクションでは、氏名やメールアドレスの各項目に、AI機能で抽出した値を変数として埋め込んだり、特定の値を固定で入力したりといったカスタムが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
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■注意事項‍

GmailとFreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。